Prestatie Management: Tips om kosten te besparen.

Kosten besparenTijdens onze advieswerkzaamheden komen – door het stellen van de juiste vragen – regelmatig potentiële besparingen boven water. Dit zijn vaak leuke ‘bijvangsten’ bij ons primaire advies. Hoewel onze dienst zich richt op andere aspecten, vinden wij het aardig om een aantal van deze besparingen eens in kaart te brengen. Het zijn vaak besparingen die VANDAAG geïmplementeerd kunnen worden zonder uw beleid, producten en diensten in gevaar te brengen.

Het levert een leuk lijstje op, variërend van open deuren tot verrassende inzichten. Om de leesbaarheid te vergroten zijn de tips in categorieën ondergebracht.

Cash is King
-Kantoormeubilair huren in plaats van het te kopen
-Over de afgelopen twee jaar de gemiddelde tijd berekenen dat debiteuren open staan. Wat laat de trend zien?
-Gedeeltelijke vooruitbetaling eisen
-Verlengen van bestaande betalingsafspraken en niet eerder dan na 30 dagen betalen (behalve wanneer u kunt besparen door betalingskortingen)

Losmaken van ‘vaste kosten’
-Uitbesteden van niet-kernactiviteiten (boekhouding, IT, printen/mailing, etc.)
-Zoveel mogelijk variabel maken van vaste kosten. Hierdoor kan uw organisatie ‘meeveren´ met drukke en minder drukke perioden. U kunt denken aan uw personele bezetting: u kunt (meer) gebruik maken van bijvoorbeeld uitzendkrachten. Maar wanneer u uw contracten met leveranciers doorloopt komt u waarschijnlijk veel ‘vaste kosten’ tegen. U kunt uw leveranciers om hulp vragen om een deel van deze kosten variabel te krijgen.

Gebruik van internet
-Boeken van trein- en vliegtickets
-Verplaatsen van gedrukt materiaal naar uw website (bijvoorbeeld jaarverslagen, nieuwsbrieven, klant informatie, brochures)-Accepteren online betalingen van uw klanten
-Persoonlijke e-mail marketing versus dure postbezorging of faxdiensten

Telewerken / Het Nieuwe Werken
-Thuiswerken om de noodzaak van extra kantoorruimte weg nemen
-Het delen van kantoren/werkplekken om ruimte te besparen
-Overbodige ruimte verhuren

Inkoop
-Samenwerken voor kortingen op kantoorbenodigdheden, apparatuur, etc.
-Meerdere offertes verlangen boven een bepaalde drempel
-De drempel kan een bepaald bedrag zijn of de duur van een overeenkomst
-Testen interne organisatie ter voorkoming van fraude
-Op gezette momenten in uw huurcontract kunt u de huurprijs opnieuw onderhandelen. Nu de huurprijs van kantoorruimten fors is gedaald kan dit forse besparingen opleveren
-Het inhuren van personeel via één persoon laten lopen. Hij/zij kan in staat zijn om lagere tarieven te onderhandelen, op basis van volume
-Nog beter, vraag medewerkers of zij personen kennen die parttime of voor een korte periode voor de organisatie willen werken
-In het algemeen op de ‘opgepompte’ tarieven van tijdelijke krachten besparen

Kantoorbenodigdheden bijhouden
-Voorraadlijsten bijhouden van dure artikelen
-Het gebruik van kantoorbenodigdheden doorbelasten als directe kosten voor alle afdelingen

Betrek de medewerkers!
-Kostenbesparingen een zaak voor iedereen maken
-Minimaal eens per jaar de financiële situatie van de organisatie met al uw personeel bespreken
-Hen overtuigen waarom dit aandacht behoeft en duidelijke richtlijnen maken
-Medewerkers een percentage van de kostenbesparing laten ontvangen

Diversen
-Evaluatie bij het vertrek van een stafmedewerker. Is de positie nog steeds nodig? Kan de positie door een parttime medewerker ingevuld worden? Kan de taak volledig uitbesteed worden?
-Medewerkers elkaar laten trainen op Excel, Word, PowerPoint, Outlook en andere belangrijke systemen
-Vraag bestaande leveranciers of zij bereid zijn om gratis training aan uw medewerkers te geven

Henri Knook