EOR

Een Employer of Record (EOR) is een externe partij die juridisch optreedt als werkgever namens een andere organisatie. Bedrijven gebruiken een EOR vaak wanneer zij personeel willen aannemen in een ander land zonder daar direct zelf een juridische entiteit, dochteronderneming of lokale payrollstructuur op te zetten.

De werknemer werkt in de praktijk voor het opdrachtgevende bedrijf, maar staat juridisch op de loonlijst van de EOR. De dagelijkse werkzaamheden, inhoudelijke aansturing en operationele verantwoordelijkheid liggen doorgaans bij het bedrijf waarvoor de werknemer feitelijk actief is. De formele arbeidsrelatie verloopt echter via de EOR.

Zoekt u verdieping op dit onderwerp? Bekijk ons opleidingsaanbod!

Utrecht Business School is de business school voor management executives en business leaders in Nederland. Wij leiden onze deelnemers op tot zwaardere professionals en bereiden ze, middels post-initieel onderwijs en certificering, voor op een volgende carrièrestap. Lees meer →

Een EOR verzorgt doorgaans de arbeidscontracten, salarisadministratie, belastingafdrachten, sociale premies en naleving van lokale arbeidswetgeving. Daarnaast ondersteunen veel EOR-partijen ook bij onboardingprocessen, HR-administratie en in sommige gevallen bij visa- en werkvergunningstrajecten.

Een EOR wordt steeds vaker gebruikt door organisaties die internationaal willen uitbreiden, werken met remote teams of eerst een buitenlandse markt willen verkennen zonder direct een volledige lokale structuur op te bouwen.

Hoe werkt een Employer of Record in de praktijk?

Wanneer een bedrijf personeel wil aannemen in een land waar het zelf geen juridische entiteit heeft, kan een lokale EOR-partij optreden als formele werkgever. De werknemer komt dan juridisch in dienst bij de EOR, terwijl het opdrachtgevende bedrijf verantwoordelijk blijft voor de dagelijkse werkzaamheden en inhoudelijke aansturing. De EOR verzorgt in dat geval onder meer:

• de arbeidsovereenkomst;
• lokale payroll;
• belastingafdrachten;
• sociale premies;
• naleving van arbeidswetgeving;
• administratieve HR-processen.

De werknemer werkt operationeel dus voor het opdrachtgevende bedrijf, maar juridisch voor de EOR-constructie.

De voordelen van een EOR

Een van de belangrijkste voordelen van een EOR is de snelheid waarmee organisaties internationaal personeel kunnen aannemen. Het opzetten van een buitenlandse vennootschap kan veel tijd kosten en vereist in veel gevallen lokale registratieprocedures, het openen van bankrekeningen en uiteraard het opzetten van passende juridische structuren. Een EOR maakt het in beginsel mogelijk om deze fase grotendeels over te slaan.

Voorts vermindert een EOR de administratieve en juridische complexiteit. Arbeidswetgeving verschilt sterk per land en bevat vaak specifieke regels rondom contractvormen, ontslagprocedures, minimumlonen, sociale zekerheid en belastingafdrachten. Een EOR beschikt doorgaans over kennis van de lokale regelgeving, waardoor het risico op non-compliance kleiner wordt.

Ook vanuit kostenperspectief kan een EOR aantrekkelijk zijn. Organisaties hoeven in eerste instantie geen volledige buitenlandse infrastructuur op te zetten. Hierdoor blijven initiële investeringen beperkter dan bij het direct openen van een eigen buitenlandse entiteit.

Verder biedt een EOR organisaties de mogelijkheid om sneller internationaal talent aan te trekken. Vooral binnen sectoren zoals IT, consultancy, internationale sales en specialistische kennisfuncties speelt snelheid vaak een belangrijke rol. Bedrijven kunnen hierdoor sneller inspelen op internationale arbeidsmarkten.

