World Café Methode

World Café betreft een inspirerende manier om mensen op zinvolle wijze met elkander in gesprek te laten gaan teneinde kennis uit te wisselen en/of ideeën te vormen.
Hierbij staat het ‘bottom-up’ denken centraal. Op deze wijze krijgt eenieder de mogelijkheid om input te verschaffen aan het management.
Het management geeft op haar beurt een commitment af om handelingen te verbinden aan de input. Het World Café kan bij veel gelegenheden een zeer geschikte vorm zijn om tot werkelijke beweging te komen.
Onderstaand wordt beknopt weergegeven welke concrete werkvorm het World Café behelst. 

Werkvorm The World Café
Het betreft een werkvorm om gezamenlijk levendige dialoog op te zetten rondom vragen die er werkelijk toe doen. Dit wordt verricht door in kleine groepen van rond de vier tot vijf mensen rond een cafétafeltje bij elkaar te komen,  én over één of meer onderwerpen te spreken die er echt toe doen in het leven, het werk of de gemeenschap van de deelnemers aan het gesprek. Deelonderwerpen en inzichten worden op de aangebrachte tafelkleden vastgelegd in collectief gemaakte mindmaps. Na een ronde
waarvoor minimaal 30 minuten wordt uitgetrokken wisselen de deelnemers vervolgens van tafel, waarbij de host van de betreffende tafel nieuwe deelnemers verwelkomt. De host vat vervolgens kort samen welke onderwerpen door de vorige groep zijn besproken, tot welke inzichten de groep is gekomen en welke vragen nader onderzocht dienen te worden. De nieuwe deelnemers bouwen vervolgens voort op deze gespreksronde en breiden de mindmap op het tafelkleed verder uit. Na een aantal rondes worden de mindmaps op de muur gehangen zodat de deelnemers (in een pauze) kennis kunnen nemen van de resultaten van alle tafeltjes en proberen de hosts tot een synthese van resultaten te komen tijdens een plenaire terugkoppeling.

The World Café in één oogopslag
Groepen van vier tot vijf deelnemers zitten rondom cafétafeltjes die door de gehele ruimte zijn opgesteld.

• Iedere groep onderzoekt vragen die er werkelijk toe doen in het leven, het werk of de gemeenschap van de deelnemers aan het gesprek.
• Deelnemers worden aangemoedigd om elkaars bijdragen te erkennen en hierop voort te bouwen, waarbij ideeën op de papieren tafelkleden visueel vorm gegeven kunnen worden.
• Deelnemers gaan in verschillende rondes van tafel tot tafel waarbij zij zorgen voor kruisbestuiving van ideeën doordat zij inzichten, thema’s en vragen meenemen in nieuwe conversatierondes.
• De ‘hosts’ blijven bij iedere tafel om nieuwe deelnemers te verwelkomen en door te gaan met het vastleggen en tekenen van de belangrijkste ideeën en nieuwe verbanden op het tafelkleed (of grote kaarten als er geen geschikte tafels zijn).
• De groepen delen vervolgens hun ontdekkingen met elkaar door het op de muur hangen van de tafelkleden met mindmaps. Doordat hosts tijdens een plenaire terugkoppeling de inzichten van de ene tafel met die van andere tafels verbinden, wordt collectieve kennis zichtbaar.
  Innovatieve mogelijkheden om in actie te komen ontstaan daarbij op natuurlijke wijze.

Zeven principes voor het houden van een succesvol World Café

1. Verduidelijk de context.
2. Creëer een uitnodigende omgeving.
3. Onderzoek vragen die er echt toe doen.
4. Ieders bijdrage wordt aangemoedigd.
5. Verbindt de diverse perspectieven.
6. Luister gezamenlijk naar inzichten en dieperliggende vragen.
7. Deel de gezamenlijke ontdekkingen die geoogst zijn.

Principe 1:
Bij de start is het van belang om het doel van het Café te verduidelijken, de deelnemers die worden uitgenodigd en de parameters waar aan wordt gewerkt. Deze elementen zijn nodig om een uitnodiging op te stellen die de nieuwsgierigheid van deelnemers opwekt.
Doel: Wat in de situatie maakt het gesprek belangrijk? Waarom brengen we mensen bij elkaar? Welke focus, thema’s en terreinen van onderzoek zijn relevant en van belang voor de deelnemers? Hebben we een speciale Café naam nodig om mensen te trekken? Wat is de beste uitkomst die we kunnen voorstellen?
Een resultaat hoeft lang niet altijd direct een antwoord of oplossing te zijn. Vaak is alleen al het gezamenlijk ontdekken van de echte vragen die ertoe doen en de mogelijkheid om voor het eerst gezamenlijk over die ideeën na te denken al een heel waardevolle uitkomst.
Dit alleen al zet mensen aan tot het aan de slag gaan met deze vragen.
Deelnemers: Wie nodigen we uit om de doelen van het gesprek te bereiken? Welke additionele mensen en perspectieven voegen een waardevol perspectief toe aan het gesprek? Wat weten we over degene die we uitnodigen?
Parameters: hiermee worden alle randvoorwaarden zoals tijd, locatie e.d. bedoeld.

