Mavim Rules; de 7 stappen ter ondersteuning voor procesmodellering

De meest uitgebreide ondersteuning voor procesmodelleren kan worden aangetroffen in speciale procesmodelleertools, zoals de veelgebruikte Mavim Rules. De in dergelijke software gebruikte kernregels kennen als basis dat zij duidelijk en gemakkelijk te begrijpen moeten zijn en het gebruik van de software een bepaald gemak met zich meebrengt. Hierbij horen de navolgende 7 stappen om processen en specifieke kenmerken
vast te leggen en overzichten te creëren:

1. Structureren
   Alle informatie die al beschikbaar is over bedrijfsprocessen, procedures en werkinstructies moet worden gestructureerd. Op deze wijze ontstaat er samenhang en worden processen inzichtelijk. Het zoeken van de juiste structuur is echter veelal een iteratief proces.
   
2. Beschrijven
   Er dient helderheid te zijn zijn wat de essentie en de doelstelling van de organisatie zijn en welke procedures en regels gevolgd moeten worden. Het beschrijven van processen zorgt niet
   alleen dat er duidelijkheid ontstaat over het verloop ervan, maar het brengt ook onvolkomenheden en eventuele doublures in het proces in het licht. Het proces kan hier vervolgens op worden aangepast welke de efficiëntie verbetert en de effectiviteit verhoogt.
   
3. Relateren
   Het is evident van belang om te weten wie er betrokken zijn bij het proces, welke hulpmiddelen er gebruikt worden bij de uitvoering ervan, waar het proces plaatsvindt of delen ervan plaatsvonden, wanneer het proces plaatsvindt en wat het doel is van het proces.
   
4. Analyseren
   Door het uitvoeren van analyse ontstaat inzicht in de prestaties van de organisatie aan de hand van diverse parameters. Deze parameters of prestatie-indicatoren, verschaffen relevante informatie over de conditie van de organisatie.
   
5. Overzichten (creëren)
   Aan de hand van een overzicht of schema wordt op visuele wijze duidelijk gemaakt hoe de procesgang verloopt.
   
6. Publiceren
   Het is van belang om alle informatie rond de processen en regels beschreven te hebben. Nog belangrijker is het om alle informatie goed te communiceren met alle betrokken actoren.
   
7. Verbeteren
   Dit is als gevolg van veranderde wet- en regelgeving en het voortdurend verbeteren van procesonderdelen. Deze verbetering is essentieel voor het handhaven van een bepaald kwaliteitsniveau en helpt processen steeds doelmatiger en vooral ook doeltreffender te maken.

Literatuur: Mavim Rules, een procesgerichte aanpak 2010

Zoekt u verdieping op dit onderwerp? Bekijk ons opleidingsaanbod!

Utrecht Business School is de business school voor management executives en business leaders in Nederland. Wij leiden onze deelnemers op tot zwaardere professionals en bereiden ze, middels post-initieel onderwijs en certificering, voor op een volgende carrièrestap. Lees meer →

Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?

UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →