Als btw-plichtige ondernemer ben je wettelijk verplicht om facturen op tijd te versturen. Maar wat houdt ‘op tijd’ precies in? Wat zijn de gevolgen als je dit niet doet? En hoe zorg je ervoor dat je altijd binnen de termijn blijft? We spraken met Payt Software, expert op het gebied van facturatie en debiteurenbeheer, om duidelijkheid te krijgen over de regels en de praktijk.
De wettelijke facturatietermijn
Volgens de Belastingdienst moet een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering van de goederen of diensten worden verstuurd. “Als je bijvoorbeeld op 3 januari een dienst hebt geleverd, moet de factuur uiterlijk op 15 februari naar de klant,” legt Payt Software uit. “Dit is een harde eis, omdat de btw-aangifte per tijdvak wordt gedaan en de Belastingdienst wil dat alle facturen binnen het juiste kwartaal worden verwerkt.”
Maar niet alle facturen vallen onder deze standaardregel. “Bij sommige internationale transacties of facturen met verlegde btw-gelden weer andere deadlines”, voegt Payt Software toe. “Daarom is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de specifieke regels die van toepassing zijn op jouw situatie.”
Gevolgen van te laat factureren
Het niet op tijd versturen van een factuur kan serieuze gevolgen hebben. “Allereerst kan het invloed hebben op je cashflow. Hoe later je factureert, hoe later je klant betaalt. En als een factuur pas veel later verstuurd wordt, kan het zelfs zijn dat de klant zich de dienst of het product niet meer goed herinnert en er discussie ontstaat over de betaling,” waarschuwt Payt Software.
Daarnaast kunnen er fiscale gevolgen zijn. “Als je de factuur te laat verstuurt en de btw niet correct in de aangifte meeneemt, kan dat leiden tot naheffingen of boetes van de Belastingdienst. Dit zien we vooral bij bedrijven die weinig structuur hebben in hun facturatieproces.”
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Volgens Payt Software zijn er een aantal veelvoorkomende valkuilen bij het opstellen en versturen van facturen. “Een klassieker is het vergeten van belangrijke gegevens, zoals het factuurnummer, de juiste btw-vermelding of de correcte tenaamstelling van de klant. Dat kan er in sommige gevallen voor zorgen dat een klant de factuur terugstuurt en jij nóg langer op je geld moet wachten.”
Ook het ontbreken van een duidelijke betalingsdeadline is een veelgemaakte fout. “Als je op je factuur niet vermeldt binnen welke termijn er betaald moet worden, dan is het voor de klant makkelijker om de betaling uit te stellen. Het is slim om een duidelijke betalingstermijn op te nemen, bijvoorbeeld ‘Betaal binnen 14 dagen’.”
Wat kun je doen om altijd op tijd te factureren?
Volgens Payt Software is structuur het sleutelwoord. “Zorg dat je een vast moment in je week of maand hebt waarop je je facturen verstuurt. Veel ondernemers schuiven het voor zich uit, maar dat leidt alleen maar tot problemen.”
Heb je daar niet altijd tijd voor dan helpt het om te werken met een geautomatiseerd facturatiesysteem. “Er zijn veel tools die je helpen om facturen op tijd te versturen en ervoor zorgen dat je geen belangrijke details vergeet. Daarmee voorkom je fouten en weet je zeker dat je altijd binnen de wettelijke termijn factureert.”
Facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering worden verstuurd. Doe je dit niet, dan kun je te maken krijgen met cashflowproblemen, discussie met klanten en mogelijke boetes van de Belastingdienst. Volgens Payt Software is een gestructureerde aanpak belangrijk. “Als je een vaste routine hebt en gebruikmaakt van slimme hulpmiddelen zoals debiteurenbeheer software, dan is het factureren op tijd helemaal niet zo ingewikkeld. En dat bespaart je uiteindelijk een hoop werk en gedoe.”
Reageer op dit bericht