Total Cost of Ownership (TCO)

Total Cost of Ownership, ofwel totale eigendomskosten (TCO),  betreft een analyse die verder kijkt dan de zichtbare kosten en waarde toekent aan de volledige levenscyclus van een aankoop. Het gaat derhalve om het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst gedurende de gehele levenscyclus/gebruikscyclus. 

Hoe verhoudt de totale eigendomskosten (TCO) zich tot de prijs?

TCO benadrukt het verschil tussen de aankoopprijs en de langetermijnkosten. De TCO-analyse ontstond in de jaren tachtig vanwege de hoge kosten ter ondersteuning van hardware- en software-aankopen in de IT-sector. Managers ontdekten dat de kosten die gemoeid gingen met apparatuur en software 5 tot 8 de aankoopprijs kon kosten.

Er zijn verschillende manieren waarop de analyse nuttig is voor besluitvormers. TCO-analyse kan helpen bij het maken van belangrijke huur- versus koopvergelijkingen. Door dit te integreren in het aankoopproces, beïnvloedt het rechtstreeks de uitkomsten bij de selectie van leveranciers, prioritering van kapitaalinvesteringen en de algemene bedrijfsbegroting.

TCO versus prijsanalyse

De prijs is wat je betaalt om goederen/diensten aan te schaffen. De totale kosten zijn wat je betaalt om goederen/diensten te kopen, te onderhouden en te gebruiken.

Wat omvat de TCO-analyse?

Er kunnen 3 kerncomponenten in de berekening van de totale eigendomskosten (TCO) worden geduid, namelijk:

1. Aanschafkosten (CAPEX)

Aanschaf-/fysieke kosten omvatten de kosten van apparatuur of onroerend goed vóór belastingen, maar na commissies, kortingen, aankoopprikkels en afsluitkosten. Soms zijn hierbij eenmalige kosten inbegrepen voor randapparatuur of upgrades die nodig zijn voor de installatie of het gebruik van de asset.

2. Operationele kosten (OPEX)

Operationele kosten omvatten abonnementen of diensten die nodig zijn om het item in gebruik te nemen. Dit omvat:

• energiekosten,
• directe arbeidskosten, en
• initiële trainingskosten.

3. Personeelskosten

Personeelskosten kunnen omvatten:

• administratief personeel
• ondersteunend personeel voor het apparatuur,
• de faciliteit waar de apparatuur en operators zich bevinden. Dit kan doorlopende training en troubleshooting-aachtige arbeid voor onderhoudsdoeleinden omvatten.

TCO berekenen

De werkelijke totale kosten kunnen niet alleen kosten omvatten, maar ook incrementele besparingen of inkomstenstromen die door de kapitaalinvestering worden gegenereerd. De verandering in kasstromen ten opzichte van de “business as usual”-optie is wat de totale eigendomskosten (TCO) compenseert. Deze geldstromen moeten worden gewaardeerd met behulp van netto contante waardeberekeningen om de waarden in de tijd te overwegen.

Conclusie

Een TCO-analyse betreft een zeer essentieel hulpmiddel in de besluitvorming voor bedrijven van elke omvang. Het vereist zowel inzicht in de investering als de mogelijke bedrijfsimpact om de juiste beslissing te nemen.