Buitenlandse investeerders die via een eigen vennootschap in Indonesië actief worden, doen dit veelal via een PT PMA. Achter deze ondernemingsvorm zit een bestuursstructuur waarin de bevoegdheden van aandeelhouders, bestuurders en commissarissen van elkaar zijn gescheiden. Een PT PMA kent een Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA), een bestuur en een Raad van Commissarissen en kennen ieder een eigen (juridische) functie. Voor buitenlandse aandeelhouders is vooral van belang hoe de bevoegdheden zich tot elkaar verhouden. Wie mag de onderneming vertegenwoordigen, welke besluiten vereisen aanvullende goedkeuring en wanneer kunnen bestuurders of commissarissen persoonlijk aansprakelijk zijn? Ook de positie van buitenlandse bestuurders en de praktische verdeling van bevoegdheden verdienen aandacht.
Onderstaand worden beknopt de belangrijkste aspecten van de governance van een PT PMA uiteengezet.
De positie van het bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur van de vennootschap in haar belang en overeenkomstig haar doelstellingen. Bestuurders moeten hun taken te goeder trouw en met volledige verantwoordelijkheid uitvoeren. Daarnaast vertegenwoordigt het bestuur de vennootschap zowel binnen als buiten rechte. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid is kritisch. Een bestuurder neemt niet alleen intern beslissingen, maar kan de vennootschap ook juridisch binden. Daarom moet bij de inrichting van een PT PMA duidelijk zijn welke bestuurders bevoegd zijn om namens de onderneming op te treden. Bij meerdere bestuurders kunnen de taken onderling worden verdeeld. Zo kan een bestuurder verantwoordelijk zijn voor financiën en een andere bestuurder voor de operationele activiteiten. Tot de verantwoordelijkheid van het bestuur behoren daarnaast onder meer de vereiste administratie, financiële stukken en het jaarverslag van de vennootschap.
Besturen is niet hetzelfde als aandeelhouderscontrole
Een buitenlandse moedermaatschappij of meerderheidsaandeelhouder zal vaak controle willen houden over belangrijke beslissingen van de Indonesische dochteronderneming. Daarvoor kunnen verschillende mechanismen worden ingezet. De statuten kunnen bijvoorbeeld bepalen dat voor bepaalde bestuurshandelingen toestemming van de Raad van Commissarissen nodig is. Ook de AVA heeft eigen bevoegdheden. Daarnaast kunnen aandeelhouders in een aandeelhoudersovereenkomst afspraken maken over besluiten waarvoor voorafgaande goedkeuring nodig is. Daarbij is een belangrijk onderscheid nodig tussen interne goedkeuring en externe vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Stel dat binnen een internationale groep is afgesproken dat een Indonesische bestuurder voor contracten boven een bepaald bedrag toestemming van het regionale hoofdkantoor nodig heeft. Wanneer die bestuurder deze interne regel negeert, betekent dat niet a priori dat het contract tegenover de wederpartij geen werking heeft. Hetzelfde geldt wanneer de statuten voor bepaalde bestuurshandelingen goedkeuring van de Raad van Commissarissen voorschrijven. Het ontbreken van die goedkeuring hoeft de geldigheid tegenover een derde die te goeder trouw handelt niet aan te tasten. Een interne bevoegdhedenmatrix is dus nuttig voor governance en controle, maar moet niet worden verward met de juridische vraag wie de vennootschap tegenover derden kan vertegenwoordigen.
De rol van de Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen staat niet naast het bestuur als een tweede bestuur. De primaire taak is toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de onderneming. Daarnaast adviseert de Raad het bestuur. De statuten kunnen deze toezichthoudende positie versterken door voor specifieke bestuurshandelingen goedkeuring van de Raad van Commissarissen te verlangen. Daarmee kan aanvullende controle op belangrijke besluiten worden ingebouwd. Dat maakt de commissaris echter niet tot bestuurder. De scheiding tussen bestuur en toezicht blijft het uitgangspunt. Er bestaan echter wel uitzonderingen. Wanneer alle bestuurders een tegenstrijdig belang met de vennootschap hebben, kan de Raad van Commissarissen de vennootschap onder omstandigheden vertegenwoordigen, tenzij de statuten anders bepalen. Ook kunnen de statuten of de AVA bepalen dat commissarissen in bepaalde omstandigheden tijdelijk bestuurstaken vervullen. In dat geval gelden voor hen bij het uitvoeren van die taken ook de rechten, bevoegdheden en verplichtingen van bestuurders.
Wanneer is een bestuurder persoonlijk aansprakelijk?
Een PT PMA heeft als vennootschap een eigen rechtspersoonlijkheid. Een bestuurder is daarom niet automatisch persoonlijk aansprakelijk wanneer de onderneming verlies maakt of een zakelijke beslissing verkeerd uitpakt. Persoonlijke aansprakelijkheid kan wel optreden wanneer de onderneming verlies lijdt door een fout of nalatigheid van een bestuurder bij de uitvoering van zijn of haar bestuurstaak. Bij een bestuur met meerdere leden kan die aansprakelijkheid zich onder omstandigheden ook tot andere bestuurders uitstrekken. De Indonesische wetgeving biedt bestuurders gelijktijdig de mogelijkheid om aan te tonen dat hen geen aansprakelijkheid treft. Daarbij is onder andere van belang dat het verlies niet aan de bestuurder toe te rekenen is, dat de bestuurder zijn taak te goeder trouw en zorgvuldig in het belang van de vennootschap heeft uitgevoerd, dat geen sprake was van een direct of indirect tegenstrijdig belang en dat maatregelen zijn genomen om het verlies te voorkomen of te beperken.
