Crisis Management – Hoe kunt u de gevolgen beperken?

CrisismanagementHet is maandagavond als tijdens het avondeten de telefoon gaat. De schrik slaat u om het hart als de bewakingsorganisatie u vertelt, dat uw bedrijfspand in brand staat. Later, alleen op het parkeerterrein, ziet u uw toekomst in rook opgaan.
Gaat u uw verzekeringsgeld innen, gaat u uw personeel ontslaan en gaat u zelf een andere baan zoeken?
Of gaat u uw Business Continuity Plan activeren en is het de volgende ochtend ‘Business as Usual’?

Een goed ontworpen en regelmatig getest Business Continuity plan kan uw organisatie in staat stellen een anders alles verwoestende crisis te overleven. Laat daarom de volgende excuses voor het niet hebben van een Business Continuity Plan niet uw ondergang betekenen:

“Wij hebben geen tijd”
–      Als u nu geen tijd kunt investeren, zult u het later voldoende hebben, want u zult waarschijnlijk niets anders te doen hebben

“Wij kunnen het ons niet veroorloven”
–          Met slechts een lage eenmalige investering zult u al in staat zijn om uw kritische apparatuur voldoende te beschermen.

“ Wij hebben daar een verzekering voor”
–          De verzekering zal betalen voor de ‘begrafenis’ van uw onderneming, niet voor het verlies in omzetgroei, reputatie beschadiging, en uw eigen pensioenplan.

“Wij weten niet hoe”
–          Vind dan iemand die het wel weet!

En als u denkt dat het u niet kan gebeuren, wacht gewoon af!

Crisis Management betreft alle acties die door een organisatie genomen moeten worden om er voor te zorgen dat de goede naam en reputatie behouden blijft. Vooral op momenten wanneer zich een situatie heeft voorgedaan die de organisatie op een negatieve wijze zou kunnen beïnvloeden en waardoor de verkoop van de producten en/of diensten van de organisatie aanzienlijk zou kunnen afnemen.

Een crisis is een belangrijke, onvoorspelbare gebeurtenis die een organisatie en zijn ‘stakeholders’ dreigt te beschadigen. Ofschoon het gebeuren van een crisis onvoorspelbaar is, hoeft deze niet onverwacht te komen.
Bij het definiëren van een crisis zijn altijd drie elementen van toepassing:
–      Het is een bedreiging voor de organisatie
–      Er is een element van verrassing
–      En er is slechts een kort beslismoment

Het hebben van een Business Continuity Plan kan helpen bij het minimaliseren van deze verstoring. De ontwikkeling van een robuust Business Continuity Plan is een noodzakelijke activiteit voor elke organisatie. Als men al over gaat tot het opzetten van een Business Continuity Plan, wordt door organisaties te vaak de rol van het Senior Management uiteindelijk alleen beperkt tot het goedkeuren en financieren van het plan.

Het wordt echter steeds duidelijker dat de aard van het ontwikkelproces om te komen tot een bedrijfsbreed Business Continuity Plan en de verplichte wettelijke regelingen die hier bij komen kijken, een volledige participatie vraagt van degenen die verantwoordelijk zijn voor het leiden van de organisatie.
1. Krijg het Senior Management op ‘een lijn’ en bepaal het juiste verwachtingspatroon.
2. Bepaal de negatieve bedreigingen voor de organisatie en creëer een strategie voor de juiste afhandeling van deze bedreigingen.
3. Voer een Business Impact Analyse uit. Deze wordt omschreven als een fase om de gevolgen van verstoringen en rampscenario’s, die een organisatie kunnen treffen te identificeren, inclusief de technieken die gebruikt kunnen worden om deze verstoringen te kwantificeren en kwalificeren. De BIA stelt bovendien de organisatie in staat om kritische functies, hun herstel doelstellingen, en afhankelijkheden vast te stellen, zodanig dat de doelstellingen voor herstel tijden en de punten waarvan hersteld moet worden, vastgelegd kunnen worden. De BIA vormt uiteindelijk de basis voor het Business Continuity Plan.

Dus als u uw organisatie wilt beschermen tegen computeruitval, stroomuitval, (tele)-communicatie problemen, brand, overstromingen, of andere verstoringen wacht dan niet af en neem direct contact op met een expert en zorg dat u voorbereid bent op elk mogelijke crisis.

“The more you sweat during peace, the less you bleed during war!”

Henri Knook