4 stappen naar succesvolle procesoptimalisatie

Als je wilt zorgen dat processen binnen jouw bedrijf efficiënt verlopen en geen middelen verspillen, en als je wilt dat jouw volgende procesoptimalisatie leidt tot een blijvende verhoging van de productiviteit, dan moet je deze vier stappen volgen:

Stel je doelstellingen nauwkeurig vast

Voordat je begint met het optimaliseren van interne processen, moet je bepalen wat precies is wat je wilt verbeteren: Wil je kosten verminderen, de kwaliteit verbeteren of het reactiemechanismen versnellen? Of ga je voor iets complexers, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid of medewerkersloyaliteit? Naast het definiëren van de doelstellingen, moet je ook nadenken over hoe je succes wilt meten. Dit omvat de gegevens die moeten worden geregistreerd, het tijdstip van gegevensregistratie en eventuele berekeningen die nodig zijn om de voortgang te evalueren.

Leer de huidige situatie kennen

Nadat je jouw doelstellingen en doelen hebt bepaald, moet je de huidige stand van zaken binnen jouw bedrijf achterhalen. Met kennis van de huidige situatie kun je zwakke punten identificeren, de behoefte aan verbetering aan de betrokkenen uiteen zetten en uitgangspunten voor procesoptimalisatie vaststellen. Bovendien kun je met de analyse van de huidige situatie controleren hoe bruikbaar de criteria zijn die je hebt gekozen voor het beoordelen van succes. Tegelijkertijd bouw je een coherent referentiekader op voor jouw verbeteringen, zodat je kwantitatief kunt meten hoe effectief jouw methoden zijn.

Kies een geschikte methode

De derde stap gaat over het kiezen van een methode die geschikt is voor het gestelde doel. Ook al suggereren verschillende experts in de branche iets anders – er is geen enkele en enige weg die je moet volgen. Je kunt eventueel een app op maat laten maken om de interne processen te optimaliseren, maar je moet zelf uitzoeken welke van de beschikbare methoden het meest waarschijnlijk tot succes zal leiden.  Als je niet goed op de hoogte bent van de juiste methoden en tools, of als je het moeilijk vindt om een verstandige en geïnformeerde keuze te maken, kun je altijd rekenen op ervaren management consultants om je te helpen. Op die manier voorkom je dat je jouw doelen misloopt, simpelweg omdat je ongeschikte methoden hebt gebruikt, en zorg je ervoor dat je economisch succes behaalt. Deze consultants hebben de kennis en expertise om je te begeleiden en de juiste aanpak voor jouw specifieke situatie te bepalen.

Start en voltooi jouw optimalisatieproject

De volgende stap is eigenlijk vrij eenvoudig: je moet aan de slag in de praktijk om de interne processen te optimaliseren. Dit moet grondig en zorgvuldig gebeuren, omdat anders de gestelde doelen niet kunnen worden bereikt. Laat je bijvoorbeeld een app maken door DTT? Of heb je een andere strategie gekozen? Hoe dan ook, je moet de metingen die je hebt gekozen om je voortgang te beoordelen goed in de gaten te houden. Zo kun je in een vroeg stadium zien of de genomen maatregelen het gewenste effect hebben, of dat je ze mogelijk moet aanpassen.