PDCA-cyclus

600px-Demingcycle.svgDe PDCA-cyclus bestaat uit de elementen Plan, Do, Check en Act. Het model is een regelkringprincipe en is bedoeld voor (proces)besturing en continue verbetering. Een proces bestaat uit een aantal elementen die gezamenlijk het eindresultaat op moeten leveren. Deze elementen betreffen input, activiteiten, output, controle aan norm en bijsturing. Essentieel hierbij is dat de output of wel het resultaat voldoet aan de normen die zijn vastgesteld. Binnen ondernemingen worden activiteiten of handelingen geplanned met bijbehorende doelstellingen of normen. Deze activiteiten of handelingen worden vervolgens uitgevoerd met als doel deze in overeenstemming te brengen met of het beter te doen dan de norm. Na afronding van de activiteiten of handelingen zal er geëvalueerd en gecontroleerd moeten worden of de vooraf opgestelde normen en doelstellingen behaald zijn. Hierop zullen verbeteracties moeten worden geformuleerd of er wordt besloten om de doelstellingen en normen aan te passen.

Toepassing
De PDCA-cyclus bestaat uit de vier aspecten plan, do, check en act. Deze vier aspecten worden hieronder uiteengezet.

1.Plan: de eerste fase van de cyclus is het maken van een plan wat betreft afspraken, doelstellingen, normen en resultaten. Deze plannen dienen in overeenstemming te zijn met de ondernemingsstrategie en moeten rekening houden met de randvoorwaarden en de beschikbare mensen en middelen. Om na realisatie van een plan goed te kunnen controleren en evalueren zullen in de planfase waar mogelijk aspecten zo concreet mogelijk gemaakt moeten worden. Vaak wordt hiervoor de SMART-methode gehanteerd, waarbij middels de aspecten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden doelstellingen met geïntegreerde normen worden geformuleerd. Deze doelstellingen worden vaak vertaald naar prestatie indicatoren en geïntegreerd in de Balanced scorecard (zie Balanced scorecard op deze site).

2.Do: de tweede fase van de cyclus is het uitvoeren van de activiteiten of handelingen om het resultaat te bereiken. Deze activiteiten of handelingen dienen in overeenstemming te worden gebracht met de normen en doelstellingen die in de plan fase zijn vastgesteld om zo het gewenste resultaat te kunnen bereiken. Tijdens deze fase worden de resultaten continue gemeten en vergeleken met de opgestelde prestatie indicatoren en doelstellingen uit de plan fase. Het is uitermate belangrijk om in de plan fase al te hebben vast gesteld hoe de prestatie indicatoren gemeten gaan worden.

3.Check: in deze fase worden de resultaten en prestatie indicatoren als gevolg van de geleverde activiteiten en handelingen gecontroleerd en geëvalueerd. Hierbij wordt gemeten of de doelstellingen en normen die in de plan fase zijn geformuleerd zijn behaald. In veel organisaties wordt een standaard afwijking gehanteerd waarvan een resultaat maximaal mag afwijken middels een referentiekader. Wanneer doelstellingen en normen niet behaald worden zal er geanalyseerd moeten worden wat de oorzaak hiervan is. In het kader van verantwoorde gegevens en een goede interpretatie hiervan ten behoeve van een deugdelijk informatie, zal er ook geanalyseerd moeten worden of gegevens voldoen aan aspecten als betrouwbaarheid, validiteit en tijdigheid.

4.Act: in deze laatste fase wordt er gereageerd op de uitkomsten van de controles en analyses uit de check fase. Hieruit kunnen verbeterinitiatieven worden aangedragen en kunnen de normen en of doelstellingen worden bijgesteld. Het doel van dit model is om telkens een stap verder te komen en continue verbeteringen te stimuleren. Dit doen ondernemingen door te streven naar het behalen van de normen en het waarborgen van een bepaald niveau van kwaliteit en resultaat.

Aandachtsgebieden
Het model heeft als doel op systematische wijze continue verbeteringen tot stand te brengen. Voor een succesvolle implementatie van de PDCA-cyclus in een onderneming is het noodzakelijk om rekening te houden met een aantal kritische elementen. Ten eerste moeten de SMART doelstellingen worden vastgesteld die vaak voortvloeien uit de kritische succesfactoren van een onderneming. Ten tweede zullen de prestatie indicatoren moeten worden opgesteld die voortvloeien uit de doelstellingen en de kritische succesfactoren. Aan deze prestatie indicatoren worden normen of  gewenste resultaten gekoppeld om later na uitvoering te kunnen controleren of hieraan is voldaan. Als laatste zal er in de plan fase goed geformuleerd moeten worden hoe er gemeten en gerapporteerd wordt.

Literatuur
Deming, W. (2000). Out of the Crisis. Cambridge: MIT Press.