De strategische rol van de PMO Manager

In een wereld waarin organisaties steeds projectmatiger opereren, vervult het Project Management Office (PMO) een sleutelrol in het verbinden van strategie en uitvoering. Binnen deze context is de functie van PMO Manager uitgegroeid tot een onmisbare schakel: een professional die niet alleen projecten ondersteunt, maar het PMO positioneert als strategisch instrument. Met de toenemende complexiteit in organisaties verschuift de PMO Manager van uitvoerder naar verandermanager (Hobbs & Aubry, 2007).

Wat is een PMO Manager?

Een PMO Manager is verantwoordelijk voor het aansturen van het portfolio-, programma- en projectmanagement binnen een organisatie. Hij of zij borgt de toepassing van standaarden, monitort prestaties en zorgt dat initiatieven bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie (Unger, Gemünden & Aubry, 2012).

In tegenstelling tot een PMO Administrator, die vaak een ondersteunende en operationele rol vervult, houdt de PMO Manager zich bezig met beleidsvorming, governance en het aansturen van veranderinitiatieven.

Belangrijkste verantwoordelijkheden van een PMO-er

1. Governance en Standaardisatie
De PMO Manager ontwikkelt en bewaakt uniforme werkwijzen (bijvoorbeeld op grond van PRINCE2, PMBOK of Agile). Dit bevordert transparantie en voorspelbaarheid in projectuitvoering (Pellegrinelli, 2011).

2. Strategische Alignering
Samen met directieleden bepaalt de PMO Manager welke projecten prioriteit krijgen. Daarbij wordt het portfolio afgestemd op de langetermijndoelstellingen van de organisatie (Morris & Jamieson, 2005).

3. Stakeholdermanagement
De PMO Manager fungeert als schakel tussen projectteams en het topmanagement. Heldere communicatie, transparantie over voortgang en tijdige escalatie van knelpunten zijn cruciaal (Aubry, Müller, Hobbs & Blomquist, 2010).

4. Resource Management
Een goede verdeling van mensen, tijd en budget is essentieel. De PMO Manager plant middelen op basis van capaciteit en behoefte.

5. Risicobeheersing
Op portfolioniveau identificeert en analyseert de PMO Manager risico’s en stuurt op adequate beheersmaatregelen (Hillson, 2009).

6. Continue verbetering
Op basis van data (bijv. KPI’s, earned value metrics) stuurt de PMO Manager bij. Hij of zij borgt dat processen worden geëvalueerd en waar nodig geoptimaliseerd.

Het strategisch belang van de functie

Onderzoek wijst uit dat organisaties met een volwassen PMO beter presteren op het gebied van projecten, innovatie en strategierealisatie (PMI, 2021). De PMO Manager draagt bij aan:

• Verhoogde governance-volwassenheid (Kerzner, 2017)
• Meer efficiëntie en consistentie in uitvoering
• Verbeterde strategische afstemming van initiatieven
• Duidelijke verantwoordingsstructuren richting directie

Positie binnen de organisatie

De PMO Manager rapporteert doorgaans aan de Head of PMO, CIO of COO. In kleinere organisaties kan de PMO Manager de hoogste verantwoordelijke binnen het PMO zijn, terwijl hij of zij in grotere structuren vaak een team aanstuurt van analisten, coördinatoren en specialisten.

Competenties van een PMO Manager

Volgens het PMO Competency Framework (House of PMO, 2020) beschikt een effectieve PMO Manager over:

• Strategisch inzicht: het vermogen om het grotere geheel te overzien en koers te bepalen.
• Leiderschap: inspireren, aansturen en coachen van teams.
• Analytisch vermogen: data benutten om prestaties te sturen.
• Stakeholdergerichtheid: effectief opereren binnen complexe organisatiepolitiek.
• Veranderkracht: transformaties begeleiden en draagvlak creëren (Kotter, 1996).

Loopbaanpad en ontwikkeling

Veel PMO Managers beginnen hun loopbaan als projectmanager, PMO analist of coördinator. Voor groei richting deze functie zijn volgende stappen essentieel:

• Brede ervaring met projecten in diverse contexten
• Certificeringen
• Aantoonbare kennis van portfoliomanagement, risicobeheersing en governance
• Leiderschapsvaardigheden en ervaring met verandertrajecten

Toekomstige doorgroeifuncties zijn onder andere:

• Hoofd PMO / PMO Director
• Programmamanager (aansturing van complexe programma’s)
• Portfoliomanager (maximaliseren van waardecreatie uit projectportfolio)
• Specialistische rollen in risicomanagement, benefits management of reporting

Verschil tussen PMO Manager en PMO Director

De PMO Manager richt zich op de operationele kant van project- en portfoliobeheersing. Hij of zij beheert processen, stuurt het team aan en borgt methodisch werken.

De PMO Director kijkt naar de integrale waarde van het PMO binnen de organisatie. Dit is een strategische rol waarbij portfoliokeuzes, capaciteitsvraagstukken en organisatieverandering centraal staan (Aubry et al., 2007).

Is de PMO Manager rol iets voor jou?

Deze rol past bij professionals die:

• Graag schakelen tussen strategie en operatie
• Teamleiderschap willen combineren met inhoudelijke diepgang
• Zich comfortabel voelen in een veeleisende, dynamische omgeving
• Communicatief en besluitvaardig zijn
• Een impactvolle functie zoeken met doorgroeipotentieel

Conclusie

De PMO Manager is een sleutelrol voor organisaties die effectief, strategisch en toekomstgericht willen opereren. Door governance, strategie en uitvoering te verbinden, levert de PMO Manager tastbare waarde in projecten én organisatieontwikkeling.

In een wereld waarin flexibiliteit en beheersing steeds vaker samengaan, is de PMO Manager geen luxe maar een noodzaak.

LITERATUUR

1. Aubry, M., Müller, R., Hobbs, B., & Blomquist, T. (2010). Project management offices in transition. International Journal of Project Management, 28(8), 766–778.
2. Hobbs, B., & Aubry, M. (2007). A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): The results of phase 1. Project Management Journal, 38(1), 74–86.
3. House of PMO. (2020). PMO Competency Framework.
4. Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (12e editie). Wiley.
5. Kotter, J. P. (1996). Leading Change. Harvard Business School Press.
6. Morris, P. W. G., & Jamieson, A. (2005). Moving from corporate strategy to project strategy. Project Management Institute.
7. Pellegrinelli, S. (2011). What’s in a name: Project or programme? International Journal of Project Management, 29(2), 232–240.
8. Project Management Institute (PMI). (2021). PMO Framework Report: Insights and Trends. PMI.
9. Turner, J. R. (2009). The Handbook of Project-Based Management (3e editie). McGraw-Hill.
10. Unger, B. N., Gemünden, H. G., & Aubry, M. (2012). The three roles of a project portfolio management office: Their impact on portfolio management execution and success. International Journal of Project Management, 30(5), 608–620.

Winstgevendheid verhogen en uw bedrijf in waarde laten toenemen?

UBS Business Value Creation Services ondersteunt organisaties bij het verhogen van winst- en bedrijfswaarde. Ons team focust zich hierbij op domeinen die de grootste impact hebben op het bedrijfsresultaat. Lees meer →