Communicatie bij verandering: do’s en don’ts

Als het gaat om veranderingen in organisaties, dan kan worden gesteld dat iedere verandering eigen kenmerken kent. De communicatie is in dit verband dan ook iedere keer anders. Toch kunnen er enkele ‘do’s en don’ts’ worden geformuleerd die als handvatten kunnen dienen om de communicatie rondom veranderingen te optimaliseren.
Deze zijn dan ook onderstaand weergegeven.

1. Start zo vroeg mogelijk met communicatie in een veranderproces. Vroeg communiceren levert uiteindelijk minder weerstand op dan wanneer het achteraf plaatsvindt. Raadzaam is dan ook om de communicatie voortdurend terug te laten komen op de veranderagenda.
   
2. Houd in de planning van het verandertraject rekening met de weerstandscurve. Maak daarom voor ieder van de veranderstrategieen vooraf een keuze aangaande de participatie en communicatie. Houd hierbij rekening met het feit dat een veranderingsproces tijd nodig heeft en er geen fasen overgeslagen moeten worden.
   
3. Onderscheid het doel van de verandering (het WAT) en de wijze waarop het doel kan worden bereikt (het HOE).
   
4. Informeer medewerkers doorlopend over de noodzaak van het WAT (middels monoloog) alsook de onomkeerbaarheid daarvan. Organiseer zoveel mogelijk participatie omtrent het HOE.
   
5. Besteed bij de communicatie adequaat en doordacht aandacht aan de belangen die onder druk staan ten gevolge van de verandering(en).
   
6. Tracht geen partijen uit te sluiten van het communicatieproces, maar toon meerdere perspectieven op de verandering in kwestie (individu, unit, organisatie alsook externe omgeving).
   
7. Stem de ingezette communicatiemiddelen af op de doelgroep.
   Des te persoonlijker de boodschap, des te persoonlijker de communicatie. Hier worden veelal fouten gemaakt, zeker in geval er persoonlijke consequenties verbonden zijn aan de reorganisatie.
   
8. Informeer medewerkers over de gemaakte keuzen en het resultaat van de verandering(en). Ga hierbij in op de gevolgen van de verandering, wat het heeft opgeleverd en in hoeverre doelen zijn bereikt. Tussentijdse communicatie omtrent geboekte resultaten werkt bevorderend.
   
9. Oefen waar mogelijk op kleine projecten met deze aanpak van communicatie en participatie bij veranderingen.
   
10. Probeer flexibel te zijn en wees bereid om van veranderings- en communicatieplanning af te wijken indien noodzakelijk.

LITERATUUR
Désar, M.G.L.M., Interne communicatie als management-instrument, in: Praktijkcahier IC (nummer 1, pp. 29-35), september 1993.
Ezerman, G.C, Zeven strategieën om leiding te geven aan veranderingen, in: Vrakking, W.J, (red.), Management van organisatievernieuwing, Koninklijke Vermande BV, Lelystad, 1986.