Een “Brown Paper” Sessie

Als u plannen maakt om een gedetailleerde analyse te doen van de bestaande processen in uw organisatie met als uiteindelijk doel deze processen efficiënter en effectiever te laten verlopen, kan het uitvoeren van een “Brown Paper” sessie hierbij een grote hulp zijn.

Een “Brown Paper” sessie dient voor het inzichtelijk maken van de processen binnen een organisatie en helpt bij het identificeren van nieuwe kansen en het krijgen van de noodzakelijke ondersteuning binnen de organisatie voor deze nieuwe kansen.

De “Brown Paper”
Met een “Brown Paper” beschrijft u de processen zoals deze vandaag van begin tot eind werken en kan ook gebruikt worden om de processen te beschrijven zoals zij zouden moeten werken (As-Is versus As-If).

Het “Brown Paper” geeft een ‘totaal’ overzicht en is een goedkoop hulpmiddel. Het identificeert sterkten en kansen van een organisatie, vangt de complexiteit en toont kortsluitingen en/of gaten in de operationele activiteiten. De “Brown Paper”   kwantificeert de elementen van tijdigheid, volume en hoeveelheid van mensen en hulpmiddelen. Het ontwikkelt enthousiasme bij de deelnemers en maakt dat zij zich verantwoordelijk voor problemen voelen. Het “Brown Paper” geeft voortgang aan een verbeterproject en is bovendien simpel en zelfverklarend.

Waarom worden “Brown Paper” sessies gebruikt?
Als u bij het optimaliseren van uw processen besluit om gebruik te maken van een externe consultant, heeft deze vaak weinig tijd om essentiële informatie te verzamelen. De consultant begrijpt het ‘generieke’ proces, maar niet uw specifieke proces. Hij heeft aannames over mogelijke kansen, gebaseerd op beperkte gegevens en zijn ervaringen uit het verleden, welke getest dienen te worden aan uw werkelijkheid. Ook kan door de consultant, bij het juist toepassen van de technieken rondom de “Brown Paper” sessie, de ‘politiek’ en emoties betreffende de huidige processen naar boven gehaald worden.

De “Brown Paper” beschrijft voor u de processen zoals zij deze vandaag in uw organisatie toegepast worden en identificeert wie betrokken is, hoe, wanneer, en waar. Ook worden sterkten en kansen geïdentificeerd zoals u en uw organisatie deze zien. Het geeft ook een basis voor het verder verzamelen van gegevens en het doen van verder onderzoek op de geïdentificeerde probleemgebieden zonder meteen vinger te gaan wijzen.

Hoe start u een “Brown Paper” sessie? -> PLAN
Ter voorbereiding van een “Brown Paper” sessie moet u een goed beeld hebben betreffende de doelstelling en omvang van het project. U zou zelf al een voorbeeld kunnen maken van het huidige proces met uw eigen aannames (over de voordelen en kansen die u zelf ziet). Tevens moet u een beslissing nemen over het benodigde detailniveau (gegeven de potentiële kansen en beperkingen in tijd) en bepalen welke mensen het moeten doen (proceseigenaar, materiedeskundigen en gebruikers, sessieleider en assistenten). Belangrijk is natuurlijk ook, dat u zorgt voor materialen (bruin papier, post-it’s, etc.), een locatie/plaats (ruimte op een muur) en dat er goede afspraken over de te besteden tijd gemaakt worden.

Hoe bouwt u een “Brown Paper”? -> DO
Voor de aanvang van de “Brown Paper” sessie, benadrukt u nogmaals de  doelstellingen en verwachtingen, verklaart u de omvang – begin- en eindpunten, interfaces – van het proces en geeft u enige sturing betreffende het detailniveau.

Tijdens het bouwen van de “Brown Paper” identificeer waar meer gegevens nodig zijn en regel vervolgstappen om ze te krijgen. Pak sterkten en kansen op het moment dat zij zich manifesteren en vraag de deelnemers aan het eind wat zij de belangrijkste kansen en bedreigingen vinden. Sta de deelnemers toe om klachten en eventuele frustraties te ventileren.

Wat doet u hierna? -> CHECK
Na afloop van de sessie, zorgt u er voor dat het “Brown Paper” goed opgeslagen wordt en dat het commentaar, dat in de vorm van o.a. post-it’s gegeven is, niet kan verdwijnen. U volgt de aangegeven vervolgstappen op en u verbetert het “Brown Paper” als dat nodig mocht zijn.

Door het tonen van het “Brown Paper” binnen andere onderdelen van uw organisatie, kunt u extra aandachtspunten van deze review-groepen verzamelen en overwegen mee te nemen. Uiteindelijk belicht en valideert u de geïdentificeerde sterkten en kansen.

In een analyse-fase ontwerpt u de nodige meer gedetailleerde studies, u identificeert de ‘Quick Wins’ en de bron oorzaken. U kijkt naar het proces uit het oogpunt van een klant en gebruikt het “Brown Paper” als een beginpunt voor het begrijpen van uw kosten, wat deze kosten drijft en belangrijke prestatie indicatoren.

Transformatie van “Brown Paper” naar “White Paper” -> ACT
Uiteindelijk zult u het ‘as-is’ proces, dat uitgewerkt is gedurende de “Brown Paper” sessie, om willen zetten naar het ‘to-be’ proces met de nieuwe kansen voor uw organisatie.

Voor de noodzakelijke ondersteuning communiceert u dan het nieuwe proces op een identieke manier als het “Brown Paper”, maar nu op een ‘White Paper’.

Deze ‘White Paper’ wordt ook binnen alle onderdelen van uw organisatie getoond ter bevestiging van de uitgevoerde activiteiten en voor het noodzakelijke begrip en ondersteuning bij de nieuwe kansen.Brown Paper

Henri Knook