Administratieplicht

De verplichting om een administratie te voeren geldt voor alle eigenaren/bestuurders van ondernemingen. Artikel 3:15i lid 1 BW: ‘een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend’. In het tweede lid van artikel 3:15i BW worden de bepalingen van de leden 2 tot en met 4 van artikel 10 van Boek 2 BW van toepassing verklaard op alle ondernemers.
Hierdoor worden deze bepalingen ook van toepassing op bijvoorbeeld ondernemers met een eenmanszaak, vennoten in een vennootschap onder firma en in een commanditaire vennootschap. Het belangrijkste dat in deze bepalingen staat te lezen is dat de ondernemer verplicht is om binnen zes maanden na afloop van een boekjaar een balans en een winst-en verliesrekening (staat van baten en lasten) op papier te stellen. Tevens wordt de ondernemer verplicht om de administratie
minimaal zeven jaren te bewaren. Naast de civielrechtelijke verplichtingen bestaat er nog de fiscale administratieplicht. Deze verplichting is opgenomen in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De tekst van het artikel is nagenoeg gelijk aan artikel 3:15i lid 1 BW. Het fiscale artikel heeft alleen de toevoeging dat te allen tijde de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens uit de administratie moeten blijken.