Als je als manager de verantwoordelijkheid hebt over een team met meerdere mensen, dan is het belangrijk om regelmatig de hoofden bij elkaar te steken om wat belangrijke zaken te bespreken. Dit kan de ene keer gaan over de alledaagse zaken binnen het bedrijf, maar kan ook gaan over een specifiek onderwerp. Vooral binnen grote bedrijven waar de koers nog weleens kan veranderen is het belangrijk dat je als manager zorgt dat je deze boodschap op de juiste manier weet over te brengen op de medewerkers. Toch blijkt dat dit in de praktijk vaak een stuk lastiger is dan je van een manager mag verwachten. Dat is ook de reden waarom we graag wat tips met je willen doornemen, zodat je als manager precies weet hoe je een vergadering op de juiste manier kunt voorbereiden.
Welk doel heeft de vergadering
Een succesvolle vergadering heeft een duidelijk doel. Heb je deze niet, dan is de kans vrij groot dat je in het gesprek al snel de leiding verliest en dat wil je niet. Het is namelijk nogal een verschil of je een vergadering gaat voorbereiden omdat je wat belangrijke informatie met je team wilt delen of omdat je een bepaald probleem wilt oplossen. Op het moment dat je weet wat het doel is van een vergadering, kun je ook je agenda hierop aanpassen en weet je ook wie binnen het team wel of niet uitgenodigd hoeft te worden. Het kan namelijk heel goed zijn dat er bepaalde dingen besproken moeten worden die maar een deel van het team aangaat, ook dat is niet vreemd.
Zorg voor een goede agenda
Een goede voorbereiding begint bij een duidelijke agenda. Noteer alle onderwerpen die tijdens de vergadering besproken moeten worden, en geef aan hoeveel tijd je aan elk punt wilt besteden. Wijs vervolgens aan elke deelnemer een specifiek agendapunt toe, zodat iedereen weet waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Door de agenda ruim van tevoren te versturen, krijgen de deelnemers voldoende tijd om zich voor te bereiden en kunnen ze gericht deelnemen aan de vergadering. Eventueel kunnen ze dan ook zelf nog punten aandragen, waar jij je vervolgens weer op kunt voorbereiden.
Zorg voor een goede locatie
De meeste bedrijven hebben interne goede ruimtes waar een vergadering kan worden gehouden. Daarbij is het wel belangrijk dat deze beschikken over een presentatiescherm, zodat je deze ter ondersteuning kunt gebruiken voor het tonen van cijfers of andere belangrijke informatie. Heb je deze mogelijkheid nu niet, dan is het verstandig om eens te kijken of je periodiek kunt vergaderen op een externe locatie, zoals bij een hotel. Wat we namelijk vaak zien, is dat dit ook de creativiteit ten goede komt en het zorgt ervoor dat je wel beschikt over allerlei handige digitale middelen om het jezelf makkelijker te maken. Nu snappen we ook heel goed dat je niet voor iedere vergadering een ruimte kunt afhuren, maar stel nu dat je dit alleen doet voor de kwartaalvergadering met het hele team, dan hebben ook zij iets om naar uit te kijken.
Reageer op dit bericht