Een zaal huren voor je bedrijf: waar moet je op letten?

Soms heb je een externe ruimte nodig voor een bedrijfsmatig doel. Bijvoorbeeld omdat je een (relatief) grote bijeenkomst wilt organiseren en daar zelf niet de passende ruimte voor beschikbaar hebt, of omdat je juist even een andere omgeving erbij wilt hebben. Gelukkig zijn er veel opties in Nederland op het gebied van zaalverhuur. Waar moet je op letten wanneer je voor je bedrijf een zaal gaat huren?

Capaciteit van de zaal

De zaal die je huurt, moet passen bij de groep die je verwacht. Je wilt immers geen zaal huren die te klein blijkt te zijn, zodat je bijeenkomst oncomfortabel wordt omdat er te weinig ruimte is en mensen bijvoorbeeld moeten staan. Dat doet je professionele uitstraling weinig goeds en ook praktisch gezien is het gewoon onwenselijk. Maar je wilt ook niet een zaal huren die veel te groot is, want dan lijkt het alsof de opkomst flink tegenvalt. Bovendien is veel lege ruimte ook niet goed voor de sfeer van je bijeenkomst. Het is dus zaak om goed in te schatten hoeveel mensen er komen en daar de capaciteit van de zaal zo goed mogelijk op af te stemmen.

Locatie van het complex

Als je een zaal gaat huren buiten je eigen bedrijfsgebouw, ben je niet meer gebonden aan die vaste locatie en heb je dus in feite vrije keuze. Dat is mooi en moet je ook zeker benutten. De locatie van je bijeenkomst is immers bij voorkeur zo comfortabel mogelijk voor iedereen die je uitgenodigd hebt. Komen er enkel mensen uit de directe regio, dan kun je gewoon dicht in de buurt van je bedrijf blijven. Zit je bijvoorbeeld in Amsterdam, dan kun je dus gewoon gebruikmaken van de mogelijkheden van zaalverhuur in Amsterdam. Maar als je mensen uitnodigt uit uithoeken van het land, dan is een centralere locatie die voor iedereen een redelijke reistijd oplevert een betere keuze als je wilt dat mensen ook daadwerkelijk komen opdagen. Nodig je mensen uit het buitenland uit, kijk dan hoe ze naar Nederland komen en stem de locatie daarop af. Zorg bij voorkeur voor een locatie die ook met het openbaar vervoer goed bereikbaar is.

Technische mogelijkheden in de zaal

In deze tijd zijn de meeste bijeenkomsten meer dan alleen pratende mensen. Technische ondersteuning is vaak aan de orde van de dag bij vergaderingen, presentaties, symposia en conferenties om zaken inzichtelijker en aansprekender te maken. Maar je kunt er natuurlijk niet automatisch van uitgaan dat alles wat je van plan bent te gaan gebruiken ook aanwezig is op elke locatie. Daarom moet je goed onderzoeken of de benodigde technische voorzieningen inderdaad aanwezig zijn voordat je voor een bepaalde locatie kiest. Denk aan geluidssystemen of een projectiescherm, om maar wat voorbeelden te noemen. Ook is het verstandig om te informeren of je de indeling van de zaal mag aanpassen naar het doel van je bijeenkomst, of dat een probleem is. Het is goed om je er ook van te verzekeren of medewerkers je kunnen helpen met de techniek en andere zaken wanneer je de ruimte gebruikt.

Mogelijkheden voor catering

Waarschijnlijk wil je alle aanwezigheden ook van een hapje en een drankje kunnen voorzien, en misschien heb je er zelfs gedachten over wat dat dan precies zou moeten zijn. Daarom is het belangrijk om ook te verkennen wat precies de mogelijkheden voor catering zijn op de locatie die je op het oog hebt. Kan men daar zelf voor de catering zorgen, en voldoet deze aan je wensen en behoeftes? Of kan en/of moet je zelf catering van buitenaf regelen om je bijeenkomst van een hapje en een drankje te voorzien? Ga er niet automatisch vanuit dat alles wat je wilt overal mogelijk is.

De juiste zaal huren is dus niet iets wat je zomaar even doet. Het kost tijd en aandacht om de juiste locatie te vinden voor jouw bijeenkomst. Als je dat erin investeert, vind je de meest passende optie die op zijn beurt kan bijdragen aan een zo optimaal mogelijk bijeenkomst.