Principe 2:
Het is van belang om een uitnodigende omgeving te creëren waar mensen zich welkom en op hun gemak voelen. Dit is een voorwaarde voor deelnemers om hun uiterste best te doen bij het gezamenlijk meedenken, praten en luisteren.
In de uitnodiging wordt het thema of de startvraag gesteld. Formuleer de vraag eenvoudig en positief zodat deze nieuwsgierigheid opwekt en zorg dat er geen eenduidig antwoord op te geven is. Laat deelnemers weten dat het geen gewone bijeenkomst is maar een waar met plezier, engagement en creativiteit gewerkt zal worden en ieders bijdrage er toe doet. De uitnodiging moet informeel zijn en het verschil met een traditionele uitnodiging uitstralen.
Maak met eenvoudige middelen een café ambiance door papieren tafelkleedjes, kaarsjes en/of bloemstukjes op de tafels te plaatsen en koffie en thee te serveren. 

Principe 3:
Vragen die ertoe doen zijn vragen die: eenvoudig en duidelijk zijn, je aan het denken zetten, energie opwekken, tot een onderzoekende focus leiden, aannames blootleggen en nieuwe mogelijkheden genereren. Aan het einde van deze handleiding tref je een aantal vragen waarmee je in een aantal rondes tot dergelijke kernvragen kunnen leiden. 

Principe 4:
De tafels worden met opzet klein gehouden – circa 4 tot 5 mensen – om ervoor te zorgen dat iedere deelnemer voldoende gelegenheid heeft om bij te dragen. Meestal leidt de openingsvraag van zelf tot een gezamenlijk gesprek, maar voor de eerste ronde kan een symbolisch gespreksvoorwerp (ieder symbolisch object kan dienen als ‘talking object’: een steen of stokje, pen of lepel) worden ingezet. Deelnemers worden door de host aangemoedigd om naar elkaar ideeën, aannames, perspectieven
en contexten te luisteren en kunnen ook pauzes inlassen om goed na te denken. Bij het gebruik van een gespreksvoorwerp wordt het object door de spreker vastgehouden tijdens het praten, interrupties worden vermeden en het voorwerp wordt in het midden van de tafel gelegd of door gegeven aan een spreker die erna het woord wil nemen.

Principe 5:
Het feit dat deelnemers in verschillende rondes van tafel tot tafel gaan, waarbij zij zorgen voor kruisbestuiving van ideeën doordat zij inzichten, thema’s en vragen meenemen in nieuwe conversatierondes is een van centrale onderscheidende kenmerken van de werkvorm The World Café. Licht daarom als gastheer/vrouw de regels van deze werkvorm kort toe. Zet meerdere rondes (meestal drie) in van 20 tot 30 minuten. Moedig deelnemers en hosts aan om direct inzichten op tafelkleden vast te leggen. Na de eerste ronde blijft minimaal een persoon als host bij de tafel achter om nieuwe deelnemers te verwelkomen en kernvragen uit de eerste ronde over te dragen. Deelnemers (ook wel aangeduid als reizigers of ambassadeurs van betekenissen) zorgen voor kruisbestuiving door het inbrengen van ideeën en inzichten uit de eerdere ronde(s).
Na de laatste ronde hangen hosts de tafelkleden met mindmaps aan een centrale muur. Bij voorkeur in een pauze kunnen deelnemers op deze manier kennisnemen van de resultaten van andere groepen. In een plenaire sessie waarbij iedereen om de mindmaps heen staat (of in halve cirkel zit) proberen hosts tot een synthese van inzichten te komen. Vaak lukt het om in meerdere rondes te komen tot de echte hamvraag die vaak op een hoger niveau ligt dan de oorspronkelijke startvraag.

Principe 6:
Luister gezamenlijk naar inzichten en dieperliggende vragen.
Om te komen tot gezamenlijke inzichten en om patronen te herkennen in op het oog rommelige mindmaps is het noodzakelijk om te werken aan een competentie die de oprichters van The World Café aanduiden met de term ‘dynamisch luisteren’.

– Luister om te leren: probeer van iedere deelnemer aan tafel iets te leren
– Luister naar verschillen: zie verschillende aannames en perspectieven als geschenk omdat deze een goede voedingsbodem vormen voor onvoorziene mogelijkheden
– Luister met erkenning: door voort te bouwen op bijdragen van anderen,
hiervoor is het nodig om echt goed te luisteren naar bijdragen van anderen
en die gedachten over te nemen.
– Luister naar verbanden: om tot de diepere betekenis van alle individuele
bijdragen te komen is ‘gezamenlijk luisteren’ noodzakelijk. Herinner deelnemers eraan om naar collectieve inzichten te luisteren en patronen te
ontdekken. Om de magie van het midden te ontdekken kan naast de startvraag het midden van het tafelkleed het beste aan het einde van de ronde worden ingevuld met de echte hamvraag. Als deze nog in de plenaire sessie of de afsluitende ronde worden ontdekt.
– Reflectief luisteren: moedig deelnemers aan in stilte na te denken over alle bijdragen en de vraag: Wat is in het centrum van ons gesprek?

