Een onderneming oprichten in China: met welke kosten moeten buitenlandse investeerders rekening houden?

Buitenlandse investeerders die een onderneming in China willen oprichten, moeten rekening houden met aanzienlijk meer kosten dan alleen de formele registratiekosten. Naast geregistreerd kapitaal kunnen onder meer kosten ontstaan voor bedrijfsruimte, personeel, vergunningen, documentatieprocedures, bankzaken, apparatuur en eventuele verplichte professionele ondersteuning. De kosten voor het opzetten van een onderneming in China kunnen daarom niet worden teruggebracht tot één vast registratiebedrag. Het benodigde budget hangt af van de geplande bedrijfsactiviteiten, de vestigingsplaats, de hoogte van het geregistreerde kapitaal, de benodigde bedrijfsruimte, de personeelsomvang, eventuele sectorspecifieke vergunningen en de tijd die nodig is voordat de onderneming volledig operationeel is. Een onderneming die deze variabelen voor de oprichting zorgvuldig vaststelt, verkleint de kans op onvoldoende financiering, vertraging bij vergunningverlening en kostbare aanpassingen van de bedrijfsstructuur nadat de registratie is afgerond.

Waarom de kosten van een onderneming in China sterk verschillen

China heeft verschillende wettelijke en administratieve kosten die samenhangen met bedrijfsregistratie afgeschaft of verlaagd. Dat betekent echter niet dat het opzetten van een operationele onderneming kosteloos is geworden. De registratie vormt slechts één onderdeel van een veel breder markttoetredingsproces.

Twee buitenlandse investeerders die in dezelfde stad een onderneming oprichten, kunnen met volledig verschillende kosten worden geconfronteerd. Een adviesbureau dat een klein kantoor huurt, heeft bijvoorbeeld een ander kostenprofiel dan een productiebedrijf dat een milieueffectbeoordeling, industriële bedrijfsruimte, geïmporteerde machines, productievergunningen en een omvangrijk personeelsbestand nodig heeft. Voordat de kosten kunnen worden geraamd, moeten investeerders daarom bepalen:

• welke activiteiten de Chinese onderneming gaat uitvoeren en welke bedrijfsomschrijving daarvoor nodig is;
• in welke stad, welk district of welke ontwikkelingszone de onderneming wordt geregistreerd en actief zal zijn;
• of de sector gereguleerd is en voorafgaande goedkeuringen vereist;
• welke bedrijfsruimte, apparatuur, import- en exportactiviteiten en technologische voorzieningen nodig zijn;
• hoeveel medewerkers worden aangenomen en welk ervaringsniveau en welke nationaliteit zij hebben;
• hoeveel tijd naar verwachting nodig is voordat de onderneming voldoende operationele kasstromen genereert om zichzelf te financieren.

Dergelijke keuzes bepalen niet alleen de oprichtingskosten, maar ook het benodigde werkkapitaal en de financiële risico’s tijdens de eerste operationele periode.

Kosten van de bedrijfsregistratie

Tijdens de registratie van een onderneming kunnen verschillende kosten ontstaan. Welke kosten van toepassing zijn, hangt dus af van de omvang, sector en aard van de bedrijfsactiviteiten.

Milieueffectbeoordeling

Voor productiebedrijven kan een milieueffectbeoordeling een belangrijk deel van de totale registratiekosten vormen. De kosten zijn onder meer afhankelijk van:

• de sector waarin de onderneming actief is;
• de geschatte investeringsomvang;
• het productieproces;
• de complexiteit van de productie;
• de verwachte uitstoot of lozing van verontreinigende stoffen.

Voor verschillende milieudocumenten kunnen afzonderlijke kosten in rekening worden gebracht. Dit kan gelden voor het opstellen van een milieueffectrapport, een verkort milieudocument en de afzonderlijke beoordeling van deze stukken.

