Als ondernemer kun je gemakkelijk verstrikt raken in de dagelijkse administratieve rompslomp, waardoor er weinig tijd overblijft voor dat wat er echt toe doet: ondernemen. Om meer ruimte te creëren voor het uitbouwen van je bedrijf, kan het helpen om een virtual assistant (VA) in te schakelen. Een VA is inzetbaar bij tal van taken en zorgt voor een vlotte bedrijfsvoering. Gebruik de volgende 10 tips om de ondersteuning te vinden waar je écht wat aan hebt!
1. Weet wat je nodig hebt
Voordat je een VA inhuurt, is het essentieel om te bepalen welke taken je wilt uitbesteden. Maak een lijst van de tijdrovende en repetitieve activiteiten die je dagelijks bezighouden. Wat zijn zaken die je het liefst direct uit handen zou willen en kunnen geven? Aan de hand van je eisenlijstje kun je vervolgens de hulp vinden die het beste bij je past.
2. Schrijf je wensen op
Er zijn veel zaken die je kan uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, e-mailbeheer, administratie, klantenservice en social media management. Ook dingen zoals het regelen van je zakenreizen, het creëren van content en projectmanagement kun je goed uitbesteden. Heb je een beetje uitgedacht wat voor jou goed zou werken? Bedenk dit dan niet alleen, maar schrijf het ook op. Daarmee maak je het concreet.
3. Benoem de juiste competenties
Het is belangrijk dat je VA over de juiste competenties beschikt, die aansluiten bij de taken die jij wilt uitbesteden. Denk aan organisatorische vaardigheden, communicatieve bekwaamheden, technische knowhow, betrouwbaarheid, proactief denken, flexibiliteit en indien nodig, branche specifieke kennis. Pak je wensenlijstje erbij en schrijf op welke competenties bij deze wensen horen.
4. Vind de juiste VA
Gebruik online platforms en bureaus om geschikte VA’s te vinden. Je kunt interviews doen en vraag daarbij ook om referenties. Daarnaast kan het handig zijn om te starten met een proefperiode. Houd bij de gesprekken altijd je competentielijstje bij de hand. Zo kun je de support professional vinden die het beste bij dat lijstje past.
5. Automatiseer taken
Als je kijkt naar welke taken je graag zou willen uitbesteden, is de kans groot dat je hier ook taken tussen ziet staan die op een andere manier uitgevoerd kunnen worden. Automatisering en AI-tools kunnen hierbij behulpzaam zijn, bijvoorbeeld als het gaat om e-mailmarketing of rapportages. Ook wat betreft de boekhouding zijn er veel onderdelen te automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van boekhoudsoftware.
6. Leer delegeren
Als ondernemer herken je het vast: je doet het liefste alles zelf, omdat je dan zeker weet dat het goed gebeurt. Dit kan een kracht zijn, maar tegelijkertijd ook een valkuil. Voor je het weet neem je te veel hooi op je vork. En dan is er maar een oplossing: leer delegeren. Als je personeel hebt, delegeer dan taken aan hen. Het is niet nodig om alles zelf te doen. Geef je team verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat ze weten hoe ze taken kunnen overnemen.
7. Stel de juiste prioriteiten
Vind je het nog lastig om te delegeren? Bepaal dan de belangrijkste taken die bijdragen aan de groei van je bedrijf en richt daar je aandacht op. Laat minder belangrijke taken over aan je VA of teamleden.
8. Zorg voor heldere communicatie
Werkrelaties lopen niet altijd soepel. Het is gemakkelijk om de schuld hiervan bij de ander neer te leggen, maar vaak speelt er iets anders een rol: slechte communicatie. Communiceer duidelijk met je support professional over je verwachtingen, taken en deadlines. Open communicatielijnen zijn cruciaal voor een succesvolle samenwerking.
9. Onderteken een overeenkomst
Een vrijblijvende afspraak is niet genoeg als het gaat om een werkrelatie. Stel een duidelijk contract op waarin de verantwoordelijkheden en vergoedingen van de VA worden vastgelegd. Dit geeft beide partijen zekerheid.
10. Blijf gefocust
Heb je bovenstaande tips in praktijk gebracht. Dan is er nog een laatste, maar zeker niet onbelangrijk advies: houd je ogen op het doel en weet dat het inschakelen van een VA niet alleen bedoeld is om tijd vrij te maken, maar ook om je te helpen groeien. Blijf gefocust op de groei van je bedrijf en investeer de vrijgekomen tijd slim!
Reageer op dit bericht