Beter Contract Management leidt tot besparingen

ContractmanagementIedere zakelijke transactie tussen twee organisaties leidt direct of indirect tot een contract tussen de betrokken partijen. Het contract bepaalt juridisch voor elke partij de rechten en plichten met betrekking tot de goederen of diensten, die uitgewisseld worden in de daaropvolgende zakelijke transactie.

Contracten zijn dus de hoekstenen voor het beheren van zakenrelaties en transacties. Een groot deel van deze documenten worden echter gewoon als een stuk papier opgeslagen, hardcopy of bijvoorbeeld in een PDF-formaat. Wanneer het contract er eenmaal is, een kritisch begrip over de uitvoering van het contract is onvoldoende aanwezig, en worden kortingen, terugbetalingen en specifieke mijlpalen in de uitvoering vaak onvoldoende beheerd. In het beste geval worden deze beheerd door het gebruiken van spreadsheets, notities en documenten of in de hoofden van individuele medewerkers in de organisatie.

Wat kan Contract Management voor u betekenen?
Contracten zijn de basis van bijna alle zakelijke relaties
-geschat wordt dat 80% van alle zakelijke transacties worden geregeld door contractuele afspraken.
-een typische beursgenoteerde internationale organisatie onderhoudt tussen de 20.000 tot 40.000 actieve contracten.
-organisaties kunnen per jaar miljarden Euro’s besparen door alle contractuele kortingen te innen, efficiënte processen te implementeren en optimale contract afspraken te maken.

Het ontbreekt organisaties aan geformaliseerde Contract Management procedures en beheermaatregelen voor het creëren en onderhouden van afspraken gedurende de loop van het contract:
-het gros van de organisaties beheren hun contracten op een gefragmenteerde manier en met een ‘ad hoc’ aanpak: hier valt concurrentievoordeel te halen!
-Met gestructureerd contractbeheer zorgt u voor meer samenwerking tijdens het opstellen van contracten, meer inzicht in de actieve contracten en meer grip op uw risico’s.

Veel organisaties blijven doorgaan met het gebruiken van inefficiënte en arbeidsintensieve contract processen.
-een onderneming heeft gemiddeld 20 tot 30 dagen nodig om een contract te maken, te onderhandelen en af te ronden.
-veel ondernemingen gebruiken Word en Excel om hun contracten te schrijven en te beheren. Deze applicaties doen weinig aan het automatiseren en activeren van de overeenkomsten.
-bestaande rudimentaire hulpmiddelen (inclusief telefoon, fax en e-mail) verschaffen beperkte samenwerkende eigenschappen, terwijl het risico van fouten toeneemt.

Meer dan 80% van de ondernemingen geeft aan dat het terugvinden van een contract moeilijk is.
-Veel contracten worden opgeslagen in dossierkasten of op de harde schijf van individuele (en vaak ontoegankelijke) PC’s overal in de organisatie.

Conclusie
Goed Contract Management is de ontwikkeling en onderhoud van zakelijke overeenkomsten op een gestructureerde manier. Om preciezer te zijn, het gaat om het hele proces van het beheren van deze contractuele afspraken tijdens hun gehele bestaanscyclus. Vanaf onderhandeling tot beëindiging. Met het uiteindelijke doel voor de desbetreffende zakelijke transactie de uitvoering te maximaliseren en het risico te minimaliseren.

Uiteindelijk zult u in staat zijn alle aspecten van Contract Management op een en dezelfde standaard manier toe te passen. Waaronder het maken, de registratie en het opvolgen van contracten. Ook zult u de in het contract overeengekomen doelstellingen en activiteiten kunnen monitoren, en indien nodig, acties initiëren om de overeengekomen voorwaarden bij te stellen. En u kunt monitoren of het gedrag in uw organisatie strookt met het contract.

Door het goed toepassen van Contract Management kan een onderneming op meerdere momenten besparingen bereiken zonder daar extra moeite voor te hoeven doen en dat kan mooi bijdragen aan het succes van de onderneming.

Henri Knook