Voor Nederlanders die in Brunei wonen en/of werken lijkt het vernieuwen van een paspoort op het eerste gezicht een eenvoudige administratieve handeling. In werkelijkheid blijkt het een traject te zijn dat meerdere internationale reizen, verschillende overheidsinstanties en onverwachte immigratieprocedures omvat.
Dat op zichzelf is nog niet zo opmerkelijk. Wat wel opmerkelijk is, is dat vrijwel niemand deze procedure vooraf uitlegt. Niet de ambassade, niet de immigratiedienst en ook online is er nauwelijks duidelijke informatie te vinden. Veel Nederlanders ontdekken de stappen pas wanneer zij er middenin zitten. Het gevolg: onnodige stress, extra kosten en een hoop tijdverlies.
Onderstaand wordt daarom uiteengezet hoe de procedure in de praktijk verloopt wanneer je als Nederlander vanuit Brunei een nieuw paspoort moet aanvragen, in het bijzonder wanneer het verloopt via de Nederlandse ambassade in Kuala Lumpur.
Begin op tijd: wacht niet tot je paspoort bijna verloopt
Het eerste en misschien wel belangrijkste advies is: begin ruim op tijd met het aanvragen van een nieuw paspoort. Voor Nederlanders die in Brunei wonen is het verstandig om minimaal 9 maanden voordat het paspoort verloopt al een aanvraagprocedure te starten. Daar zijn verschillende redenen voor:
- je moet een internationale reis plannen om het paspoort aan te vragen
- de productietijd van een paspoort kan tot acht weken duren
- het paspoort moet persoonlijk worden opgehaald
- er kan vertraging optreden bij het maken van afspraken bij de ambassade
- en er moet ook nog een immigratieprocedure in Maleisië en/of Singapore worden doorlopen
Daar komt nog een belangrijk praktisch punt bij. Voor internationale reizen geldt vrijwel overal de regel dat een paspoort bij vertrek nog minimaal 6 maanden geldig moet zijn. Luchtvaartmaatschappijen en immigratiediensten passen deze regel strikt toe. Wanneer je paspoort minder dan zes maanden geldig is, kan het voorkomen dat je simpelweg niet meer aan boord van een vliegtuig wordt toegelaten. Juist daarom is het verstandig om ruim op tijd te beginnen met het vernieuwen van je paspoort.
Geen Nederlandse ambassade en momenteel geen honorary consul in Brunei aanwezig
Brunei beschikt niet over een Nederlandse ambassade. Nederlanders die daar wonen of werken kunnen hun paspoort dus niet lokaal vernieuwen. In de praktijk zijn er twee alternatieven in de regio:
- de Nederlandse ambassade in Singapore
- de Nederlandse ambassade in Maleisië (Kuala Lumpur)
De procedure begint met het maken van een afspraak via het online afsprakenportaal van het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken. Zonder afspraak kun je simpelweg niet terecht.
Tijdens deze afspraak moet je persoonlijk verschijnen. Dat is noodzakelijk omdat de ambassade verschillende gegevens moet controleren en vastleggen, zoals identiteitsverificatie, legaal verblijf en dergelijke. Na de aanvraag begint de productietijd van het paspoort. Officieel kan dit tot ongeveer 8 weken duren.
Brunei beschikt momenteel niet over een Nederlandse honorary consul die paspoorten kan uitreiken. In veel landen kan een honorair consul namens de ambassade een nieuw paspoort overhandigen. Daardoor hoeft iemand niet opnieuw naar de ambassade te reizen. In Brunei bestaat die mogelijkheid op dit moment niet. Dat betekent dat je het nieuwe paspoort persoonlijk moet ophalen bij dezelfde ambassade waar je het hebt aangevraagd. In de praktijk komt het er dus op neer dat je -in veel gevallen- twee internationale reizen moet maken:
- een reis om het paspoort aan te vragen
- een tweede reis om het paspoort op te halen
Voor Nederlanders in Brunei betekent dat meestal twee keer naar Singapore of Kuala Lumpur vliegen.
Het administratieve issue bij binnenkomst in Maleisië
Wanneer je Maleisië binnenkomt, gebeurt dat met je oude paspoort. Bij binnenkomst wordt je registratie gekoppeld aan dat paspoortnummer. In sommige gevallen wordt er nog een stempel geplaatst, al verloopt de registratie tegenwoordig vaak via de Malaysia Digital Arrival Card (MDAC). Wanneer je vervolgens bij de ambassade je nieuwe paspoort ontvangt, ontstaat er een administratief issue:
- je binnenkomst staat geregistreerd op het oude paspoort
- je wilt Maleisië verlaten met het nieuwe paspoort
In het systeem van de Maleisische immigratiedienst bestaat dan geen koppeling tussen die twee documenten. Het gevolg: je kunt niet zomaar het land verlaten en dat vereist handelingen.
