Plannen als dictator of als democraat

Voor projectmatig werkende organisaties met meerdere medewerkers is goed plannen onmisbaar. In deze blog kijken we naar centraal versus decentraal plannen. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

3 verschillende benaderingen van plannen

Het kunstig plannen en vakkundig opzetten van processen is van cruciaal belang. Een essentieel aspect van planning is de keuze tussen centrale en decentrale planning. Hier zijn drie verschillende benaderingen:

1. De “dictator” – de centrale planner

De centrale planner fungeert als het spilpunt van het geheel. Hij of zij is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van projecten binnen de organisatie. Bovendien fungeert de planner als het contactpunt voor alle medewerkers met betrekking tot projectplanning. Hierbij houdt de planner rekening met verschillende aspecten, zoals de ontwikkelingsbehoefte van medewerkers, reistijd en expertise. De planner handhaaft de regels van het planningsproces, en als medewerkers hiervan afwijken, worden ze daarop aangesproken, hetzij door de planner zelf of door hun leidinggevende.

2. De “democratie” – iedereen mag zelf plannen

Zelfplanning biedt aanzienlijke voordelen. Klanten hebben direct contact met de medewerkers die de projecten uitvoeren, waardoor de communicatie soepeler verloopt. Medewerkers zijn goed op de hoogte van de behoeften van de klant, omdat ze rechtstreeks het aanspreekpunt zijn. Dit leidt tot een zeer persoonlijke aanpak. Ervaren medewerkers ontwikkelen zo hun eigen klantenkring, waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen, wat ondernemerschap binnen de organisatie stimuleert.

3. De mix – de situationele aanpak

Een combinatie van centrale en decentrale planning is ook mogelijk. Voor sommige projecten is de centrale planner verantwoordelijk, terwijl medewerkers voor andere projecten zelf de planning doen. Welke aanpak gekozen wordt, hangt af van de kenmerken van het project en de medewerkers. Dit staat bekend als de situationele aanpak. Hierbij wordt gekeken naar de specifieke situatie, waarna de meest geschikte aanpak wordt bepaald. Wel is het belangrijk om een zekere mate van standaardisatie toe te passen voor bepaalde typen projecten en medewerkers, zodat niet telkens opnieuw de juiste aanpak bepaald hoeft te worden.

Welke variant van plannen past bij jouw bedrijf?

Om de juiste aanpak voor planning te bepalen, kunnen bedrijven vijf onderwerpen onderzoeken. Op basis daarvan ontstaat een duidelijke richting voor de benadering van de planning.

Het plannen van projecten op basis van tijdsduur

Bij langdurige projecten is een medewerker vaak gedurende meerdere dagen per week bezig met het project, waarbij afspraken direct met de klant worden besproken. In bijna elke situatie is zelfplanning bij dit soort projecten aan te raden. Voor korte projecten daarentegen heeft een medewerker vaak meerdere kleine opdrachten per week, wat het beste centraal gepland kan worden. Door centraal te plannen, heeft het bedrijf meer grip op de projecten en kunnen verspilling van uren beter worden voorkomen.

Plannen op basis van het aantal projectaanvragen

Bij veel aanvragen van klanten past centrale projectplanning het beste, terwijl bij weinig aanvragen decentrale planning meer geschikt is. Een overvloed aan aanvragen kan medewerkers overweldigen, en een planner kan hierbij helpen door afspraken te boeken en medewerkers zich te laten concentreren op de inhoud van het werk. Op deze manier kan voorkomen worden dat de ene medewerker een volle agenda heeft terwijl een collega minder te doen heeft. De planner zorgt voor een gelijke verdeling van de opdrachten.

Plannen op basis van het ervaringsniveau van de medewerker

Bij senior medewerkers, die over de nodige ervaring beschikken om in te schatten hoeveel tijd projecten in beslag nemen, is decentrale projectplanning een uitstekende optie. Voor junior medewerkers, die mogelijk meer fouten kunnen maken door een gebrek aan ervaring, is het handig om een meer ervaren collega of planner te laten meekijken.

Plannen op basis van vaste of flexibele prijzen

Bij projecten met een vaste prijs biedt centrale planning voordelen, omdat een planner de kosten beter kan beheren en indien nodig kan bijsturen. Het is echter essentieel dat medewerkers regelmatig de voortgang van het werk melden, zodat afwijkingen tijdig kunnen worden opgemerkt. Als het project op nacalculatiebasis plaatsvindt en er voornamelijk op afroep wordt gewerkt, zonder vastgesteld budget, is decentrale planning vaak meer geschikt.

Plannen op basis van de mate van voorbereiding

Centrale projectplanning is handig wanneer er veel controle en voorbereiding nodig is. Als een medewerker tussendoor ook voorbereidend werk moet doen, kan dit de productiviteit onder druk zetten. Een centrale planner kan bijvoorbeeld controleren of de benodigde softwarelicenties aanwezig zijn, of de vliegtickets geboekt zijn en de voorbereidingen op locatie zijn voltooid. Hierdoor kunnen fouten, misverstanden en verloren uren worden voorkomen.

Conclusie

Wanneer je een manier zoekt om je planning binnen je bedrijf te organiseren, dan moet dit een bewust proces zijn. Alle soorten projecten en medewerkers op dezelfde manier behandelen en plannen is te kort door de bocht. Kijk goed naar wat medewerkers nodig hebben en welke verantwoordelijkheid ze kunnen dragen. De planning anders organiseren kan namelijk een groot effect hebben op de bedrijfsvoering.