Registratie voor import en export

Handelsondernemingen die goederen willen importeren of exporteren, moeten rekening houden met aanvullende registratiekosten. Hierbij kan het gaan om kosten voor:

• registratie bij de douane;
• elektronische havensystemen en toegangspassen;
• aanvullende administratieve registraties;
• bijzondere kwalificaties of vergunningen.

Wanneer voor de betreffende goederen of sector speciale toelatingen nodig zijn, kunnen de kosten verder oplopen.

Sectorspecifieke vergunningen

Ondernemingen in bepaalde sectoren moeten voor aanvang van hun activiteiten beschikken over een productie- of exploitatievergunning. Dit geldt onder meer voor bedrijven die actief zijn op het gebied van:

• voedingsmiddelen;
• farmaceutische producten;
• medische hulpmiddelen;
• gevaarlijke chemische stoffen.

Het doel van deze vergunningen is onder meer het waarborgen van productveiligheid en bescherming van de volksgezondheid. Het verkrijgen van een vergunning kan kosten met zich meebrengen voor:

• inspectie van de bedrijfsruimte;
• onderzoek naar de productieomgeving;
• producttesten;
• ondersteuning bij kwaliteitssystemen;
• toetsing van de productieomgeving;
• beoordeling van de aanvraag en onderliggende documentatie.

Vertaling, notariële vastlegging en legalisatie

Bij de registratie van een onderneming moeten verschillende documenten in het Chinees worden vertaald en, afhankelijk van de structuur van de onderneming, notarieel worden vastgelegd of gelegaliseerd. Een buitenlandse onderneming die een dochteronderneming in China opricht, moet doorgaans documenten van de moedermaatschappij aanleveren. Deze documenten moeten in het vereenvoudigd Chinees worden vertaald en aan de geldende authenticiteitsvereisten voldoen. Het kan onder meer gaan om:

• het oprichtingsbewijs of de bedrijfsvergunning van de moedermaatschappij;
• een bestuursbesluit waarin de investering wordt goedgekeurd;
• het besluit tot benoeming van het bestuur en management in China;
• de statuten of interne reglementen;
• een bankreferentie van de bank van de moedermaatschappij;
• kopieën van de paspoorten van de wettelijke vertegenwoordiger, bestuurders, toezichthouders en algemeen directeur.

Voor documenten uit landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag kan doorgaans worden volstaan met een apostille. Documenten uit andere landen moeten meestal eerst notarieel worden vastgelegd en vervolgens worden gelegaliseerd door een Chinese ambassade of een Chinees consulaat. De kosten hiervan verschillen sterk per land, documenttype en procedure.

Officiële bedrijfsstempels

Ondernemingen in China zijn wettelijk verplicht om over officiële bedrijfsstempels te beschikken. Deze stempels vervullen binnen de Chinese bedrijfspraktijk een belangrijke juridische en administratieve functie. De vervaardiging ervan wordt doorgaans uitgevoerd door een daartoe erkende partij. De kosten verschillen per type stempel en zijn mede afhankelijk van de uitvoering en complexiteit.

Geregistreerd kapitaal

Voor de meeste ondernemingen geldt geen algemeen wettelijk minimumbedrag voor geregistreerd kapitaal. Voor sommige sectoren, zoals het bankwezen, de financiële dienstverlening en verzekeringen, kunnen wel specifieke kapitaaleisen gelden. Het ontbreken van een algemeen minimumbedrag betekent niet dat ondernemingen geregistreerd kapitaal zo laag mogelijk moeten vaststellen. Een te laag kapitaal kan leiden tot liquiditeitsproblemen wanneer de onderneming haar kosten nog niet uit eigen inkomsten kan financieren.
Als praktisch uitgangspunt kan worden gehanteerd dat het geregistreerde kapitaal voldoende moet zijn om de bedrijfsactiviteiten gedurende ten minste het eerste jaar te financieren. Bij de vaststelling van het kapitaal moeten daarom onder meer de volgende kosten worden beoordeeld:

• huur of aankoop van grond;
• huur of aankoop van kantoorruimte en overige faciliteiten;
• huur of aankoop van machines en apparatuur;
• inkoop van grondstoffen, onderdelen en andere productiemiddelen;
• gas, water, elektriciteit en overige nutsvoorzieningen;
• personeelskosten;
• omvang en samenstelling van het personeelsbestand;
• inzet van lokale en buitenlandse medewerkers;
• leveranciers en externe dienstverleners;
• betalingen aan aandeelhouders;
• geplande uitbreiding;
• belastingen;
• administratieve kosten.

