Power BI en Excel? Een vergelijking en uitleg van Power BI Desktop en Power BI Service

Microsoft Excel en Power BI zijn twee krachtige tools die door veel bedrijven worden gebruikt voor data-analyse en rapportage. Hoewel beide tools overlappen in functionaliteit, zijn er aanzienlijke verschillen en unieke kenmerken die hen geschikt maken voor verschillende toepassingen. In dit artikel vergelijken we Power BI en Excel, verkennen we de verschillen en overeenkomsten, en geven we een diepgaande uitleg over de onderdelen van Power BI, zoals Power BI Desktop en Power BI Service. Ook beschrijven we stap voor stap hoe je Power BI kunt toepassen, van het binnenhalen van data tot het delen van rapporten.

Verschillen en Overeenkomsten tussen Power BI en Excel

Overeenkomsten

1. Data-analyse: Zowel Power BI als Excel bieden krachtige mogelijkheden voor data-analyse, inclusief het gebruik van formules, draaitabellen en grafieken.
2. Data-visualisatie: Beide tools stellen gebruikers in staat om data te visualiseren met behulp van diverse grafieken en diagrammen.
3. Koppelingen naar externe data: Zowel Power BI als Excel kunnen data importeren uit verschillende externe bronnen, zoals databases, webservices en spreadsheets.

Verschillen

1. Functionaliteit en Schaalbaarheid:

   • Excel: Biedt uitgebreide mogelijkheden voor berekeningen, tabellen en conditionele opmaak. Het is ideaal voor individuele of kleinschalige analyses.
   • Power BI: Ontworpen voor grootschalige data-analyse en visualisatie. Biedt geavanceerde interactieve dashboards en kan omgaan met grote datasets en complexe datamodellen.

2. Samenwerking en Delen:

   • Excel: Documenten kunnen worden gedeeld via e-mail of cloudopslag zoals OneDrive, maar samenwerking kan omslachtig zijn.
   • Power BI: Maakt naadloze samenwerking en delen van rapporten mogelijk via Power BI Service. Gebruikers kunnen eenvoudig rapporten delen, commentaar geven en samenwerken in real-time.

3. Data-visualisatie:

   • Excel: Beperkt tot de ingebouwde grafieken en diagrammen.
   • Power BI: Biedt een breed scala aan geavanceerde visualisaties, inclusief custom visuals die kunnen worden gedownload vanuit de Power BI Visuals Marketplace.

Wat is Power BI Desktop en Power BI Service?

Power BI Desktop

Power BI Desktop is een gratis applicatie die op een lokale computer wordt geïnstalleerd. Het wordt gebruikt voor het maken van datamodellen, rapporten en dashboards. Met Power BI Desktop kunnen gebruikers data importeren, transformeren en visualiseren. De belangrijkste functies zijn:

• Data Importeren en Transformeren: Data kan worden geïmporteerd uit verschillende bronnen en getransformeerd met behulp van Power Query.
• Modeleren: Relaties leggen tussen verschillende datasets en berekeningen maken met DAX (Data Analysis Expressions).
• Visualiseren: Creëren van interactieve visualisaties en rapporten.

Power BI Service

Power BI Service is een online SaaS (Software as a Service) platform waar gebruikers rapporten en dashboards kunnen publiceren, delen en bekijken. Het biedt functionaliteiten zoals:

• Publiceren en Delen: Rapporten die zijn gemaakt in Power BI Desktop kunnen worden gepubliceerd naar Power BI Service en gedeeld met anderen.
• Samenwerken: Teams kunnen samenwerken aan datasets, rapporten en dashboards.
• Real-time Updates: Dashboards kunnen real-time worden bijgewerkt met data vanuit verschillende bronnen.

Enkele Belangrijke Standaardinstellingen

Bij het gebruik van Power BI zijn er enkele standaardinstellingen en stappen die essentieel zijn voor een efficiënte workflow:

1. Instellen van Dataformaten: Zorg ervoor dat de data correct is geformatteerd bij het importeren, zoals datums, valuta’s, en numerieke waarden.
2. Data Types: Controleren en instellen van de juiste data types voor elke kolom.
3. Relaties Leggen: Definieer de relaties tussen verschillende tabellen om correcte data-integratie en analyse mogelijk te maken.
4. Beveiligingsinstellingen: Instellen van rol-gebaseerde beveiliging om te bepalen wie toegang heeft tot welke data.

Data Binnenhalen in Power BI

Data uit Verschillende Bronnen Ophalen

Power BI ondersteunt een breed scala aan gegevensbronnen, waaronder:

• Excel-bestanden: Directe import vanuit Excel spreadsheets.
• Databases: Zoals SQL Server, Oracle, en MySQL.
• Online Services: Zoals Google Analytics, Salesforce, en Microsoft Dynamics.
• Web: Data scrapen van websites.

Data Voorbereiden in Power Query

Power Query is een krachtige tool binnen Power BI voor data-transformatie en -voorbereiding. Enkele belangrijke functies zijn:

• Filteren en Sorteren: Het verwijderen van onnodige rijen en kolommen en het sorteren van data.
• Mergen en Append: Het combineren van meerdere datasets tot één enkele tabel.
• Transformeren: Veranderen van dataformaten, splitsen en samenvoegen van kolommen, en berekeningen uitvoeren.

Relaties Leggen tussen Verschillende Bronnen

Binnen Power BI kunnen relaties tussen tabellen worden gelegd om data op een geïntegreerde manier te analyseren. Dit kan via:

• Eén-op-veel relaties: Bijvoorbeeld, een tabel met verkoopgegevens gekoppeld aan een tabel met productinformatie.
• Kruisfilteren: Bepalen hoe filters zich gedragen over de verschillende tabellen.

Measures Maken (Aanvullende Berekeningen)

Measures zijn berekeningen die worden uitgevoerd op basis van de data in je model. Ze worden gemaakt met DAX (Data Analysis Expressions). Voorbeelden van measures zijn:

• Som van Verkoop: Total Sales = SUM(Sales[Amount])
• Gemiddelde Verkoop: Average Sales = AVERAGE(Sales[Amount])
• Percentage van Totaal: Percentage of Total Sales = DIVIDE([Total Sales], SUMX(ALL(Sales), Sales[Amount]))

Verschillende Visuals Maken en Opmaken

Kolom-, Staaf-, Lijn- en Cirkelgrafiek

• Kolomgrafiek: Ideaal voor het vergelijken van categorieën.
• Staafgrafiek: Geschikt voor lange categorieën of wanneer labels beter leesbaar moeten zijn.
• Lijngrafiek: Perfect voor het weergeven van trends over tijd.
• Cirkelgrafiek: Goed voor het tonen van aandeel van onderdelen binnen een geheel.

Watervalgrafiek en Ribbon Chart

• Watervalgrafiek: Helpt bij het visualiseren van incrementele veranderingen tussen een start- en eindwaarde.
• Ribbon Chart: Toont rangschikkingsveranderingen over verschillende dimensies.

Slicers en Top X Lijst

• Slicers: Interactieve filters die de visualisaties dynamisch aanpassen.
• Top X Lijst: Lijsten die de top (bijvoorbeeld top 10) items tonen op basis van een bepaalde maatstaf.

AI-Visuals zoals Decomposition Tree en Q&A

• Decomposition Tree: Biedt een manier om data hiërarchisch te ontleden en te analyseren.
• Q&A: Gebruikers kunnen natuurlijke taalvragen stellen en Power BI genereert automatisch de juiste visualisatie.

Filters Toepassen op Verschillende Niveaus

Filters kunnen worden toegepast op verschillende niveaus in Power BI:

• Rapportfilters: Van invloed op het hele rapport.
• Paginafilters: Van invloed op een specifieke pagina binnen een rapport.
• Visuelfilters: Van invloed op een specifieke visualisatie.

Interactie tussen Visuals Aanpassen

De interactie tussen verschillende visualisaties kan worden aangepast om de gebruiker te helpen bij het verkennen van data. Dit kan door:

• Cross-highlighting: Wanneer een element in een visualisatie wordt geselecteerd, worden relevante gegevens in andere visualisaties gemarkeerd.
• Cross-filtering: Selecties in een visualisatie filteren data in andere visualisaties.

Opslaan, Publiceren en Delen

Opslaan en Publiceren

• Opslaan: Rapporten en dashboards kunnen lokaal worden opgeslagen als .pbix-bestanden.
• Publiceren: Rapporten kunnen worden gepubliceerd naar Power BI Service voor bredere toegang en samenwerking.

Delen via Toezenden Link, in Teams (Chat en Tabblad in Team-kanaal)

Rapporten kunnen eenvoudig worden gedeeld door een link te verzenden of door ze te integreren in Microsoft Teams, zowel in chats als in tabbladen binnen team-kanalen.

Exporteren naar Excel, PDF en PowerPoint

Gebruikers kunnen rapporten en visualisaties exporteren naar verschillende formaten, zoals:

• Excel: Data exporteren naar een Excel-bestand voor verdere analyse.
• PDF: Rapporten exporteren naar een PDF voor distributie.
• PowerPoint: Visualisaties exporteren naar PowerPoint voor presentaties.

Dataset Delen

Datasets kunnen worden gedeeld binnen een organisatie, zodat andere gebruikers ze kunnen hergebruiken voor hun eigen rapporten en analyses.

Stapsgewijze Toepassing van Power BI

1. Data Binnenhalen in Power BI

Stap 1: Open Power BI Desktop

Download en installeer Power BI Desktop van de Microsoft-website als je dit nog niet hebt gedaan.

Stap 2: Data Importeren

1. Klik op “Get Data”: Dit opent een lijst met beschikbare gegevensbronnen.
2. Selecteer de gegevensbron: Kies bijvoorbeeld ‘Excel’, ‘SQL Server’, ‘Web’, etc.
3. Voer de vereiste verbindingseigenschappen in: Bijvoorbeeld de bestandslocatie voor een Excel-bestand of de servernaam en database voor een SQL Server-verbinding.
4. Laad de gegevens: Klik op ‘Load’ om de gegevens in Power BI te laden.

2. Data Voorbereiden in Power Query

Stap 3: Data Transformeren

1. Open de Power Query Editor: Klik op ‘Transform Data’.
2. Maak aanpassingen aan de gegevens:
   • Kolommen filteren en sorteren: Gebruik de filterknoppen naast de kolomkoppen.
   • Kolommen splitsen of samenvoegen: Klik met de rechtermuisknop op een kolom en kies de gewenste optie.
   • Berekeningen toevoegen: Gebruik de ‘Add Column’-tab om aangepaste kolommen toe te voegen.

Stap 4: Data Verrijken

1. Kolommen omzetten: Pas datatypes aan zoals datums, getallen of tekst.
2. Gegevens samenvoegen: Combineer meerdere gegevensbronnen door middel van ‘Merge Queries’ of ‘Append Queries’.
3. Data opschonen: Verwijder lege rijen, dupliceer rijen, en maak gebruik van transformaties zoals trim en replace.

3. Relaties Leggen tussen Verschillende Bronnen

Stap 5: Relaties Definiëren

1. Ga naar het ‘Model’-weergave: Klik op het modelpictogram aan de linkerkant.
2. Trek en verbind velden: Sleep velden van de ene tabel naar de corresponderende velden in een andere tabel om relaties te definiëren.
3. Instel relatie-eigenschappen: Dubbelklik op de relatiepijlen om eigenschappen zoals kruisschemafiltering en kardinaliteit in te stellen.

4. Measures Maken (Aanvullende Berekeningen)

Stap 6: Measures Toevoegen

1. Selecteer een tabel: Klik met de rechtermuisknop op een tabel in de veldenlijst.
2. Kies ‘New Measure’: Voer een DAX-formule in voor je measure, bijvoorbeeld:
   • Total Sales = SUM(Sales[Amount])
   • Average Sales = AVERAGE(Sales[Amount])

5. Verschillende Visuals Maken en Opmaken

Stap 7: Visualisaties Toevoegen

1. Selecteer de ‘Report’-weergave: Klik op het rapportpictogram aan de linkerkant.
2. Kies een visualisatie: Selecteer een type visualisatie in het visualisatiepaneel (kolom-, staaf-, lijn-, cirkelgrafiek, enz.).
3. Voeg velden toe aan de visualisatie: Sleep de gewenste velden naar de visualisatie en stel de assen, waarden en legende in.
4. Pas de opmaak aan: Gebruik het opmaakpaneel om kleuren, lettertypen en andere stijlopties te wijzigen.

Stap 8: Geavanceerde Visualisaties

1. Watervalgrafiek: Kies de watervalgrafiek en voeg waarden toe om incrementele veranderingen te visualiseren.
2. Ribbon Chart: Selecteer de ribbon chart voor het weergeven van rangschikkingen.
3. Slicers: Voeg slicers toe om interactieve filters toe te passen op je rapport.
4. AI-Visuals:
   • Decomposition Tree: Voeg deze toe om hiërarchische data te analyseren.
   • Q&A: Voeg een Q&A visual toe om natuurlijke taalvragen te stellen.

6. Filters Toepassen op Verschillende Niveaus

Stap 9: Filters Instellen

1. Rapportfilters: Pas filters toe op het hele rapport via het filters-paneel.
2. Paginafilters: Pas filters toe die alleen gelden voor de huidige pagina.
3. Visuelfilters: Pas specifieke filters toe op individuele visualisaties.

7. Interactie tussen Visuals Aanpassen

Stap 10: Visual Interacties Configureren

1. Selecteer een visualisatie: Klik op een visualisatie om deze te selecteren.
2. Pas interacties aan: Gebruik de ‘Edit Interactions’ optie in het lint om te bepalen hoe geselecteerde visualisaties invloed hebben op andere visualisaties.

8. Opslaan, Publiceren en Delen

Stap 11: Opslaan en Publiceren

1. Opslaan: Klik op ‘File’ > ‘Save’ om je rapport lokaal op te slaan als een .pbix-bestand.
2. Publiceren: Klik op ‘Publish’ in het lint en kies je Power BI-werkruimte om het rapport naar Power BI Service te uploaden.

Stap 12: Rapporten Delen

1. Link Verzenden: Kopieer de deelbare link vanuit Power BI Service en stuur deze naar collega’s.
2. Teams Integratie: Voeg het rapport toe aan een Teams-kanaal via de Power BI-app of deel de link in een chat.
3. Exporteren: Exporteer het rapport naar Excel, PDF, of PowerPoint via de ‘Export’ opties in Power BI Service.

Stap 13: Dataset Delen

1. Dataset publiceren: Zorg ervoor dat de dataset gepubliceerd is in Power BI Service.
2. Toegangsrechten instellen: Ga naar de dataset in Power BI Service, klik op ‘Settings’, en beheer de toegangsrechten om anderen in staat te stellen de dataset te gebruiken voor hun eigen rapporten.

Door deze stappen te volgen, kun je Power BI effectief inzetten om data te analyseren, visualiseren en delen binnen je organisatie. Het biedt een robuust platform voor het omzetten van ruwe data naar waardevolle inzichten en besluitvorming.