Werkconferenties kunnen worden beschouwd als een speelveld waarop deelnemers met elkander aan de slag zijn. Dit kent dus een dimensie van inhoud en tijd. Bij de inhoud staat enerzijds het WAT (de zakelijke aspecten) centraal en anderzijds het WIE (de mensen).
Bij de tijd staat logischerwijs enerzijds de toekomst centraal en anderzijds het verleden en heden. Laatstgenoemde verwijst in dit verband naar terugblikken, reflecteren, begrijpen, analyseren en onderzoeken, daar de toekomst gekenmerkt wordt door het verkennen van mogelijkheden en beperkingen op gronde van ambities, visies en idealen. De genoemde dimensies kunnen niet los van elkaar worden gezien: beelden over de toekomst liggen doorgaans verankerd in opvattingen over de geconstitueerde situatie. Het in verband brengen van de dimensies maakt het veld inzichtelijk waarop de conferentie zich afspeelt welke dan ook vier basisfuncties van een werkconferentie weergeeft:
Het benutten van de genoemde functies levert een bepaald resultaat op.
Zo levert de functie van verkennen mogelijke alternatieven als resultaat op, het analyseren verstrekt mogelijk inzicht, het doorleven kan bewustzijn tot gevolg hebben en het ambiëren kan leiden tot aspiraties.
Het combineren van de functies kan derhalve een bijzondere waarde krijgen alsook vermindert het gevaar van eenzijdigheid en eventueel disbalans. Het werkelijk verbinden van de functies levert, mits correct uitgevoerd, tevens beeld, visie een plan en beweging op.
Dit resultaat kan als volgt worden weergegeven:
Een goede voorbereiding voor een succesvolle werkconferentie is dan ook noodzakelijk, en de conferentie moet verankerd zijn in de organisatie. Een gedegen voorbereiding kent een aantal stappen welke onderstaand zijn weergegeven.
Stap 1: Oriëntatie op de context en de vraag
Vragen die aan bod kunnen komen zijn:
- Wat is de aanleiding voor de werkconferentie?
- Wat zijn de boogde veranderingen in de organisatie?
- Welke omgevingsontwikkelingen beïnvloeden dit proces?
- Welke vraagstukken zijn aan de orde?
- Welke resultaten moet de werkconferentie opleveren?
- Welke mogelijkheden zijn er om na de conferentie aan de slag te gaan met de resultaten?
Kritisch is bij deze stap dat de vraag wordt gesteld in hoeverre de werkconferentie een geschikt instrument is voor de vraagstelling.
Een puur technisch vraagstuk leent zich bijvoorbeeld minder goed voor een werkconferentie. Ook dienen persoonlijke conflicten in acht te worden gehouden, daar het in de context van een werkconferentie tot issues kan leiden.
Stap 2: Een globaal ontwerp
Een globaal ontwerp bestaat uit:
- De formulering van conferentieresultaten in termen van het ontwerpmodel.
- Een keuze voor de deelnemers aan de werkconferentie.
- Keuze voor mogelijke tijdelijke gasten
- Een passende locatie
- Een logische volgorde van thema’s.
Van belang hierbij is dat variatie in ritme en dynamiek wordt aangebracht. Aanbevolen wordt interactie af te wisselen met momenten van reflectie.
Stap 3: Het draaiboek.
Een globaal ontwerp kan worden vertaald naar een draaiboek. Centraal staat hierbij:
- Een tijdschema per onderdeel
- Keuze aangaande werkvormen
- Instructies per thema en oefening
Aanbevolen wordt stimulerende werk- en uitingsvormen te gebruiken.
Stap 4: Uitnodiging
Teneinde resultaten te verankeren is het belangrijk dat deelnemers zich voorbereiden op hetgeen komen gaat. Dit begint dan ook met een duidelijke uitnodiging waarin de verwachtingen worden gemanaged.
Stap 5: Voorbereiding ter plekke
De organisator dient ruim voordat de deelnemers aanwezig zijn ter plaatse te zijn om alles gereed te maken. Houdt rekening met onvoorziene omstandigheden en natuurlijk met de gebruiken van de locatie.
LITERATUUR
Van den Berge, A.P, Klootwijk, J.W, de Boer, A.S.J. Werkboek werkconferenties 1999. Reed Business Information Den Haag.
Reageer op dit bericht