Na een paar weken de corona crisis te hebben doorstaan, kunnen we voorzichtig de eerste balans opmaken. We hebben laten zien dat we beschikken over een enorme veerkracht en vindingrijkheid, waarmee we met hulp van digitale technieken als MS Teams, Zoom en Google Hangout het leven zo goed en zo kwaad als het gaat weer hebben opgepakt. Wat wij ICT-ers al jaren met wisselend succes proberen te realiseren, heeft Covid-19 in twee weken geregeld. De ‘nieuwe werkplek’ is het nieuwe normaal.
De afgelopen weken waren een wake-up call. We zijn gezondheid, sociale omgang en de kleine dingen in het leven weer gaan waarderen. Consumentenvertrouwen is psychologische hysterie gebleken; door angst in één klap weg, evenals de voorraad wc-rollen bij de supermarkt. Binnen een paar dagen stonden we opeens van economische hoogconjunctuur en naar recordhoogte stijgende huizenprijzen, voor een onvoorziene diepe financiële afgrond.
Alle verandering is moeilijk
Het gedrag van mensen laat zich lastig leiden; hoe duidelijk de overheidsrichtlijnen ook waren, zo onverschillig werden ze opgevolgd. Verantwoord omgaan met de corona risico’s leek op een soort van collectieve IQ-test; hoe groot de verschillen zijn in zelfbeheersing en zelfcontrole zijn beangstigend.
Gelukkig heeft deze crisis ook zijn positieve kanten. Zo is er veel respect ontstaan voor de ‘vitale’ beroepen. Zorgverleners voorop maar ook vrachtwagenchauffeurs en zelfs vakkenvullers zijn (onderbetaalde) helden. Daarnaast heb ik na twee weken studiebegeleiding te geven aan drie puberende dochters gemerkt dat je het vak docent kiest vanuit een roeping. Als ondernemer en eigenaar van Adoptify ben ik met name gericht op de effecten die de crisis heeft op productiviteit en de innovatie.
Veerkracht en flexibiliteit
Ik vind het mooi om de veerkracht en flexibiliteit van mensen en organisaties en hun drang om vooral door te willen werken te zien. Ik ben trots op mijn eigen team van collega’s die in no-time vele duizenden medewerkers online hebben getraind en hebben gezorgd dat buiten het kantoor gewoon door gewerkt kan worden.
Wat mij de afgelopen weken opviel:
- Online verbonden zijn en op afstand kunnen werken bleek een reddingsboei voor mens en organisatie;
- Thuiswerken was vorige maand vaak nog een voorrecht, nu is het randvoorwaardelijk geworden;
- De vanzelfsprekendheid van technologie is nog nooit zo hoog geweest. Zelfs onze premier en koning refereerde eraan in hun toespraken;
- MS Teams, Office 365 en Azure hebben zich de afgelopen weken bewezen. De onvoorziene toename (+775%!) in gebruik werd zonder noemenswaardige issues en downtime waargemaakt;
- Werken op afstand is in 2 weken een basisvoorziening geworden, we vertrouwen er op zoals we vertrouwen dat de A2 tussen Utrecht en Amsterdam er ligt;
- Veel medewerkers hebben hun eigen weg moeten vinden in thuiswerken; op alle mogelijke en creatieve manieren en soms hier en daar met een shortcut, wordt er nu op afstand gewerkt.
- MS Teams, Slack, ZOOM, Wetransfer, zelfs Facebook communities, WhatsApp groepen en uiteraard ook de vertrouwde e-mail worden veelvuldig (mis)bruikt om op afstand samen het werk door te laten gaan. Dit was twee weken geleden vanuit beheer en compliance een gruwel.
- ICT-afdelingen en hun partners hebben keihard gewerkt en in corona-modus veel dingen tijdelijk toegestaan. Citrix werd ondanks veiligheidslekken zelfs weer gewoon opengezet. Strenge governace regels werden even geparkeerd.
- De grote uitdaging, nu de geest uit de fles is, om als ICT straks weer ‘in control’ te komen! Hoe gaan we orde op zaken stellen?
Het nieuwe digitaal normaal
Waar ik me graag voor in ga zetten is de positieve effecten van de afgelopen weken duurzaam laten adopteren. Ik wil dat we de onmiskenbare voordelen van werken op afstand en technologie gebruiken, waarvoor het bedoeld is, samen borgen. We moeten echt voorkomen dat we vervallen in het oude patroon. We moeten samen zorgen voor een goed ‘nieuwe digitaal normaal’! ‘Wei Jie’ is het Chinese aanduiding voor crisis, het heeft een dubbele betekenis: gevaar en kans. Ik hoop dat we zoveel mogelijk het gevaar weerstaan en de kans omarmen. Onder het motto ‘never waste a good crisis’ zie ik de volgende gevaren en kansen als we langzaam teruggaan naar de normaal-modus:
Met MS Teams in control
Ons advies is om na de wildgroei van de afgelopen weken, waar de focus op individuele medewerkers enigszins productief en op afstand te laten werken lag, nu te richten op online samenwerken. Na het spontaan ontstane gebruik is er waarschijnlijk bij medewerkers en afdelingsmanagers het gevoel van ‘out of control’ zijn. Daarom moet je afdelingen met MS Teams nú weer ‘in control’ te brengen en hebben werkafspraken (hoe werken en communiceren we als team?), informatie management (waar sla ik bestanden op?) en beheersbaarheid van de omgeving (welke teams, kanalen en chats moet ik gebruiken?) nu jouw aandacht nodig.
Wat kun je allemaal ondernemen om in control te komen?
- Definieer de belangrijkste afdelingen en teams die je echt in control wilt krijgen
- Verken de uitdagingen per afdeling/team; die zullen per afdeling behoorlijk verschillend zijn
- Bepaal de digitale rituelen per afdeling en analyseer het huidige gebruik
- Maak een verbeterplan per afdeling en configureer MS Teams omgeving conform wensen en eisen
- Train en coach de teamleden in het optimaal gebruiken van de tools
- Check de security en governance settings van je Office 365! Hoe zeker ben jij over de instellingen? Staat alles ‘open’ conform beleid en kaders?
- Kijk welke repeteerbare processen binnen je organisatie te automatiseren zijn met bij voorbeeld Microsofts Power Automate en het Power Platform. (Medewerkers die een paar weken op afstand hebben gewerkt zullen nu vast veel nieuwe ideeën hebben hoe werkzaamheden slim te automatiseren).
- Zorg voor maximale productiewinst en ontlast je medewerkers, die zo ruimte krijgen om zich te richten op het eigen maken van het nieuwe digitaal normaal.
Auteur: Michiel Willemse
Dit artikel is geschreven door Michiel Willemse.
Michiel is oprichter en directeur van Adoptify.
Reageer op dit bericht