Tax Technology Heatmap

De belastingfunctie binnen organisaties staat steeds meer onder druk ten gevolge van de groeiende complexiteit van wet- en regelgeving, wereldwijde rapportageverplichtingen en de noodzaak tot digitalisering. Belastingafdelingen worden niet alleen geacht kosten-efficiënt te opereren, maar ook compliant te zijn en real-time data te leveren ten behoeve van strategische besluitvorming (OECD, 2021). Een veelgebruikt instrument om deze transitie te structureren is de Tax Technology Heatmap – een visuele roadmap die de mate van automatisering, de belangrijkste pijnpunten en geplande technologische ontwikkelingen voor belastingprocessen inzichtelijk maakt (KPMG, 2022).

Wat is een Tax Technology Heatmap?

Een Tax Technology Heatmap is een visuele weergave in de vorm van een raster of matrix waarin belastingprocessen en subprocessen over een tijdlijn worden geplot. Per proces wordt weergegeven:

1. Welke processen – zoals btw-berekening (input en output), aangiftevoorbereiding, interne belastingrapportage, e-invoicing, transfer pricing en documentbeheer;
2. Hoe geautomatiseerd ze zijn – handmatig (rood), semi-automatisch (oranje), of volledig geoptimaliseerd (groen);
3. Welke pijnpunten aanwezig zijn – zoals complexe handmatige stappen, een gebrek aan controles of afhankelijkheid van externe partijen;
4. Welke technologie wordt of zal worden toegepast – zoals Robotic Process Automation (RPA), SAP S/4HANA-oplossingen, data-analytics en Power BI dashboards (Deloitte, 2023).

Door deze elementen te combineren ontstaat een overzichtelijke roadmap die belastingteams ondersteunt in het prioriteren van investeringen en het plannen van hun digitale transformatie.

Waarom is een Tax Technology Heatmap waardevol?

Volgens literatuur over procesoptimalisatie en visualisatietools (Gupta & Kohli, 2022; Brynjolfsson & McAfee, 2017) vergroot een heatmap de effectiviteit van besluitvorming doordat zij:

Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?

UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →

• Overzicht op één pagina biedt: Het toont in één oogopslag waar automatisering al functioneert en waar handmatige processen nog knelpunten veroorzaken;
• Prioritering en investeringshulp mogelijk maakt: Door pijnpunten te combineren met hun automatiseringsstatus, wordt duidelijk welke processen het meest gebaat zijn bij investeringen;
• Communicatie en draagvlak versterkt: De visuele presentatie vergemakkelijkt buy-in van CFO’s, IT-afdelingen en audit & compliance-teams;
• Strategische ontwikkeling ondersteunt: De heatmap vormt onderdeel van een bredere technologie-roadmap, van strategiebepaling en business case tot daadwerkelijke implementatie (PWC, 2022).

Structuur van de Heatmap

Een typische Tax Technology Heatmap kent de navolgende opbouw:

• Rijen (Y-as): Subprocessen zoals btw-berekening (output en input), aangiftevoorbereiding, interne rapportage, SAF-T reporting, e-invoicing, data-verzameling en documentbeheer;
• Kolommen (X-as): Tijdzones (bijvoorbeeld 2019–2025) die de ontwikkelingsfasen weergeven;
• Cellen: Gekleurd naar automatiseringsstatus – rood (handmatig), oranje (semi-automatisch), groen (volledig geoptimaliseerd). Vaak bevatten de cellen iconen of notities die geplande technologieën of specifieke risico’s aanduiden (Moll & Yigitbasioglu, 2019).

Voorts worden vaak extra lagen toegevoegd, zoals labels die wijzen op knelpunten (“hoog arbeidsintensief”, “gebrek aan geautomatiseerde controles”) en de bijbehorende oplossingen (RPA, SAP, BI-tools). Hierdoor fungeert de heatmap als een visuele routekaart en communicatie-instrument richting besluitvormers.

Voorbeeld uit de praktijk

Een internationale onderneming maakte een Tax Technology Heatmap en ontdekte onder meer:

• Btw-berekening: In 2019 volledig handmatig; in 2020 geautomatiseerd via RPA en een tax-engine.
• E-invoicing en SAF-T reporting: Gepland voor 2021–2024, met SAP Fiori-integratie en compliance tooling.
• Interne rapportage: Nog in pilotfase met Power BI dashboards.

Door dit overzicht kon de organisatie kosten besparen, prioriteiten stellen en sneller waarde creëren via technologie in de belastingfunctie (EY, 2022).

Welke kanttekeningen kunnen worden geplaatst bij de Tax Technology Heatmap?

Hoewel de Tax Technology Heatmap een krachtig instrument is, zijn er enkele beperkingen:

1. Beperkte granulariteit: De weergave kan belangrijke details verhullen die relevant zijn voor risicobeoordeling (Moll & Yigitbasioglu, 2019).
2. Afhankelijkheid van subjectieve input: De effectiviteit hangt af van de kwaliteit van de aangeleverde data en de objectieve beoordeling.
3. Snel verouderend: Door veranderende wet- en regelgeving moet de heatmap regelmatig worden bijgewerkt om relevant te blijven (PWC, 2022).
   

Conclusie

De Tax Technology Heatmap is een strategisch en visueel stuurinstrument dat belastingteams ondersteunt bij het plannen van digitale transformatie. Door inzicht te geven in processen, pijnpunten, automatiseringsstatus en technologische roadmap, stelt het organisaties in staat efficiënter, transparanter en compliant te opereren. Mits zorgvuldig onderhouden en gecombineerd met gedetailleerde procesanalyses, vormt de heatmap een sleuteltool in de modernisering van de belastingfunctie.

LITERATUUR

1. Brynjolfsson, E., & McAfee, A. (2017). Machine, Platform, Crowd: Harnessing Our Digital Future. W.W. Norton & Company.
2. Deloitte. (2023). Tax Transformation Trends 2023. Deloitte Insights.
3. EY. (2022). The DNA of the Tax Function: Transforming through Technology. Ernst & Young Global Limited.
4. Gupta, S., & Kohli, A. (2022). The role of visualization tools in process optimization. Journal of Business Analytics, 5(2), 135–148.
5. KPMG. (2022). Tax Technology: Roadmaps for a Digital Future. KPMG International.
6. Moll, J., & Yigitbasioglu, O. (2019). The role of internet-related technologies in shaping the work of accountants. The British Accounting Review, 51(6), 100833.
7. OECD. (2021). Tax Administration 2021: Comparative Information on OECD and Other Advanced and Emerging Economies. OECD Publishing.
8. PWC. (2022). Continuous Transaction Controls: Global Developments and Challenges. PricewaterhouseCoopers.

Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?

UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →