Als ondernemer of werkgever met een zakelijke auto krijg je te maken met de fiscale regels rondom privégebruik. De Belastingdienst wil precies weten hoeveel kilometer je zakelijk rijdt en hoeveel privé. Een correcte kilometerregistratie voorkomt discussies achteraf en kan je flink wat geld besparen. Maar wat moet je eigenlijk allemaal bijhouden?
Waarom de Belastingdienst een rittenregistratie eist
Bij een auto van de zaak geldt standaard een bijtelling voor privégebruik. Deze bijtelling kun je voorkomen of verlagen door aan te tonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Om dit te bewijzen heb je een sluitende kilometerregistratie nodig. Zonder deze administratie gaat de fiscus er automatisch van uit dat je de auto ook privé gebruikt.
De registratie dient als bewijs bij een eventuele controle. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug je administratie opvragen. Ontbreekt deze of klopt er iets niet, dan volgt een naheffing inclusief boete en rente. Het loont dus om je rittenadministratie vanaf dag één op orde te hebben.
Welke gegevens moet je per rit vastleggen
Een rittenregistratie moet aan strenge eisen voldoen om door de Belastingdienst geaccepteerd te worden. Per rit leg je de datum vast, samen met de begin- en eindstand van de kilometerteller. Daarnaast noteer je het vertrek- en aankomstadres en het doel van de rit. Was het een klantbezoek, een vergadering of een rit naar de groothandel? Dit moet duidelijk blijken uit je registratie.
Ook de route die je hebt gereden kan relevant zijn. Bij een omweg of afwijkende route is het verstandig om dit te vermelden. De Belastingdienst kan namelijk controleren of de gereden kilometers logisch zijn voor het opgegeven traject. Een rit van Amsterdam naar Rotterdam van 200 kilometer roept vragen op als de normale afstand 80 kilometer is.
Het verschil tussen zakelijke en privékilometers
Niet elke rit met je bedrijfsauto telt als zakelijk. Woon-werkverkeer geldt fiscaal gezien als privé, tenzij je een ambulante functie hebt waarbij je vanuit huis naar wisselende werklocaties rijdt. Ritten naar klanten, leveranciers of zakelijke afspraken zijn uiteraard wel zakelijk. Hetzelfde geldt voor het ophalen van voorraad of het bezoeken van een beurs.
Twijfelgevallen ontstaan vaak bij gecombineerde ritten. Stel dat je op weg naar een klant even stopt bij de supermarkt. Strikt genomen maak je dan een deel van de rit privé. Het is aan te raden om dit soort situaties te vermijden of nauwkeurig te documenteren. Bij een controle moet je kunnen uitleggen hoe je de kilometers hebt verdeeld.
Handmatig bijhouden of automatisch registreren
Je kunt je rittenregistratie handmatig bijhouden in een schrift of spreadsheet. Dit vergt discipline en kost tijd, maar voldoet aan de wettelijke eisen als je consequent bent. Veel ondernemers kiezen tegenwoordig voor een automatische oplossing. Een blackbox auto registreert elke rit automatisch met GPS-gegevens, zodat je achteraf alleen nog hoeft aan te geven of een rit zakelijk of privé was.
Het voordeel van automatische registratie is dat je geen ritten kunt vergeten. Bovendien zijn de gegevens nauwkeuriger en moeilijker te betwisten bij een controle. De investering verdient zich vaak terug door de tijd die je bespaart en de zekerheid die je krijgt.
Veelgemaakte fouten bij de rittenadministratie
De meest voorkomende fout is het achteraf invullen van de registratie. Na een paar weken weet je niet meer precies waar je bent geweest en welke route je hebt gereden. Dit leidt tot gaten en onnauwkeurigheden die de Belastingdienst direct opmerkt. Registreer je ritten daarom direct na afloop of gebruik een systeem dat dit automatisch doet.
Een andere valkuil is het vergeten van de kilometerstand bij tankbeurten of onderhoud. Deze standen moeten overeenkomen met je rittenregistratie. Wijkt dit af, dan ontstaat twijfel over de betrouwbaarheid van je hele administratie.
Zo voorkom je problemen met de fiscus
Een waterdichte kilometerregistratie begint met een vast systeem dat je dagelijks gebruikt. Kies voor een methode die bij je past en houd je eraan. Bewaar ook ondersteunende documenten zoals tankbonnen, facturen van onderhoud en afspraakbevestigingen van klanten. Deze documenten versterken je registratie bij een eventuele controle.
Neem je rittenadministratie serieus vanaf de eerste dag dat je een zakelijke auto rijdt. Zo bouw je een solide dossier op waar de Belastingdienst geen vragen over stelt.
Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?
UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →
Reageer op dit bericht