Benefits Realization Management (BRM)

Benefits Realization Management (BRM) betreft een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat projecten, programma’s of investeringen leiden tot duurzame voordelen die bijdragen aan de strategische doelen van een organisatie. BRM richt zich op het identificeren, plannen, realiseren, monitoren en onderhouden van voordelen (benefits). Het onderscheidt zich van traditioneel projectmanagement doordat de focus ligt op het leveren van waarde in plaats van alleen op tijd, budget of scope. Om BRM succesvol toe te passen, wordt het proces doorgaans doorlopen in een logische volgorde, ondersteund door specifieke componenten. Onderstaand een beknopt stap-voor-stap overzicht.

1. Identificatie van voordelen

De eerste stap in BRM is het identificeren van de voordelen die een investering of project dient op te opleveren:

• Wat wordt gedaan: Stakeholders worden betrokken om duidelijkheid te krijgen over de gewenste uitkomsten, zoals financiële voordelen (bijvoorbeeld kostenbesparingen of omzetgroei) of niet-financiële voordelen (zoals verbeterde klanttevredenheid of duurzaamheid).
• Tools: Vaak wordt een Benefits Dependency Map gebruikt om de relaties tussen activiteiten, outputs, en de strategische doelen van de organisatie te visualiseren.
• Belang: Deze stap zorgt ervoor dat alleen haalbare en waardevolle voordelen worden nagestreefd en dat er overeenstemming is over de doelen.

2. Planning van voordelen

Na het identificeren van de voordelen wordt een gedetailleerd plan opgesteld om de voordelen te realiseren.

• Wat wordt gedaan:
  • Er wordt een Benefits Realization Plan ontwikkeld, waarin staat:
    • Hoe en wanneer voordelen worden gerealiseerd.
    • Wie verantwoordelijk is voor het behalen ervan (benefit owners).
    • Welke KPI’s worden gebruikt om voortgang te meten.
  • Mijlpalen worden vastgesteld voor de geleidelijke realisatie van voordelen.
• Belang: Deze stap legt een duidelijke routekaart vast en voorkomt dat de voordelen abstract blijven.

3. Realisatie en levering

Dit is de uitvoeringsfase waarin de geplande voordelen daadwerkelijk worden gerealiseerd.

• Wat wordt gedaan:
  • Het project wordt uitgevoerd volgens het benefitsplan.
  • Verandermanagement speelt een cruciale rol om ervoor te zorgen dat nieuwe processen, systemen of diensten succesvol worden geïntegreerd in de dagelijkse werking van de organisatie.
  • Stakeholders worden actief betrokken en geïnformeerd.
• Belang: Deze fase vertaalt plannen in tastbare uitkomsten die waarde toevoegen aan de organisatie.

4. Monitoring en evaluatie

Gedurende en na de implementatie worden de voordelen gemeten, gemonitord en geëvalueerd.

• Wat wordt gedaan:
  • De voortgang wordt gemeten aan de hand van vooraf vastgestelde KPI’s.
  • Afwijkingen van het plan worden geïdentificeerd en aangepakt met correctieve acties.
  • Voortgangsrapportages en dashboards worden gebruikt om inzichten te delen met stakeholders.
• Belang: Voortdurende monitoring zorgt ervoor dat de organisatie kan bijsturen en de voordelen kan maximaliseren.

5. Sustainment van voordelen

De voordelen worden pas waardevol wanneer ze duurzaam zijn en bijdragen aan de operationele en strategische doelen.

• Wat wordt gedaan:
  • Na voltooiing van een project worden de verantwoordelijkheden overgedragen aan operationele teams.
  • Er wordt een systeem opgezet om de voordelen te blijven monitoren en optimaliseren.
  • Feedback loops worden gebruikt om te leren van behaalde resultaten en om toekomstige investeringen te verbeteren.
• Belang: Dit component voorkomt dat gerealiseerde voordelen verloren gaan en waarborgt continuïteit.

Ondersteunende componenten

Stakeholdermanagement

• Stakeholders zijn betrokken bij elke stap van BRM.
• Door duidelijke communicatie, betrokkenheid en toewijzing van verantwoordelijkheden wordt eigenaarschap gestimuleerd, wat cruciaal is voor succes.

Governance en besluitvorming

• Governance structuren zorgen voor accountability en toezicht op het hele BRM-proces.
• Een benefits governance board kan bijvoorbeeld beslissingen nemen over prioriteiten, risico’s en middelen.

Welke kanttekeningen kunnen worden geplaatst bij BRM?

Hoewel BRM veel voordelen biedt, kunnen er enkele kanttekeningen worden geplaatst:

1. Complexiteit: Vooral niet-financiële voordelen zijn vaak moeilijk meetbaar.
2. Korte-termijndenken: Organisaties focussen vaak op directe resultaten, terwijl voordelen zich vaak pas op de lange termijn manifesteren.
3. Verandermanagement: BRM vereist aanpassingen in processen, systemen en gedrag, wat soms weerstand oproept.
4. Culturele barrières: Succesvolle BRM vereist een cultuur gericht op waardecreatie, wat ontbreekt in veel organisaties.

Conclusie

BRM is een krachtige methode om projecten en programma’s niet alleen succesvol op te leveren, maar ook strategische waarde te creëren. Door de stappen van identificatie, planning, realisatie, monitoring en sustainment te volgen, wordt gewaarborgd dat voordelen niet alleen behaald worden, maar ook blijvend impact hebben op de organisatie.

LITERATUUR

1. Breese, R., Couch, O., & Turner, D. (2015). The conceptualization and benefits of ‘benefits management’ in project management. International Journal of Project Management, 33(2), 353-361.
2. Bradley, G. (2010). Benefit Realization Management: A Practical Guide to Achieving Benefits Through Change. Gower Publishing.
3. Serrador, P., & Pinto, J. K. (2015). Does Agile work? — A quantitative analysis of agile project success. International Journal of Project Management, 33(5), 1040-1051.
4. Ward, J., & Daniel, E. (2012). Benefits Management: How to Increase the Business Value of Your IT Projects. Wiley.