Hoe monitor je als manager het internetgebruik van je team?

Als manager wil je natuurlijk een efficiënt en productief team hebben. Daarom is het belangrijk om het internetgebruik van je teamleden te controleren. Op die manier kun je ervoor zorgen dat ze niet te veel tijd verspillen aan niet-werkgerelateerde activiteiten op het internet. Omdat dit anno 2024 natuurlijk best een gevoelig onderwerp is, vinden wij het belangrijk hier wat dieper in te duiken. Daarom willen we graag een aantal manieren met je bespreken, waarmee jij als manager aan de slag kunt. Nu is het wel zo dat dit natuurlijk ook verschilt per type functie. Zo zal je als manager van een accountantskantoor een stuk minder van doen hebben met mensen die de hele dag op Facebook of Instagram zitten.

Zorg voor een duidelijk beleid

Het startpunt voor het monitoren van het internetgebruik van je team is het implementeren van een goed en vooral duidelijk beleid. Dit beleid moet duidelijke richtlijnen bevatten over welk internetgebruik wel en niet acceptabel is tijdens werktijd. Het is belangrijk om dit beleid met je team te communiceren en ervoor te zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is. Daarbij is het belangrijk om ook vooral een stuk veiligheid mee te nemen. Zo kun je bijvoorbeeld verplichten een VPN te gebruiken op het moment dat iemand via een ander netwerk inlogt dan op het werk. Zo kun je gemakkelijk online verschillende VPN aanbiederen bekijken op VPNdeals en weet je in ieder geval zeker dat de VPN die je kiest, ook volledig aan al je wensen voldoet.

Gebruik monitoring software

Om het internetgebruik van je team goed te kunnen monitoren, kan het gebruik van speciale software zeer nuttig zijn. Er zijn verschillende tools op de markt die specifiek ontworpen zijn om het internetgebruik binnen een organisatie in kaart te brengen. Deze software kan je helpen om inzicht te krijgen in welke websites je teamleden bezoeken en hoeveel tijd ze daar spenderen. Op basis van deze gegevens kun je gesprekken voeren met individuele teamleden of zelfs rapporten genereren om de productiviteit van je team in kaart te brengen. Belangrijk daarbij is wel dat je de privacy van de mensen ook respecteert. Doe je dit namelijk niet, dan kan dit voor enorme problemen zorgen.

Blijf met je team in gesprek

Naast het implementeren van een beleid over het gebruik van het internet en het gebruik van monitoring software, is het ook belangrijk om regelmatig te praten met je team over het internetgebruik. Bespreek de verwachtingen duidelijk en geef ze de kans om eventuele vragen of zorgen te uiten. Door open en transparant te communiceren, creëer je niet alleen begrip, maar ook betrokkenheid bij het beleid.

Feedback

Het monitoren van het internetgebruik van je team gaat niet alleen om het achterhalen van eventueel onproductief gedrag, maar ook om het bieden van ondersteuning en coaching waar nodig. Als je merkt dat bepaalde teamleden veel tijd besteden aan niet-werkgerelateerde activiteiten, ga dan in gesprek en bied hen de nodige begeleiding en middelen om hun productiviteit te verbeteren. Samenwerken aan oplossingen kan de betrokkenheid vergroten en positieve veranderingen teweegbrengen. Het kan heel goed zijn dat iemand meer uitdaging zoekt binnen zijn of haar functie.

Houd rekening met privacy en ethiek

We hebben het al even genoemd, maar hoewel het monitoren van het internetgebruik van je team belangrijk is, is het ook ontzettend belangrijk om rekening te houden met privacy. Zorg ervoor dat je teamleden weten dat alles kan worden bekeken en respecteer hun recht op privacy.