Workforce planning ondersteunt organisaties bij het systematisch afstemmen van de personeelsbehoefte op de strategische doelstellingen, zodat tijdig kan worden ingespeeld op toekomstige ontwikkelingen en/of veranderingen in de vraag naar arbeid.
Een veelgebruikt model voor strategische workforce planning betreft het Workforce Planning Model van het U.S. Office of Personnel Management (OPM) dat ontwikkeld is omstreeks het millennium. Het model beschrijft workforce planning als een cyclisch proces waarin de huidige personele situatie wordt geanalyseerd, toekomstige personeelsbehoeften worden vastgesteld, interventies worden ontwikkeld en geïmplementeerd en de resultaten vervolgens worden gemonitord en bijgestuurd.
Het model helpt organisaties om tijdig tekorten, overschotten en competentiegaps te identificeren en zodoende passende maatregelen te nemen.
Het model bestaat uit vijf opeenvolgende stappen, namelijk (1) het bepalen van de strategische richting, (2) het analyseren van de workforce en identificeren van skill gaps, (3) het ontwikkelen van een actieplan, (4) het implementeren van het actieplan en (5) het monitoren, evalueren en waar nodig bijstellen van het plan.
Onderstaand een beknopte weergave van de genoemde vijf stappen.
Stap 1. Bepalen van de strategische richting (Set Strategic Direction)
De eerste stap bestaat uit het verbinden van de workforce planning met de strategische koers van de organisatie. Personeelsplanning staat daarbij niet op zichzelf, maar wordt direct gekoppeld aan de missie, visie, strategische doelstellingen en operationele plannen.
Binnen deze stap wordt vastgesteld welke organisatiedoelen de komende jaren gerealiseerd moeten worden en welke werkzaamheden daarvoor noodzakelijk zijn. Op grond hiervan kan worden bepaald welke kennis, vaardigheden, functies en capaciteit in de toekomst nodig zijn. De personeelsbehoefte wordt daarmee een afgeleide van de organisatiestrategie in plaats van uitsluitend gebaseerd op de huidige bezetting.
Een gedegen strategische aansluiting zorgt ervoor dat personele investeringen bijdragen aan het realiseren van organisatiedoelstellingen en toekomstige ontwikkelingen ondersteunen.
Stap 2. Analyse van de huidige workforce en identificeren van skill gaps (Analyze Workforce, Identify Skill Gaps and Conduct Workforce Analysis)
Na het bepalen van de strategische richting volgt een uitgebreide analyse van het huidige personeelsbestand. Hierbij wordt inzicht verkregen in de beschikbare capaciteit, aanwezige competenties en de verwachte ontwikkeling van de workforce.
Deze analyse richt zich onder andere op:
- de omvang en samenstelling van het personeelsbestand;
- aanwezige kennis, vaardigheden en competenties;
- leeftijdsopbouw en verwachte uitstroom;
- verloop en mobiliteit;
- toekomstige personeelsbehoefte;
- verschillen tussen de huidige en gewenste situatie.
Het doel van deze stap is het identificeren van zogenoemde gaps, ofwel de verschillen tussen de huidige personele situatie en de toekomstige behoefte. Deze kunnen betrekking hebben op aantallen medewerkers, specifieke competenties, managementcapaciteit of geografische spreiding van personeel.
De uitkomsten van deze analyse vormen de basis voor alle vervolgstappen binnen het workforce planningproces.
Stap 3. Ontwikkelen van een actieplan (Develop Action Plan)
Wanneer duidelijk is welke verschillen bestaan tussen de huidige en gewenste workforce, wordt een actieplan opgesteld om deze verschillen te verkleinen.
Volgens OPM kunnen organisaties hiervoor verschillende strategieën inzetten, afhankelijk van de aard van de geconstateerde tekorten of overschotten. Voorbeelden hiervan zijn:
- werving en selectie;
- opleiding en bijscholing;
- omscholing van medewerkers;
- succession planning;
- organisatorische herstructurering;
- uitbesteding van werkzaamheden;
- technologische ondersteuning of automatisering.
Naast de keuze van passende interventies worden binnen deze stap ook verantwoordelijkheden, planning, benodigde middelen en prestatie-indicatoren vastgesteld. Hierdoor ontstaat een concreet uitvoeringsplan waarmee de organisatie gericht kan werken aan het realiseren van de gewenste workforce.
Stap 4. Implementeren van het actieplan (Implement Action Plan)
Na de planvorming volgt de daadwerkelijke uitvoering van de gekozen maatregelen. In deze fase staat de feitelijke implementatie centraal.
Een succesvolle implementatie vraagt niet alleen om voldoende financiële en personele middelen, maar ook om duidelijke verantwoordelijkheden, goede communicatie en effectieve samenwerking tussen management, HR en andere betrokken afdelingen.
Voorts is het belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom veranderingen plaatsvinden en welke bijdrage zij leveren aan het realiseren van de organisatiedoelen. Door gedurende de implementatie aandacht te besteden aan communicatie en coördinatie neemt de kans op succesvolle uitvoering toe. Het doel van deze stap is het daadwerkelijk realiseren van de geplande verbeteringen binnen de workforce.
Stap 5. Monitoren, evalueren en bijsturen (Monitor, Evaluate and Revise)
Workforce planning is geen eenmalig project, maar een cyclisch proces. Daarom richt de laatste stap zich op het monitoren van de voortgang en het evalueren van de behaalde resultaten.
Tijdens deze fase wordt beoordeeld of de gekozen maatregelen daadwerkelijk bijdragen aan het verkleinen van de eerder geconstateerde personele verschillen. Daarbij worden vooraf vastgestelde doelstellingen en prestatie-indicatoren gebruikt om de voortgang te meten.
Veranderingen binnen de organisatie of de externe omgeving kunnen ertoe leiden dat eerdere aannames moeten worden aangepast. Daarom wordt het workforceplan waar nodig herzien en bijgesteld. Op deze manier blijft de personeelsplanning aansluiten bij nieuwe strategische ontwikkelingen en veranderende personeelsbehoeften. Het monitoren en periodiek actualiseren van het workforceplan draagt bij aan een continu proces van verbetering en een duurzame aansluiting tussen de workforce en de organisatiedoelstellingen.
LITERATUUR
U.S. Office of Personnel Management. (z.d.). OPM’s workforce planning model.
https://www.opm.gov
Reageer op dit bericht