Een zakenreis is vaak meer dan alleen je koffer pakken en wegwezen. Je moet bijvoorbeeld denken aan hotels, vervoer en representatiekosten. Goede voorbereiding en inzicht in je betalingsmogelijkheden maken je reis eenvoudiger en minder stressvol. Zo kun je je focussen op de hoofdzaken: contact leggen met klanten, zakenpartners of collega’s in het buitenland. In dit artikel vind je praktische handvatten om betalingen tijdens een zakenreis soepel te laten verlopen.
Voorbereiding is key
Check voordat je vertrekt welke betaalmiddelen handig zijn in het land van bestemming. In sommige landen betaal je vooral met cash, terwijl elders juist kaartbetalingen gangbaar zijn. Mocht je nog twijfelen over extra betaalopties, overweeg dan om creditcard aanvragen te bekijken. Het is prettig om niet voor verrassingen te komen staan als je bijvoorbeeld een auto wilt huren of een hotel wilt boeken. Denk ook aan eventueel benodigde valuta. Het kan slim zijn om een klein bedrag in lokale munt mee te nemen voor noodgevallen. Zo kun je meteen bij aankomst kleine uitgaven doen, zoals voor een taxi of een snack onderweg.
Je uitgaven goed managen
Probeer je uitgaven bij te houden terwijl je onderweg bent. Maak het jezelf niet te ingewikkeld, maar noteer direct wat je uitgeeft of maak foto’s van bonnetjes. Dat helpt om later geen tijd te verspillen aan het uitzoeken van losse bonnetjes. Als je gebruikmaakt van een zakelijke creditcard, zet dan meteen je uitgaven in je boekhoudapp. Zo houd je zicht op hoeveel geld je al hebt uitgegeven en voorkom je onnodige verrassingen op je creditcardafrekening. Bovendien geeft het je een realistisch beeld van je dagelijkse kosten en kun je bijsturen als je over het budget dreigt te gaan.
Handige tips voor extra voordeel
Veel creditcards bieden voordelen tijdens een zakenreis. Denk aan reis- en aankoopverzekeringen of toegang tot bepaalde lounges op het vliegveld. Maak daar gerust gebruik van als je veel op pad bent. Kies wel een kaart die bij jouw reisdoelen past. Als je vaak buiten Europa reist, kan een kaart met gunstige wisselkoersen extra aantrekkelijk zijn. Wisselkoersopslagen kunnen snel oplopen, dus daar is winst te behalen. Ook klantenprogramma’s zoals spaarsystemen of kortingen bij hotels kunnen interessant zijn. Probeer altijd te checken of deze voordelen opwegen tegen de jaarlijkse kosten. Soms is het rendabel, soms niet.
Administratie bij thuiskomst
Eenmaal terug is het belangrijk om je administratie meteen op orde te brengen. Verwerk alle bonnetjes en facturen in je boekhouding. Controleer je creditcardafschriften en je bankafschrift, zodat je zeker weet dat alle betalingen kloppen. Dit voorkomt dat je later tijd verliest aan onverklaarbare bedragen. Ook is het goed om te weten welke kosten aftrekbaar zijn voor de belasting. Bijvoorbeeld verblijfskosten en reiskosten in het buitenland. Dat scheelt je mogelijk een deel van de belastingaanslag. Door deze stappen te volgen, ben je altijd goed voorbereid op de financiële kant van een zakenreis en kun je met een rustig gevoel op pad.
Reageer op dit bericht