Business intelligence is een continue proces waarmee bedrijven op gerichte wijze data verzamelen, registreren, analyseren en de daaruit resulterende informatie en kennis gebruiken om middels een rationeel besluitvormingsproces de prestaties van de organisatie te verbeteren. Business intelligence bestaat uit zes stappen om de organisatie slimmer te maken, te verbeteren en vooral te leren van het eigen handelen. Besluitvormingsprocessen worden aan de ene kant steeds complexer door de hoeveelheid aan informatie die bedrijven ter beschikking hebben, maar aan de andere kant stijgt de kwaliteit van de besluitvorming door een betere en complete informatievoorziening. Binnen het rationeel besluitvormingsproces worden alle mogelijkheden voor een besluit in overweging genomen en wordt er geanalyseerd welke optie voor een besluit de beste is. Vaak is er door een gebrek aan tijd geen rationeel besluitvormingsproces mogelijk en wordt de meest acceptabele oplossing gekozen. Dit kan zeer nadelige gevolgen hebben, omdat de beste optie achterwege is gebleven. Een tijdige en complete informatievoorziening binnen organisatie is van groot belang om de kwaliteit van besluitvorming te verbeteren. Business intelligence is een belangrijk onderdeel van elke organisatie geworden. Elke organisatie zal de in- en externe omgeving moeten analyseren en de gegevens die hieruit voortvloeien moeten gebruiken om een nieuw beleid/strategie, het businessmodel of de waardepropositie aan te passen en de concurrentie positie te verbeteren. Het doel van business intelligence is het verzamelen, selecteren en interpreteren van goede informatie om een organisatie te kunnen sturen en tot goede besluiten te komen.
Toepassing
Om business intelligence in een organisatie toe te passen worden zes stappen doorlopen. Deze zes stappen zijn: verzamelen, presenteren, interpreteren, controleren, distribueren en anticiperen. De stappen worden onderstaand beknopt uiteengezet.
Verzamelen: in een organisatie is op vele manieren informatie te verkrijgen. Zo gebruiken veel organisatie informatiesystemen als enterprise resource planning- en customer relationship management systemen. Daarnaast kan een organisatie allerlei informatie verkrijgen via internet, boeken, kranten, kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Er wordt informatie gekregen omtrent de prestaties van de eigen organisatie, maar ook over ontwikkelingen en trends die van invloed zijn op de organisatie uit de externe omgeving. Zo zijn er demografische, economische, sociaal/culturele, technologische, ecologische en politiek/juridische aspecten van invloed op de organisatie. Daarnaast zijn er allerlei aspecten vanuit de markt zoals de concurrenten, afnemers, andere belanghebbenden, leveranciers van invloed op de organisatie. Controleer wel altijd of de gegevens of bronnen voldoen aan eisen van betrouwbaarheid en validiteit, om zo achteraf verkeerde besluitvorming te voorkomen.
Presenteren: de verzamelde gegevens uit de verschillende bronnen die gehanteerd zijn worden met elkaar gecombineerd, geïntegreerd en opgeslagen. Door deze handeling ontstaat er een gemeenschappelijke bron, waar de besluitvorming van afgeleid kan worden.
Interpreteren: door de gegevens te analyseren, deze in een context te plaatsen en deze betekenis te geven kan de informatie geïnterpreteerd worden. De context bestaat uit allerlei gegevens die de omgeving en randvoorwaarden van de informatie beschrijven als periode, maat, hoeveelheid en plaats etcetera. Aan de hand van de interpretatie en de conclusies die hier uit getrokken kunnen worden, kan er aanzet worden gegeven tot verbeterinitiatieven of nieuw beleid. Als de huidige en gewenste situatie in kaart gebracht zijn, kan bepaald worden welke mogelijkheden en oplossingen er mogelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken.
Controleren: uit de gegevens die de organisatie verzameld, gepresenteerd en geïnterpreteerd heeft komen allerlei nieuwe inzichten naar voren. Deze inzichten zullen gecontroleerd moeten worden op correctheid. Er zal dus getoetst moet worden of een hypothese of conclusie klopt, voordat er over wordt gegaan op nieuw beleid.
Distribueren: informatievoorziening is een belangrijk element voor een goede besluitvorming. Het is belangrijk dat de ontvanger of gebruiker actueel en tijdig informatie ontvangt op de juiste locatie.
Anticiperen: nu de informatie compleet is en bij de juiste personen kunnen besluiten worden genomen en kan de onderneming zich aanpassen om de organisatie en concurrentie positie te verbeteren. Business intelligence hanteert een aantal eisen waaraan de gegevens moeten voldoen om tot een goede besluitvorming te komen. Het gaat hier om de aspecten tijd, inhoud en vorm.
Aandachtsgebieden
Business intelligence projecten kosten veel tijd, maar dit dan ook noodzakelijk voor een rationeel besluitvormingsproces waarbij het beste besluit wordt genomen en niet de meest acceptabele. Om goede informatie te verkrijgen en heldere analyses uit te kunnen voeren zijn allerlei ondersteunende theoretische modellen en methoden beschikbaar. Zo zijn twee bruikbare modellen om de externe omgeving in kaart te brengen de DESTEP-analyse en het vijf krachten model van Porter. Om de interne omgeving in kaart te brengen kan gebruik worden gemaakt van het 7S model. De achterliggende gedachte van business intelligence is terug te vinden in de filosofie van de PDCA-cyclus, waarbij het draait om gegevens te analyseren/interpreteren en hier adequaat beleid op te trekken
Literatuur
Ansoff, H.I. (1990). Implanting Strategic Management. Londen: Longman Higher Education.
Ogilvie, R. (2001). Strategische beleidsinformatie. Pearson Prentice Hall