Het geregistreerde kapitaal moet aansluiten bij de werkelijke financiële behoefte van de onderneming en niet uitsluitend worden gekozen om de oprichting zo goedkoop mogelijk te laten lijken.

Kantoorruimte en werkplek

Een onderneming moet over een geldig zakelijk adres in China beschikken voordat de registratieprocedure kan worden afgerond. Voor de registratie moet bewijs van het vestigingsadres worden overgelegd. Afhankelijk van de situatie kan dit bewijs bestaan uit:

• een eigendomsbewijs van het vastgoed;
• een huurovereenkomst;
• een bedrijfsvergunning van een hotel of gastenverblijf;
• een vergunning van een marktbeheerder wanneer de onderneming binnen een handelsmarkt wordt geregistreerd.

De kosten voor bedrijfsruimte moeten daarom al voor de formele oprichting in de begroting worden opgenomen.

Bij het huren van bedrijfsruimte wordt doorgaans gevraagd om een waarborgsom van twee tot drie maanden huur. Daarnaast kan vooruitbetaling van één tot drie maanden huur worden verlangd. Ook kunnen bemiddelingskosten verschuldigd zijn.
Bij aankoop van vastgoed ontstaan aanvullende kosten, waaronder juridische kosten en belastingen. Daarbij kan onder meer sprake zijn van zegelrecht en overdrachtsbelastingen die worden berekend als percentage van de transactiewaarde. Veel kantoorruimten in China worden zonder inrichting verhuurd. Hoewel dit de kale huurprijs kan verlagen, moet de onderneming dan wel zelf investeren in:

• meubilair;
• computers en overige ICT-apparatuur;
• communicatievoorzieningen;
• kantoorinventaris;
• inrichting en eventuele verbouwing.

Voor ondernemingen die gespecialiseerde apparatuur of productiefaciliteiten nodig hebben, liggen de investeringen aanzienlijk hoger. Kleinere bedrijven met beperkte financiële middelen kunnen daarom onderzoeken of het voordeliger is bepaalde faciliteiten of operationele activiteiten uit te besteden.

Werving en personeelskosten

Het personeelsplan vormt doorgaans een van de grootste onderdelen van het budget in de periode voordat de onderneming voldoende inkomsten genereert. Investeerders moeten niet alleen kijken naar de bruto salarissen, maar ook rekening houden met:

• werkgeversbijdragen aan sociale verzekeringen;
• verplichte bijdragen aan huisvestingsfondsen;
• wervingskosten;
• salarisadministratie;
• secundaire arbeidsvoorwaarden;
• verplichte arbeidsovereenkomsten en personeelsdocumentatie.

Ook de gekozen wervingskanalen hebben invloed op de kosten. Algemene vacatures kunnen via vacaturesites worden ingevuld. Voor gespecialiseerde, leidinggevende of moeilijk vervulbare functies kan een wervingsbureau nodig zijn. Dergelijke bureaus berekenen hun vergoeding vaak als percentage van het salaris over het eerste dienstjaar.

Bij het aannemen van buitenlandse werknemers ontstaan aanvullende kosten en verplichtingen. Daarbij moet onder meer rekening worden gehouden met:

• werkvergunningen;
• verblijfsvergunningen;
• vertaling en legalisatie van documenten;
• medische onderzoeken;
• verhuiskosten;
• huisvesting;
• overige relocatiekosten.