Verplichte stap: naar de immigratiedienst in Sri Hartamas
Na het ophalen van je nieuwe paspoort moet je daarom naar de Maleisische immigratiedienst in Kuala Lumpur om een zogenaamde ‘clearance’ te verkrijgen. De procedure wordt afgehandeld bij Immigration Department of Malaysia – Sri Hartamas (Kuala Lumpur). Daar moet een administratieve correctie worden uitgevoerd zodat je nieuwe paspoort wordt gekoppeld aan je binnenkomstregistratie. In de praktijk duurt deze procedure ongeveer 3 uur, maar kan gerust uitlopen tot 6 uur. De verwerking vindt plaats op de tweede verdieping van het gebouw, waar een immigratiecontroller de documenten controleert en de registratie handmatig aanpast.
Documenten die je moet meenemen
Om de procedure te kunnen doorlopen moet je een aantal documenten bij je hebben:
- het oude paspoort waarmee je Maleisië bent binnengekomen
- het nieuwe paspoort dat je bij de ambassade hebt opgehaald
- een geprinte Malaysia Digital Arrival Card (MDAC)
- kopieën van beide paspoorten
- een retour- of uitreisvliegticket
De immigratiedienst gebruikt deze documenten om te controleren dat je legaal bent binnengekomen en dat je het land daadwerkelijk zult verlaten. Vervolgens wordt er een Special Visit Pass in het nieuwe paspoort geplaatst. Deze fungeert als vervanging van de oorspronkelijke binnenkomstregistratie en maakt het mogelijk om Maleisië correct te verlaten. Zonder deze stap kan het systeem je simpelweg niet uitchecken bij vertrek.
Let op: sommige ambtenaren geven te kennen dat je de ‘clearance’ kunt verkrijgen op het vliegveld en op dezelfde dag van de uitreis, echter blijkt dit in vele gevallen niet mogelijk, omdat dat de capaciteit op het vliegveld niet altijd aanwezig is en de procedure simpelweg veel tijd in beslag neemt.
Verwerking is niet kosteloos
De administratieve verwerking bij de immigratiedienst is bovendien niet kosteloos. Voor de afgifte van de Special Visit Pass en de administratieve verwerking worden kosten in rekening gebracht. In de praktijk liggen die doorgaans tussen de 20 en 100 Maleisische ringgit (RM), afhankelijk van de specifieke situatie en de beoordeling door de immigratieautoriteiten. Het gaat dus niet om grote bedragen, maar het is wel iets waar je rekening mee moet houden.
Een belangrijk detail: de geldigheid van de Special Visit Pass
Een belangrijk punt dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de geldigheid van de Special Visit Pass. Deze pass is gekoppeld aan de geplande uitreisdatum. Dat betekent dat:
- de pass alleen geldig is tot de datum waarop je Maleisië verlaat
- de immigratiedienst die datum niet kan aanpassen of verlengen
Met andere woorden: je kunt niet nadien besluiten om de uitreisdata aan te passen en langer in Maleisie te blijven. Zodra de pass is afgegeven, wordt verwacht dat je het land verlaat op grond van de afgegeven uitreisdatum.
Conclusie
Voor Nederlanders die in Brunei wonen bestaat het vernieuwen van een paspoort in de praktijk uit drie stappen:
- een paspoortaanvraag bij de Nederlandse ambassade in Singapore of Maleisie
- het persoonlijk ophalen van het nieuwe paspoort, omdat er momenteel geen honorary consul in Brunei is
- een bezoek aan de Maleisische immigratiedienst om de paspoortregistratie te corrigeren
Met name de laatste stap is essentieel. Zonder de Special Visit Pass in het nieuwe paspoort kan vertrek uit Maleisië problematisch worden. Voor Nederlanders in Brunei is het daarom verstandig om minimaal negen maanden voordat het paspoort verloopt al met de aanvraag te beginnen. Niet alleen vanwege de productietijd en de logistiek, maar ook omdat een paspoort voor internationale reizen doorgaans nog minimaal zes maanden geldig moet zijn. Wie te laat begint met vernieuwen kan daardoor letterlijk vastlopen: je hebt een bijna verlopen paspoort, maar je kunt ook niet meer reizen om een nieuw paspoort aan te vragen.
Als laatste: houd rekening met het verkrijgen van de clearance bij de immigratiedienst van Maleisië en trek hier een dag voor uit. Deze procedure vraagt tijd en moet daarom worden meegenomen in de planning. In 1 dag op en neer om een nieuw paspoort op te halen is simpelweg niet realistisch.
Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?
UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →
Reageer op dit bericht