Buitenlandse ondernemers die in Brunei een onderneming oprichten, investeren of vergunningen aanvragen, moeten regelmatig documentatie officiëel laten verifiëren. Daarvoor moet altijd een bezoek worden gebracht aan de rechtbank, daar de rechtbank een verifiërende administratieve functie vervult.
Documenten en verklaringen moeten in de meeste gevallen officieel worden geverifieerd en derhalve worden bevestigd voordat ministeries, banken, immigratieautoriteiten en/of andere instellingen deze accepteren. De ondernemer krijgt daarbij meestal niet te maken met een rechter, maar met een Commissioner for Oaths.
De rol van de Commissioner for Oaths
Een Commissioner for Oaths is bevoegd om formele verklaringen af te nemen en documenten te verifiëren en te certificeren. Deze functionaris kan onder meer statutory declarations, affidavits en andere (schriftelijke) verklaringen beëdigen.
De Commissioner stelt vast wie de verklaring aflegt, controleert of deze persoon bevoegd is om -bijvoorbeeld- namens de onderneming te handelen en beoordeelt of de verklaring afdoende wordt ondersteund door de beschikbare informatie.
Het gaat dus om meer dan alleen het plaatsen van een handtekening of stempel. De Commissioner bevestigt dat de persoon persoonlijk is verschenen, dat de identiteit is gecontroleerd en dat de verklaring, met inbegrip van alle documentatie, naar waarheid is afgelegd.
De verklaring moet met bewijs worden ondersteund
De verificatie is volstrekt inhoudelijk. Wanneer een ondernemer bijvoorbeeld verklaart dat een onderneming actief is, internationale klanten heeft met een bepaalde omzetwaarde, bepaalde betalingen ontvangt of met bepaalde overheidsinstellingen samenwerkt, dan wordt gevraagd om dit -al dan niet kwantitatief- aannemelijk te maken. De Commissioner vraagt daarom om inzage in:
- e-mails met klanten, leveranciers of overheidsinstanties;
- zakelijke contracten en overeenkomsten;
- bankrekeningen en bankafschriften;
- betalingsbewijzen en transacties;
- facturen;
- bedrijfsdocumenten;
- correspondentie waaruit de zakelijke activiteiten blijken.
Veelal volstaat het om dergelijke informatie via een telefoon en/of laptop te laten zien. De Commissioner kan vervolgens door relevante e-mails, transacties of documenten heen gaan om te controleren of de inhoud aansluit op de verklaring. De Commissioner voert daarmee geen volledige financiële of juridische audit uit. Het doel is om vast te stellen dat de verklaring niet uitsluitend op een onbevestigde mededeling is gebaseerd, maar door concrete bewijslast wordt ondersteund.
Zo verloopt het in de praktijk
De ondernemer meldt zich bij de daarvoor bestemde afdeling of balie van de rechtbank en legt uit welke verklaring of welk document moet worden geverifieerd. Vervolgens worden het document, het paspoort en de bijbehorende (bedrijfs)documenten bekeken.
Wanneer de verklaring betrekking heeft op financiële transacties, klanten, investeringen of bedrijfsactiviteiten, kunnen aanvullende vragen worden gesteld. Het is daarom verstandig om niet alleen het te verifiëren document mee te nemen, maar ook direct toegang te hebben tot relevante e-mails, bankrekeningen en digitale bedrijfsadministratie, bijvoorbeeld via laptop met internetverbinding en/of mobiele telefoon.
Na de inhoudelijke controle wordt het document doorgaans in aanwezigheid van de Commissioner ondertekend. Daarna wordt de verklaring officieel bevestigd met een handtekening, datum en stempel. Het proces is formeel, maar verloopt in de praktijk doorgaans soepel.
Verificatie uitsluitend tegen contante betaling
Een aandachtspunt is dat de verschuldigde kosten bij de rechtbank contant moeten worden betaald. Betalen met een bankpas of creditcard is niet mogelijk. Het is daarom verstandig om vooraf afdoende contant geld mee te nemen. Dit voorkomt dat de procedure moet worden onderbroken om eerst elders geld op te nemen.
De kosten, en dus wat er aan contant geld moet worden meegebracht, variëren: de fee is doorgaans tussen de 20 BDN en 100 BDN. Per geverifieerde pagina wordt doorgaans 4 BND in rekening gebracht. De totale kosten hangen derhalve af van de hoeveelheid documentatie die -per keer- geverifieerd moet worden.
Digitalisering moet zelf worden geregeld
Na de verificatie ontvangt de ondernemer de originele documenten terug. De rechtbank verstrekt niet a priori een digitale versie en verzorgt doorgaans ook geen digitale verzending naar andere instellingen.
Wanneer een ministerie, bank, investeringsorganisatie of andere instantie een digitale kopie nodig heeft, moet de ondernemer het geverifieerde document zelf inscannen en aanleveren. Het is daarom raadzaam om ieder geverifieerd document direct in goede kwaliteit te scannen en zowel lokaal als in een beveiligde digitale omgeving te bewaren.
Opgemerkt moet worden dat veel instellingen digitale documenten accepteren, echter vragen sommige organisaties -in het bijzonder overheden- expliciet om de originele geverifieerde documenten. Een scan of kopie is dan niet voldoende. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen bij vergunningaanvragen, immigratieprocedures, bankzaken, investeringsdossiers of andere formele aanvragen. De originele stempel(s) en handtekening(en) moeten in dat geval fysiek beschikbaar zijn.
Ondernemers moeten daarom zorgvuldig bijhouden waar een origineel document wordt ingediend. Wanneer een instelling het document inneemt, is het verstandig vooraf te vragen of het later wordt teruggegeven. Wanneer vooraf duidelijk is dat hetzelfde document voor meerdere procedures nodig is, kan worden overwogen om meerdere originele exemplaren te laten verifiëren.
Een goede voorbereiding voorkomt een tweede bezoek
Wie documenten bij de Commissioner for Oaths wil laten verifiëren, doet er verstandig aan om meer mee te nemen dan alleen het document zelf. Neem in ieder geval een geldig paspoort, relevante (bedrijfs)documenten en voldoende contant geld mee. Zorg daarnaast dat e-mailaccounts, bankrekeningen, contracten en andere bewijsstukken direct toegankelijk zijn door bijvoorbeeld een laptop mee te nemen waar alles opstaat en/of een mobiele telefoon.
Meer weten over zakendoen in Brunei?
Brunei biedt interessante kansen voor internationale ondernemers, echter kent het een vrij unieke juridische, administratieve en zakelijke context. Een goede voorbereiding en lokale begeleiding kunnen veel tijd besparen en helpen om procedures efficiënt te doorlopen.
Keen Concepts Sdn. Bhd., gevestigd in Brunei, ondersteunt internationale ondernemers, investeerders en organisaties bij het opzetten, uitbreiden en optimaliseren van hun activiteiten in o.a. Brunei. De dienstverlening omvat onder meer bedrijfsoprichting, markttoetreding, investeringsbegeleiding, vergunningstrajecten, strategisch advies en ondersteuning bij contacten met overheidsinstanties.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden om zaken te doen in Brunei? Neem dan vrijblijvend contact op met Keen Concepts Sdn. Bhd.
Reageer op dit bericht