De structuur van een zakelijk gesprek kan net als vele andere vormen van zakelijke communicatie worden opgedeeld in drie gedeelte, namelijk de opening, de kern en de afsluiting. Het hanteren van een duidelijke structuur tijdens een gesprek helpt beide gesprekspartners zijn of haar doelen na te streven en bovenal duidelijkheid te scheppen.
Voor wat betreft het openen van een gesprek zijn drie elementen zeer belangrijk. Ten eerste is het belangrijk het doel van het gesprek te benoemen. Een gesprek heeft een bepaalde aanleiding ofwel reden waarom het gesprek plaats vindt. Beide gesprekspartners hebben een bepaald doel of gewenst uitgangspunt in een gesprek en streven er naar deze te behalen. Het benoemen van het doel is dan ook uitermate belangrijk omdat de gesprekspartners dan inzicht hebben in elkaars bedoelingen. Ook is een terugkoppeling naar de doelen in het verdere verloop van het gesprek belangrijk om zo te kijken in welke mate aan de doelstellingen is voldaan. Ten tweede is het in sommige gesprekken noodzakelijk om bepaalde tijdsafspraken te maken met betrekking tot de duur van het gesprek. Dit is bijvoorbeeld relevant bij functionerings- of sollicitatiegesprekken. Tot slot is het raadzaam om de structuur van het gesprek door te spreken. Na de opening kunnen verschillende fasen doorlopen voor wat betreft de kern van het gesprek, de inhoud van een fase en het aantal fasen is echter afhankelijk van het type gesprek. Een voorbeeld van verschillende fasen zijn evaluatie, bespreking en het maken van afspraken met betrekking tot een loopbaangesprek.
Betreffende de kern van het gesprek ongeacht het aantal fasen en de inhoud van de fasen kan gesteld worden dat een viertal elementen belangrijk zijn. Ten eerste het nastreven van het doel van de gesprekspartners. Ten tweede het waarborgen dat de afgesproken structuur volledig doorlopen wordt. Ten derde het monitoren van de tijd. En tot slot het terugkoppelen van de vooraf kenbaar gemaakte doelen van de verschillende gesprekspartners, om zo te vast te stellen in welke mate de doelen behaald zijn. Dit laatste element is optioneel en zeer afhankelijk van het type gesprek.
Met betrekking tot de afsluiting van een gesprek zijn twee zaken essentieel. Ten eerste het samenvatten van het geen wat besproken is, om zo te zorgen dat alle gesprekspartners duidelijk voor ogen wat er besproken is en dat onduidelijkheden worden weggenomen. Ten tweede kan het noodzakelijk zijn afspraken te maken. Dit kan zowel betrekking op afspraken voor een nieuw gesprek, als afspraken voor te verrichten handelingen.
Reageer op dit bericht