Managers en ondernemers kennen het principe wel: de 80/20-regel, ooit geformuleerd door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Ruwweg 20 procent van je inspanningen levert 80 procent van het resultaat op. Het is een van de meest gebruikte vuistregels in managementland, en niet voor niets: hij dwingt je om kritisch te kijken naar waar je tijd en energie precies naartoe gaan. Toch is er één plek waar veel ondernemers en managers de regel structureel negeren, en dat is hun eigen administratie.
De taken die blijven hangen bij de eigenaar
Uit gesprekken met adviseurs en accountants komt steeds hetzelfde beeld naar voren: hoe verder een organisatie groeit, hoe meer taken worden gedelegeerd, behalve een klein cluster aan administratieve klusjes dat de directeur of manager toch zelf blijft doen. Vaak omdat het “toch maar vijf minuten” kost, of omdat niemand anders precies weet hoe het hoort. Kilometeradministratie is daar een schoolvoorbeeld van. Een rit naar een klant, een leverancier of een andere vestiging wordt genoteerd, of vaker: vergeten te noteren, tot het einde van het kwartaal wanneer alles in één keer uit het geheugen moet worden gereconstrueerd. Dat kost disproportioneel veel tijd voor wat het oplevert, precies het omgekeerde van wat de 80/20-regel voorschrijft. Het is een taak met een laag rendement die toch relatief veel aandacht opslokt, simpelweg omdat ze nooit is gestructureerd of echt overgedragen.
Waarom delegeren hier niet vanzelf gaat
Het probleem is dat kilometeradministratie zich moeilijk laat delegeren op de klassieke manier. Een assistent kan niet weten welke rit privé was en welke zakelijk, en een achteraf ingevulde rittenlijst controleren is voor een boekhouder al even tijdrovend als het zelf bijhouden. De enige manier om deze taak echt van het bordje van de manager te krijgen, is door het proces zelf te automatiseren in plaats van de uitvoering ervan bij iemand anders neer te leggen. Daar zit ook precies de denkfout die veel ondernemers maken: ze zoeken naar wie de administratie kan overnemen, terwijl de vraag eigenlijk is hoe het proces overbodig gemaakt kan worden. Een systeem dat via gps automatisch elke rit registreert en zelf onderscheid maakt tussen zakelijk en privé gebruik, scheelt niet alleen tijd, maar levert ook een rapportage op die direct standhoudt bij een controle van de Belastingdienst. beste kilometerregistratiesysteem 2026 duikt daarom regelmatig op in de zoektocht van managers die deze stap zetten, en Accredis is een van de partijen die zo’n systeem fiscaal goedgekeurd aanbiedt.
Waarom het bij één persoon vaak niet blijft
Wat het extra hardnekkig maakt, is dat kilometeradministratie zelden bij één iemand blijft hangen. Een directeur die zelf geen ritten bijhoudt, delegeert de discipline er ook niet in door naar het team. Accountmanagers, servicemonteurs of adviseurs die veel onderweg zijn, ontwikkelen ieder hun eigen, net iets andere manier van bijhouden, of laten het net als hun leidinggevende links liggen. Voor de administratie betekent dat aan het einde van elk kwartaal een verzameling losse bonnetjes, geheugensteuntjes en schattingen die eerst nog tot een consistent geheel moet worden teruggebracht voordat er iets mee gedaan kan worden.
De 20 procent die wel telt
Wie kilometeradministratie op deze manier van zijn bordje krijgt, houdt tijd over voor de taken die wel in dat cruciale kleine percentage vallen: klantgesprekken, strategische keuzes, het aansturen van een team. Het is een klein voorbeeld, maar het illustreert een grotere managementles: niet elke taak die op je bordje ligt, hoort daar ook thuis. Soms is de meest effectieve managementbeslissing niet om iets beter te doen, maar om ervoor te zorgen dat je het helemaal niet meer hoeft te doen. Dat geldt niet alleen voor de directeur zelf. Ook medewerkers met een auto van de zaak besparen zichzelf discussie achteraf wanneer hun ritten automatisch en controleerbaar worden vastgelegd, in plaats van dat ze aan het einde van het jaar moeten reconstrueren wat er precies is gereden. Voor een organisatie die groeit, is dat een klein maar tekenend voorbeeld van hoe processen schaalbaar worden gemaakt in plaats van steeds opnieuw handmatig te worden opgelost. Voor de precieze fiscale regels rond het privégebruik van een auto van de zaak en de eisen aan een sluitende rittenadministratie biedt de Rijksoverheid een actueel overzicht. Wie de 80/20-regel serieus neemt, doet er goed aan ook de eigen administratie eens door die bril te bekijken.
Reageer op dit bericht