De nationaliteit, senioriteit en functie van medewerkers kunnen daarom een grote invloed hebben op het totale personeelsbudget.

Kosten bankzaken en financiële inrichting

De kosten voor het openen van een zakelijke bankrekening worden door iedere bank afzonderlijk vastgesteld. Banken hanteren hiervoor hun eigen gepubliceerde tarieven. Naast openingskosten kunnen banken een jaarlijkse vergoeding voor rekeningbeheer berekenen. Ook kan een toeslag gelden wanneer het rekeningsaldo onder een door de bank vastgesteld minimumbedrag komt.
Internationale banken hanteren doorgaans hogere tarieven dan lokale Chinese banken.

Kosten bij het inbrengen van kapitaal

De verplichte kapitaalverificatie is in 2014 afgeschaft. Ondernemingen moeten echter nog steeds rekening houden met zegelrecht over de bedragen die als gestort kapitaal en kapitaalreserve in de administratie worden opgenomen. Dit zegelrecht bedraagt 0,025 procent van het gecombineerde bedrag van het gestorte kapitaal en de kapitaalreserve zoals deze in de bedrijfsadministratie zijn vastgelegd. Het zegelrecht wordt doorgaans aangegeven wanneer kapitaal door aandeelhouders wordt ingebracht en in de administratie wordt verwerkt. Vervolgens is opnieuw zegelrecht verschuldigd wanneer het geregistreerde bedrag aan gestort kapitaal of kapitaalreserve later wordt verhoogd.

Kosten voor professionele ondersteuning

Voor de meeste buitenlandse investeerders is professionele ondersteuning tijdens de oprichting noodzakelijk. Het Chinese regelgevingskader verschilt op belangrijke punten van dat in veel westerse landen. Aanvragen en registraties moeten in het Chinees worden ingediend. Overheidsinstanties bieden doorgaans beperkte ruimte voor procedurele fouten. Bovendien zijn vaak meerdere overheidsorganisaties bij het proces betrokken en kunnen praktische vereisten veranderen. Professionele ondersteuning kan onder meer nodig zijn voor:

• het opstellen van de statuten;
• beoordeling van aandeelhoudersdocumentatie;
• formulering van de bedrijfsactiviteiten;
• aanvragen van vergunningen;
• registratie en indiening van documenten;
• fiscale inrichting;
• arbeidsrechtelijke documentatie;
• afstemming met overheidsinstanties.

Fouten tijdens de oprichtingsfase kunnen later kostbaar en tijdrovend zijn. Een te beperkt geformuleerde bedrijfsomschrijving kan er bijvoorbeeld toe leiden dat bepaalde activiteiten niet mogen worden uitgevoerd. Ook statuten die onvoldoende rekening houden met toekomstige operationele behoeften kunnen later moeten worden gewijzigd. Er bestaat daarbij een duidelijke afweging tussen prijs en coördinatie. Lokale dienstverleners kunnen goedkoper zijn, maar beschikken niet altijd over internationale ervaring, sectorspecifieke kennis of voldoende vreemde-taalvaardigheden. Het inschakelen van één ervaren partij die het volledige oprichtingstraject coördineert, kan in de praktijk efficiënter zijn dan het verdelen van de werkzaamheden over meerdere afzonderlijke aanbieders.

Bij een versnipperde aanpak kunnen problemen ontstaan bij de overdracht van informatie. Verschillen in interpretatie, onvolledige communicatie en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden kunnen leiden tot vertragingen en fouten. De kosten daarvan kunnen de aanvankelijke besparing door het inschakelen van goedkopere afzonderlijke dienstverleners snel overstijgen. De tarieven voor ondersteuning verschillen onder meer naar:

• ondernemingsvorm;
• vestigingsplaats;
• sector;
• omvang van de activiteiten;
• vergunningseisen;
• complexiteit van de structuur.

De kosten liggen doorgaans hoger voor productiebedrijven en andere ondernemingen met complexe operationele of vergunningstechnische vereisten. Dienstverleners in kleinere steden zijn vaak goedkoper dan aanbieders in de grootste Chinese steden.