Een EOR wordt daarnaast regelmatig gebruikt als tijdelijke of strategische tussenfase. Organisaties kunnen hiermee eerst onderzoeken of een markt voldoende potentie heeft voordat zij besluiten om een eigen vestiging op te richten.

De nadelen van een EOR

Alhoewel een EOR voordelen biedt, kan niet worden miskend dat er ook nadelen aan verbonden zijn.

Een belangrijk nadeel is dat de werknemer juridisch niet direct in dienst is bij het opdrachtgevende bedrijf. Hierdoor ontstaat afhankelijkheid van de EOR-partij. In sommige situaties kan dit leiden tot beperkingen rondom contractuele flexibiliteit. Ook kunnen de structurele kosten van een EOR op langere termijn oplopen. Veel EOR-aanbieders rekenen een vaste vergoeding per werknemer of werken met een percentage van de salarissom. Voor kleinere teams kan dit efficiënt zijn, maar bij grotere internationale operaties kan een eigen juridische entiteit uiteindelijk financieel aantrekkelijker worden.

Ook neemt een EOR niet automatisch alle fiscale en juridische risico’s weg. Organisaties moeten onder meer rekening houden met vraagstukken omtrent:

• permanente vestiging (permanent establishment);
• fiscale substance;
• feitelijke aansturing;
• lokale managementactiviteiten;
• transfer pricing.

Wanneer een onderneming feitelijk langdurig actief is in een bepaald land en niet volledig conformeert aan de compliance-eisen van beide landen, kunnen belastingdiensten alsnog oordelen dat sprake is van een belastbare aanwezigheid met alle gevolgen van dien.

Verder kan een EOR in sommige situaties minder geschikt zijn vanuit strategisch perspectief. In bepaalde landen of sectoren straalt een eigen lokale entiteit meer stabiliteit, continuïteit en langetermijncommitment uit. Dat speelt bijvoorbeeld bij grotere investeringsprojecten, overheidssamenwerkingen en/of gereguleerde sectoren.

Daarbij komt dat regelgeving rondom EOR-constructies internationaal sterk verschilt. Sommige landen accepteren het relatief eenvoudig, terwijl andere landen kritischer kijken naar constructies rondom feitelijk werkgeverschap, arbeidsbemiddeling of payrollachtige structuren.

Het verschil tussen een EOR en payroll

Hoewel de termen regelmatig door elkaar worden gebruikt, is een EOR niet hetzelfde als een traditionele payrollconstructie.

Bij payroll beschikt het bedrijf vaak al over een eigen lokale juridische entiteit en wordt alleen het werkgeverschap administratief uitbesteed. Bij een EOR ontbreekt die lokale juridische structuur doorgaans volledig.

Een EOR is daardoor primair gericht op internationale werkgelegenheid en grensoverschrijdende employment compliance.

Wanneer is een EOR interessant?

Een EOR kan interessant zijn voor organisaties die:

• snel internationaal willen uitbreiden;
• een buitenlandse markt eerst willen testen;
• slechts enkele werknemers lokaal nodig hebben;
• compliance-risico’s willen beperken;
• nog geen volledige buitenlandse structuur willen opzetten.

Vooral in de eerste fase van internationale expansie biedt een EOR vaak flexibiliteit en snelheid.

Wanneer wordt een eigen buitenlandse entiteit logischer?

Naarmate organisaties langduriger actief worden in een land, groeit vaak de behoefte aan een eigen lokale structuur. Dat geldt met name wanneer:

• teams groter worden;
• langdurige operationele aanwezigheid ontstaat;
• lokale contracten worden afgesloten;
• substantiële omzet lokaal wordt gegenereerd;
• investeerders of overheden lokale aanwezigheid verwachten;
• fiscale optimalisatie en substance belangrijker worden.

In de praktijk gebruiken veel organisaties een EOR daarom als tijdelijke tussenoplossing: eerst marktvalidatie en operationele aanwezigheid via een EOR, gevolgd door een eventuele overgang naar een eigen buitenlandse entiteit wanneer de activiteiten verder groeien.

Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?

UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →