Organisaties voeren allerlei projecten uit. Deze projecten hebben vaak als doel een bepaalde verandering in een organisatie te realiseren. In het kader van de financiële analyse van een project, wordt er een kosten-batenanalyse uitgevoerd. Hierin wordt bekeken wat de kosten en opbrengsten (baten) zijn die direct met de veranderingen ten gevolge van het project in de organisatie samenhangen. Het is zeer belangrijk om voordat een project van start gaat vast te stellen of de baten van een project hoger uitvallen dan de kosten. Aan de hand van de kosten-baten analyse kan bepaald worden of het project rendabel is en of de investering zich terugverdiend.
De kosten-baten analyse doorloopt een tweetal stappen om tot een volledige overzicht van de kosten en baten te komen. De derde stap is het gebruiken van een aantal modellen om te bepalen of een investering rendabel is en of een project uitgevoerd kan worden. Onderstaand worden de stappen beknopt weergegeven, gevold door verdere uitwerking per element.
Stap 1
Als eerste zullen de kosten in kaart moeten worden gebracht die direct met het project samenhangen. Het gaat hier, naast de kosten die een project direct met zich mee brengt, ook om de kosten die na realisatie van het project en als gevolg van het project gemaakt worden (bijvoorbeeld er zijn drie nieuwe werknemers in dienst genomen ten gevolge van het project, wat dus drie FTE extra aan kosten oplevert).
Stap 2
De tweede stap is het bepalen van de baten van een project. Dit zijn de opbrengsten die een organisatie realiseert ten gevolge van het bewerkstelligen van een project. Het gaat hier veelal om meer omzet, maar het kan ook kostenreductie met zich meebrengen. Tevens zijn er additionele baten zoals klanttevredenheid, betere service en kwaliteit.
Stap 3
In de laatste fase wordt bepaald of een project rendabel en aanvaardbaar is. Dat gebeurt middels een investeringsbeslissingsmethode. Hiervoor zijn een aantal methoden te hanteren zoals de economische terugverdienperiode of de nettocontantewaarde-methode.
De kosten
De eerste stap is dus het in kaart brengen van de kosten van het project en de kosten die gerealiseerd worden ten gevolge van het project binnen de organisatie. Het gaat hier om uren die medewerkers in het project stoppen en de materialen die voor het project gebruikt worden, maar ook kosten voor consultancy en trainingen die gepaard gaan met de verandering(en). Daarnaast worden er aan de hand van een project zaken veranderd in een organisatie. Er worden nieuwe middelen, activiteiten of partners toegevoegd wat kosten met zich mee brengt. Er wordt bijvoorbeeld een nieuw ERP-systeem geïmplementeerd. Er wordt dan een systeem aangeschaft en er zullen in dat geval mogelijk maandelijks licentiekosten betaald moeten worden. Het is echter belangrijk een post onvoorziene kosten op te nemen. Het moeilijk om vooraf precies aan te geven welke kosten een project met zich meebrengt. Daarom wordt er altijd een post onvoorziene kosten in gebruik genomen, waabij rekening wordt gehouden met het risico dat er meer kosten worden gemaakt dan gebudgetteerd. Dit is bijvoorbeeld 10% van het totaal aan kosten.
De baten
De tweede stap is het vaststellen van de baten van een project. Dit een lastig proces aangezien het van te voren vaak moeilijk aan te geven is welke baten een bepaald project met zich mee brengen. Er wordt dan ook vaak een schatting gemaakt van de baten. Baten bestaan meestal uit meer omzet door het vergroten van de afzet of een kostenreductie. Zo kan bijvoorbeeld de implementatie uit het voorbeeld leiden tot efficiencyverbeteringen wat dus kostenreductie met zich mee brengt. Tevens kunnen er baten gerealiseerd worden in de toegevoegde waarde die een bedrijf biedt als het bijvoorbeeld gaat om kwaliteit of service. Ook zijn er baten zoals klanttevredenheid, waardoor klanten vaker terug komen bij een organisatie. Schattingen van de baten is doorgaans aan de hand van aannames. Bijvoorbeeld er wordt verwacht dat wanneer het project gerealiseerd is er een afzetstijging van 2% wordt bewerkstelligd. Dit heeft een omzet van bijvoorbeeld duizend euro als gevolg. Kortom, het is noodzakelijk om de baten zo helder mogelijk in kaart te brengen.
Investeringsbeslissingen
De kosten-baten analyse is bedoeld om te bepalen of een project financieel aanvaardbaar is en daarmee uit te voeren. Het is echter niet genoeg om te stellen dat een project aanvaardbaar is als de baten hoger uitvallen dan de kosten. Er dienen hier investeringsbeslissingsmethoden als de economische terugverdienperiode en de nettocontantewaarde-methode op los gelaten te worden. Aan de hand van het resultaat kan de directie of het management van een organisatie bepalen een project door te voeren.