Ook commissarissen kunnen aansprakelijk zijn
De toezichthoudende positie van een commissaris betekent niet dat persoonlijke aansprakelijkheid is uitgesloten. Ook commissarissen kunnen aansprakelijk worden gesteld voor verliezen die voortvloeien uit hun fout of nalatigheid bij de uitvoering van hun toezichthoudende taak. Bij meerdere commissarissen kan die verantwoordelijkheid onder omstandigheden ook gezamenlijk gelden. De wet kent, net als bij bestuurders, voorwaarden waaronder een commissaris kan aantonen dat hem of haar geen aansprakelijkheid treft. Voor aandeelhouders is de benoeming van een commissaris daarom meer dan het invullen van een formele positie. Van een commissaris wordt daadwerkelijk toezicht op het bestuur verwacht.
Buitenlandse bestuurders en commissarissen
Een PT PMA kan in beginsel buitenlandse bestuurders en commissarissen benoemen. De vennootschapsrechtelijke benoeming moet echter worden onderscheiden van het recht om als buitenlander daadwerkelijk in Indonesië te werken. Voor buitenlandse werknemers gelden afzonderlijke arbeids- en immigratieregels. Een belangrijk onderdeel daarvan is het Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA), het plan voor het inzetten van buitenlandse arbeidskrachten. Voor bestuurders en commissarissen die tevens een bepaald aandelenbelang hebben, en voor aandeelhouders die aan de wettelijke voorwaarden voldoen, geldt een vrijstelling van de verplichting tot goedkeuring van een RPTKA. Daarnaast gelden beperkingen voor functies die door buitenlandse werknemers mogen worden vervuld. Bepaalde functies op het gebied van personeel en human resources zijn uitgesloten. Daaronder vallen onder meer Personnel Director en Human Resources Manager en andere door het Indonesische Ministerie van Arbeid aangewezen personeelsfuncties. Een benoeming tot bestuurder of commissaris moet daarom niet worden gezien als een algemene toestemming om in Indonesië te werken.
Een buitenlandse bestuurder op afstand
Wanneer een buitenlandse bestuurder niet permanent in Indonesië aanwezig is, brengt dat praktische aandachtspunten met zich mee. De onderneming moet contracten kunnen afsluiten, bankzaken kunnen regelen, belastingverplichtingen kunnen nakomen en wettelijke meldingen en registraties kunnen verzorgen. Bij de inrichting van het bestuur moet daarom niet alleen worden gekeken naar formele controle, maar ook naar de praktische uitvoering. Wanneer belangrijke bevoegdheden bij een bestuurder buiten Indonesië liggen, moet de onderneming zo zijn ingericht dat noodzakelijke handelingen in Indonesië tijdig kunnen worden uitgevoerd.
Wat moet je bij de inrichting vastleggen?
Een gedegen governance-structuur begint met een duidelijke verdeling van bevoegdheden. Daarbij zijn in ieder geval de statuten van belang. Daarin kan binnen de wettelijke grenzen worden geregeld hoe de vennootschap wordt vertegenwoordigd en voor welke bestuurshandelingen aanvullende goedkeuring nodig is. Daarnaast moeten aandeelhouders afspraken maken over belangrijke besluiten en wordt aanbevolen om een intern autorisatiematrix in te zetten. Daarmee kunnen bijvoorbeeld financiële limieten worden ingesteld voor investeringen, contracten of betalingen. Dergelijke instrumenten hebben niet automatisch hetzelfde juridische effect en moeten daarom goed op elkaar worden afgestemd. Een interne afspraak kan een bestuurder verplichten vooraf toestemming te vragen, terwijl die bestuurder tegenover een derde mogelijk nog steeds bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen. Voor buitenlandse aandeelhouders ligt daar dan ook een belangrijk aandachtspunt. Controle over een investering vraagt niet alleen om aandelenbezit, maar ook om een doordachte inrichting van bestuur, toezicht, vertegenwoordiging en goedkeuringsrechten.
Wat gebeurt er wanneer een bestuurder of commissaris vertrekt?
Een benoeming, vervanging of andere wijziging van bestuurders of commissarissen moet via de daarvoor geldende aandeelhoudersprocedure plaatsvinden en worden vastgelegd of vermeld in een Indonesischtalige notariële akte. De wijziging moet vervolgens bij de bevoegde Indonesische autoriteiten worden gemeld voor verwerking in de ondernemingsgegevens. Voor de melding van een wijziging van bestuurders of commissarissen geldt een termijn van 30 dagen.Daarmee is een bestuurswissel praktisch nog niet altijd afgerond. Wanneer de vertrekkende bestuurder of commissaris bevoegdheden had met betrekking tot bankrekeningen, contracten, vergunningen, belastingzaken of andere registraties, moeten ook die bevoegdheden worden gecontroleerd en waar nodig aangepast.
Meer weten over ondernemen in Indonesie?
Keen Concepts te Brunei ondersteunt internationale ondernemingen en investeerders bij het opzetten en structureren van activiteiten in Indonesie en andere ASEAN-markten. Denk o.a. aan de inrichting van de onderneming, governance, markttoetreding en grensoverschrijdende vraagstukken. Meer weten over de mogelijkheden of een specifieke situatie bespreken? Neem dan contact op met Keen Concepts.
Reageer op dit bericht