Principe 7:
Na de laatste ronde worden de tafelkleden opgehangen en wordt een stilte ingelast waarin deelnemers wordt gevraagd na te denken en aantekening te maken wat naar hun mening de hamvraag is. Vraag een willekeurige deelnemer zijn/haar idee te delen. Hierop proberen hosts – met hulp van de deelnemers – te komen tot een synthese van de gedachten uit de verschillende rondes. Wat is de rol van de ‘host”: wat ga je doen?
Herinner deelnemers eraan dat zij zodra zij inzichten krijgen deze direct op post-its of kaarten vastleggen.
Blijf bij de tafel als andere deelnemers wisselen en verwelkom reizende deelnemers van andere tafels.
Vat kort de inzichten van eerdere gespreksrondes samen zodat anderen hun ideeën en inzichten uit de eerdere rondes erbij aan kunnen haken.
Probeer na de laatste ronde met andere hosts en de deelnemers te komen tot een synthese van alle inzichten en ideeën. Wees daarbij niet bezorgd als het niet in de eerste ronde lukt, of de eerste plenaire terugkoppeling of de afsluitende actieronde. Want oefening baart kunst en als de werkwijze bevalt, kan deze werkwijze ook bij vervolgbijeenkomsten worden gebruikt. Dan worden we er als Community collectief vast steeds beter in.

Vragen die (tafel)hosts kunnen gebruiken bij de verschillende rondes

1e interactieve ronde: vooral vragen stellen om collectief aandacht te vragen voor de specifieke situaties van de deelnemers aan het gesprek

• Welke vraag (indien beantwoord) zou het meeste verschil maken in de toekomst van jouw eigen specifieke situatie?
• Wat is belangrijk voor jou (in jouw eigen situatie) en waarom hecht je er zoveel waarde aan?
• Welke kansen en mogelijkheden zie je (in je eigen situatie)?
• Wat weten we tot nu toe en wat moeten we nog leren over (jouw eigen situatie)?
• Welke dilemma’s en mogelijkheden zie je (voor jouw eigen situatie)?
• Welke aannames (met betrekking tot jouw eigen situatie) moeten wij testen of nader onderzoeken?
• Wat zou iemand met totaal andere opvattingen dan wij zeggen (over jouw specifieke situatie)?

2 e interactieve ronde: vooral vragen stellen om ideeën aan elkaar te knopen en tot diepere inzichten te komen

• Welke patronen zie je verschijnen?
• Wat kan je beluisteren in alle die verschillende verhalen?
• Wat vormt het centrum van de tafel (als symbool voor het gesprek)?
• Wat borrelt er in je op?
• Wat verschijnt er voor jouw geestesoog?
• Welke nieuwe verbanden kan je leggen?
• Wat heeft echte betekenis voor jou uit alles dat je hebt gehoord?
• Wat verrast je?
• Wat vormt een uitdaging voor jou?
• Wat ontbreekt er tot nu toe aan het plaatje tot nu toe?
• Waar moeten we nog meer duidelijkheid over krijgen?
• Wat is jouw grootste leerervaring, inzicht of ontdekking tot nu toe?
• Welke volgende denkniveau moeten we nu vervolgen?
• Als er een ding is dat nog niet gezegd is om naar het volgende niveau van denken over te gaan dan is dat …?

Aan het einde van de synthesefase bij de plenaire terugkoppeling en bij de afrondende fase over hoe nu verder te gaan met de thema’s: vooral vragen stellen om voorwaartse beweging te genereren

• Wat is nodig om verandering te bewerkstelligen op dit thema?
  Wat zou het mogelijk maken om jou volledig betrokken en energiek te krijgen om met jouw eigen situatie aan de slag te gaan?
• Wat heeft onze onmiddellijke zorg en aandacht nodig als we met dit thema verder gaan?
• Hoe kunnen we elkaar ondersteuning bieden bij het nemen van de volgende stappen?
• Wat is elk van onze unieke bijdrage daarin?
• Welke uitdagingen zullen op ons pad komen en hoe zullen we ermee omgaan?
• Welk gesprek, gesteld dat we vandaag beginnen, kan zodanig effect hebben dat er nieuwe mogelijkheden worden gecreëerd in de toekomst (van je eigen
  situatie)?

LITERATUUR
Brown, J. (2002). The World Café: A Resource Guide for Hosting Conversations That Matter. Whole Systems Associates: Mill Valley