Een vergadering op kantoor lijkt vaak de makkelijkste keuze. Tot de ruimte te klein blijkt, collega’s tussendoor worden aangesproken en de techniek precies bij de presentatie hapert. Een externe vergaderlocatie geeft uw team afstand van de dagelijkse werkzaamheden en biedt een omgeving die volledig is ingericht voor zakelijke bijeenkomsten. Die andere omgeving kan helpen om gerichter te werken en deelnemers actiever bij het programma te betrekken.
Toch past niet iedere zaal bij iedere bijeenkomst. Een directieoverleg met zes personen vraagt om een andere ruimte dan een training voor veertig medewerkers. Ook bereikbaarheid, zaalopstelling, catering en technische middelen hebben invloed op het verloop van de dag. Met de onderstaande aandachtspunten kiest u een locatie die aansluit op het doel van uw bijeenkomst.
Bepaal eerst wat u met de bijeenkomst wilt bereiken
Voordat u locaties vergelijkt, moet helder zijn wat er tijdens de bijeenkomst moet gebeuren. Wilt u besluiten nemen, kennis overdragen, medewerkers trainen, ideeën verzamelen en een presentatie geven? Het doel bepaalt welke inrichting en faciliteiten u nodig heeft. Voor een brainstormsessie werkt een flexibele ruimte met whiteboards bijvoorbeeld beter dan een formele zaal waarin iedereen achter elkaar zit.
Kijk daarnaast naar de gewenste interactie. Bij een presentatie ligt de aandacht voornamelijk op de spreker en het scherm. Tijdens een workshop moeten deelnemers juist makkelijk in groepjes kunnen werken en zich door de ruimte kunnen bewegen. Vraag een locatie daarom welke zaalopstellingen mogelijk zijn en hoeveel ruimte er per deelnemer overblijft.
Maak vooraf een eenvoudig programma met de onderdelen van de dag. Noteer wanneer deelnemers plenair samenkomen, wanneer zij zelfstandig werken en wanneer pauzes gepland staan. Daarmee kunt u beter beoordelen welke ruimte, inrichting en ondersteuning nodig zijn.
Kies een centrale en goed bereikbare locatie
Een geschikte vergaderlocatie begint bij bereikbaarheid. Deelnemers die lang moeten zoeken, overstappen en parkeren, komen sneller gehaast binnen. Dat is geen prettige start van een belangrijke bespreking. Kijk daarom waar uw deelnemers vandaan komen en welk vervoermiddel zij waarschijnlijk gebruiken.
Utrecht ligt centraal in Nederland en is vanuit meerdere regio’s goed bereikbaar. Vergadercentrum Vredenburg ligt midden in het centrum, op ongeveer vijf minuten lopen van Utrecht Centraal. Bezoekers die met de auto komen, kunnen gebruikmaken van verschillende parkeergarages in de omgeving. Ook zijn er fietsenstallingen in de buurt.
Een centrale Vergaderlocatie Utrecht is vooral handig wanneer collega’s, klanten en partners vanuit verschillende plaatsen komen. U voorkomt dat één groep bijna de hele dag onderweg is, terwijl een andere groep nauwelijks reistijd heeft. Vermeld de route en parkeermogelijkheden duidelijk in de uitnodiging, zodat iedereen voorbereid op pad gaat.
Stem de grootte van de ruimte af op de groep
Een te kleine zaal voelt benauwd, maar een veel te grote zaal werkt evenmin prettig. Deelnemers zitten dan ver uit elkaar en de bijeenkomst kan onpersoonlijk aanvoelen. Kijk dus niet uitsluitend naar het maximale aantal personen dat in een ruimte past. De gekozen opstelling en het programma zijn minstens zo bepalend.
Vraag bij een groep van twintig personen bijvoorbeeld hoeveel ruimte overblijft in een kringopstelling, carréopstelling en cabaretopstelling. Een zaal die geschikt is voor dertig personen in theateropstelling kan te krap zijn wanneer deelnemers aan tafels moeten werken. Denk tevens aan ruimte voor een spreker, presentatieapparatuur, materialen en jassen.
Vergadercentrum Vredenburg beschikt over 22 zalen voor groepen van 2 tot maximaal 150 personen. Daardoor kan de ruimte worden afgestemd op een klein overleg, een cursus, een workshop en een grotere zakelijke bijeenkomst. De medewerkers adviseren ook over een passende zaal en opstelling aan de hand van het aantal deelnemers en het doel van de bijeenkomst.
Controleer welke faciliteiten zijn inbegrepen
Een tafel en stoelen zijn zelden genoeg voor een zakelijke bijeenkomst. Vaak heeft u wifi, een scherm, een whiteboard, flip-over en presentatiemiddelen nodig. Vraag vooraf wat standaard in de zaal aanwezig is en voor welke middelen u extra betaalt. Zo voorkomt u dat de offerte na het toevoegen van apparatuur onverwacht hoger uitvalt.
De vergaderruimtes utrecht van Vergadercentrum Vredenburg zijn standaard voorzien van wifi, een whiteboard, flip-over en bronwater. Aanvullend kunnen middelen zoals beamers, laptops en microfoons worden gereserveerd. De locatie beschikt daarnaast over airconditioning en is toegankelijk voor mindervaliden via liften en aangepaste toiletten.
Vraag tevens wie u helpt wanneer de techniek tijdens de bijeenkomst uitvalt. Een storing is vervelend, maar wordt pas echt lastig wanneer niemand beschikbaar is om mee te kijken. Bij Vergadercentrum Vredenburg blijft het team tijdens de bijeenkomst aanwezig voor vragen en praktische hulp.
Denk na over eten, drinken en pauzemomenten
Catering heeft meer invloed op een vergaderdag dan vaak wordt gedacht. Een bijeenkomst van zes uur met uitsluitend koffie vraagt veel van de concentratie. Plan daarom voldoende pauzes en kies eten dat past bij het programma. Een lichte lunch werkt meestal prettiger wanneer deelnemers daarna nog een inhoudelijk middagdeel hebben.
Vraag vooraf welke arrangementen beschikbaar zijn en wat hierbij inbegrepen is. Denk aan onbeperkt koffie en thee, lunch, frisdrank, tussendoortjes, diner en een borrel na afloop. Geef allergieën en dieetwensen tijdig door, zodat de locatie hier rekening mee kan houden.
Vergadercentrum Vredenburg biedt verschillende arrangementen voor een halve en hele dag. Catering kan in de vergaderruimte en in het restaurant op de vierde verdieping worden geserveerd. De locatie werkt waar mogelijk met verse, eerlijke en biologische producten van lokale ondernemers.
Vergelijk op het complete plaatje
De laagste zaalhuur is niet automatisch de beste keuze. Een goedkope ruimte kan uiteindelijk duurder worden wanneer wifi, apparatuur, koffie, lunch en ondersteuning apart worden berekend. Vergelijk daarom complete offertes en controleer welke onderdelen daadwerkelijk zijn inbegrepen.
Kijk daarnaast naar de tijd die u zelf kwijt bent aan de organisatie. Wanneer de locatie catering, techniek en inrichting regelt, hoeft u minder leveranciers aan te sturen. Dat geeft u meer ruimte om u op de inhoud van de bijeenkomst te richten.
Een goede vergaderlocatie sluit aan op het doel, de groepsgrootte en de praktische wensen van uw deelnemers. Bepaal daarom eerst wat u nodig heeft en bespreek vervolgens de mogelijkheden met de locatie. Zo kiest u geen zaal die er enkel mooi uitziet, maar een plek die bijdraagt aan een prettige en effectieve bijeenkomst.
Reageer op dit bericht