Hoe buitenlandse ondernemingen zich financieel kunnen voorbereiden

De formele oprichtingskosten van een onderneming in China kunnen relatief laag zijn. De werkelijke financiële uitdaging ligt echter in het begroten van alle kosten die nodig zijn om de onderneming operationeel te maken en te houden. Een onderneming die uitsluitend naar de registratiekosten kijkt, loopt het risico te weinig middelen beschikbaar te hebben voor huisvesting, personeel, vergunningen, apparatuur, voorraden en werkkapitaal. Voor een betrouwbare begroting moeten ten minste de volgende onderdelen worden uitgewerkt.

Bedrijfsmodel

Er moet duidelijkheid bestaan over:

• de geplande activiteiten;
• de beoogde klanten;
• de inkomstenstromen;
• de gewenste bedrijfsomschrijving.

Deze informatie bepaalt mede de geschikte ondernemingsvorm, fiscale inrichting, vergunningseisen en operationele verplichtingen.

Vestigingsplaats

De voorkeur voor een bepaalde stad, district of ontwikkelingszone heeft invloed op:

• huurprijzen;
• salarissen;
• lokale stimuleringsmaatregelen;
• administratieve procedures;
• beschikbaarheid van personeel;
• bereikbaarheid en infrastructuur.

Sector

De producten of diensten en de mate waarin de activiteiten zijn gereguleerd, bepalen welke goedkeuringen, testen, inspecties en specialistische ondersteuning nodig zijn.

Bedrijfsruimte

De behoefte aan een kantoor, winkel, magazijn, laboratorium of productielocatie heeft invloed op:

• huur;
• waarborgsommen;
• inrichting;
• verbouwing;
• vergunningen;
• geschiktheid van de locatie.

Personeel

De geplande personeelsomvang, functies, salarissen en inzet van buitenlandse werknemers bepalen de kosten van:

• werving;
• salarisbetaling;
• sociale verplichtingen;
• secundaire arbeidsvoorwaarden;
• immigratieprocedures.

Operationele activiteiten

Benodigde apparatuur, voorraden, import, export en leveranciers bepalen de omvang van het werkkapitaal en de kosten van douane, logistiek en infrastructuur.

Planning

De gewenste datum van oprichting en de geplande operationele start maken duidelijk in welke volgorde activiteiten moeten worden uitgevoerd en waar capaciteits- of vertragingsrisico’s kunnen ontstaan.

Financiering

De begroting voor het eerste jaar en de verwachte weg naar winstgevendheid zijn bepalend voor de hoogte van het geregistreerde kapitaal en de benodigde liquiditeitsbuffer.

Tot slot

De kosten van het oprichten van een onderneming in China bestaan uit veel meer dan de formele registratie. De werkelijke investering wordt bepaald door de bedrijfsactiviteiten, locatie, vergunningen, huisvesting, personeelsbehoefte, apparatuur, financiering en de tijd die nodig is voordat de onderneming voldoende inkomsten genereert. Een betrouwbare kostenraming kan daarom pas worden gemaakt wanneer het bedrijfsmodel en de operationele inrichting voldoende concreet zijn uitgewerkt. Door deze keuzes vooraf zorgvuldig te maken, kunnen buitenlandse investeerders het benodigde kapitaal realistischer bepalen, financiële problemen voorkomen en de kans verkleinen dat de onderneming na registratie opnieuw moet worden ingericht.

Meer weten over het oprichten van een onderneming en zakendoen in China?

Wilt u meer weten over het oprichten van een onderneming in China, de kosten die daarbij komen kijken of de praktische en strategische aandachtspunten bij het betreden van de Chinese markt? Neem dan vrijblijvend contact op met Keen Concepts. 
Keen Concepts denkt graag met u mee over de mogelijkheden en de aandachtspunten die relevant zijn voor uw organisatie.