Processtructuur

Een proces betreft een keten van diverse activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van resultaten (output) voor een klant. Elk proces is in dit verband opgebouwd uit een vijftal elementen:

1- Resultaten
Dat kunnen wasknijpers zijn, ingekochte materialen, maar ook adviezen of andere diensten. Bij het ontwerp van een proces wordt van–achteren–naar–voren geredeneerd. Centraal staat hierbij constant de vraag welk resultaat opgeleverd moet worden en welke activiteiten noodzakelijk zijn om het te bereiken. Elke activiteit die geen waarde toevoegt, is overbodig en wordt derhalve geschrapt. Aan elk resultaat worden doelstellingen of normen toegekend. Deze worden meetbaar gemaakt via prestatie–indicatoren (PI). Van elk geleverd resultaat wordt vastgesteld of de beoogde kwaliteit gerealiseerd is.

2- Activiteiten
Elk proces is een keten van activiteiten. Dit betreffen enkelvoudige procestappen, handelingen of bewerkingen, zoals deeg maken of een rapport beoordelen. De werkstroom in een proces bevat alleen relevante activiteiten en elke stap moet een duidelijke relatie hebben met het eindresultaat Als processen uit veel activiteiten bestaan worden deze geclusterd in subprocessen of nog kleinere eenheden.

3- Mensen
Mensen verrichten een deel van de activiteiten binnen een proces. Zij worden beschouwd als actoren met een bepaalde rol. De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van die actoren is cruciaal voor een effectief en efficiënt procesverloop. De RASCI (Responsible, Accountable, Consulted en Informed)–systematiek staat hierbij veelal centraal. Het uitgangspunt is hierbij dat processen de minimale hoeveelheid voorschriften bevatten en dat maximaal geïnvesteerd wordt in het vakmanschap van mensen.

4- Middelen
Onder middelen wordt verstaan de machines, informatievoorziening, documenten en overige faciliteiten (huisvesting, materieel) die binnen de processen zelfstandig activiteiten verrichten of door actoren gebruikt worden om activiteiten mee te verrichten. Het middel informatievoorziening heeft evident de laatste jaren een meer dominante en kritische rol gekregen.

5- Kaders
Het begrip kaders wordt gebruikt voor alle randvoorwaarden, vereisten (normen), plannen en triggers die van buiten binnenkomen en bij de besturing van het proces een rol spelen. Daarbij valt te denken aan kwaliteitscriteria of normen waaraan het eindresultaat moeten voldoen of aan kaders (geld) voor de inzet van mensen en middelen.