Je opent ’s ochtends je agenda met drie taken die vandaag echt af moeten. Om half elf heb je nog niets van dat lijstje aangeraakt, maar wel een collega geholpen, een storing opgevangen en twee spoedmails beantwoord. Herkenbaar? Dat is ad hoc werken: het voortdurend reageren op wat er op dat moment binnenkomt. Voor managers is het een van de sluipendste redenen waarom de dag versplintert en het eigenlijke werk blijft liggen.
Wat betekent ‘ad hoc’ eigenlijk?
De term komt uit het Latijn en betekent zoiets als “voor deze situatie”. Het gaat om acties die je niet had gepland en die ter plekke, meteen, een bepaald probleem oplossen. In een blog over wat betekent ad hoc en hoe ga je ermee om? wordt het treffend omschreven als snelle tussendoor-acties die niet vooraf zijn bedacht. Een collega die iets vraagt, een mail die binnenkomt, een chatbericht: allemaal aanleidingen om je oorspronkelijke plan even opzij te schuiven.
Ad hoc werkzaamheden en ad hoc taken
Ad hoc werkzaamheden en ad hoc taken zijn twee namen voor hetzelfde verschijnsel: werk waarvan je vooraf niet wist dat je het vandaag zou doen. Denk aan het oplossen van een acute storing, het beantwoorden van een onverwachte klantvraag, of het bijspringen omdat een teamlid vastloopt. Het zijn stuk voor stuk taken die op zichzelf nuttig zijn. Het probleem ontstaat pas wanneer ze samen zo veel ruimte innemen dat je geplande werk structureel in het gedrang komt.
De voordelen en de valkuilen
Ad hoc werken heeft ook goede kanten. Je lost direct een probleem op, je helpt iemand verder, en soms doet dat snelle schakelen een beroep op je creativiteit. Voor een deel hoort het simpelweg bij een levendige organisatie. De belangrijkste valkuil is echter dat je de regie over je eigen agenda verliest. Op de korte termijn voelt helpen goed, maar op de langere termijn gaat het ten koste van de projecten die vooruitgang vragen en die niemand anders voor je oppakt.
Grip houden: een paar werkbare regels
Volledig uitbannen lukt niet, maar je kunt ad hoc werk wel temmen. Reserveer elke dag bewust buffertijd voor het onverwachte, zodat niet je hele planning omvalt bij de eerste onderbreking. Maak onderscheid tussen wat urgent is en wat belangrijk is; niet elk verzoek dat nu binnenkomt, hoeft ook nu te worden opgepakt. Leer vragen te parkeren met een concreet later moment in plaats van meteen te schakelen. En leg alleen zaken vast in je agenda die echt op een vast tijdstip moeten, zodat er ruimte overblijft om flexibel te blijven.
De prijs van constant schakelen
Een werkdag die volledig door onderbrekingen wordt geregeerd, is niet alleen inefficiënt, maar op den duur ook belastend. Het gevoel nooit toe te komen aan je eigenlijke taken voedt werkdruk, en werkdruk werkt door in verzuim en werkplezier. De Rijksoverheid wijst werkgevers op hun rol bij gezonde arbeidsomstandigheden, waar een beheersbare werkdruk nadrukkelijk bij hoort. Grip krijgen op ad hoc werk is dus niet alleen een kwestie van planning, maar ook van gezond werken.
Ad hoc werk en de cultuur van je team
Voor een manager is ad hoc werk zelden alleen een persoonlijk probleem; het zegt vaak iets over hoe het team is ingericht. Wanneer collega’s gewend zijn dat elke vraag meteen wordt beantwoord, ontstaat een cultuur waarin niemand meer geconcentreerd kan doorwerken. Als leidinggevende geef je hierin het voorbeeld. Reageer je zelf op elk bericht binnen een minuut, dan leert je team dat dat de norm is. Maak je juist afspraken over reactietijden en gezamenlijke focusblokken, dan geef je iedereen ruimte om aan het echte werk toe te komen. Onderzoek ook waar de meeste onderbrekingen vandaan komen: zijn het klanten, andere afdelingen, of onduidelijke processen? Een flink deel van het ad hoc werk is namelijk te voorkomen door aan de bron iets te verbeteren, in plaats van elke keer opnieuw het brandje te blussen dat daardoor ontstaat.
Van brandjes blussen naar sturen
De omslag van reageren naar sturen begint met bewustwording: pas als je ziet hoeveel van je dag ongepland is, kun je er iets aan veranderen. Voor teams die hier structureel last van hebben, kan het helpen de aanpak echt te oefenen in plaats van er af en toe over te lezen. Het Effectieve Werken verzorgt bijvoorbeeld trainingen waarin het terugdringen van ad hoc werk en het terugpakken van regie centraal staan. Het uiteindelijke doel is een werkdag waarin het onverwachte er nog steeds mag zijn, maar niet langer de baas is.
Reageer op dit bericht