Het inkoopproces volgens van Weele

Prof. Dr. A.J. van Weele, een deskundige op het gebied van inkoop en supply chain management, heeft een model ontwikkeld dat het inkoopproces in zes fasen onderverdeelt. Dit model biedt een gestructureerde en systematische benadering van het beheer van inkoopactiviteiten, waarbij de nadruk gelegen is in efficiëntie en effectiviteit.
Onderstaand zijn de zes stappen van het inkoopproces weergegeven evenals kanttekeningen die bij het model kunnen worden geplaatst. 

1. Specificeren
   De eerste stap in het inkoopproces betreft het specificeren van de behoefte. Dit houdt in dat de organisatie duidelijk moet maken welke producten of diensten nodig zijn, evenals de technische, functionele, en soms strategische vereisten. Van Weele benadrukt dat dit niet slechts een interne taak is; het is essentieel om alle betrokken afdelingen en belanghebbenden te raadplegen. De specificaties moeten volledig, gedetailleerd en meetbaar zijn om misverstanden en latere problemen te voorkomen.
   Van Weele legt de nadruk op het belang van value engineering, een methode waarbij de waarde van het product of de dienst wordt gemaximaliseerd door niet alleen naar de kosten, maar ook naar de functionaliteit en duurzaamheid te kijken. Dit zorgt ervoor dat de specificaties niet alleen voldoen aan de huidige behoeften, maar ook rekening houden met lange-termijnwaarde.
   
   
2. Selecteren
   De volgende stap betreft het selecteren van de juiste leverancier. Van Weele betoogt dat het selectieproces meer omvat dan alleen een vergelijking van prijzen. Het gaat erom dat een organisatie een leverancier kiest die voldoet aan een breed scala van criteria, waaronder kwaliteit, leverbetrouwbaarheid, service, en duurzaamheid. Het kiezen van de juiste leverancier is van strategisch belang, aangezien het niet alleen de kosten beïnvloedt, maar ook de kwaliteit en de continuïteit van de bedrijfsvoering.
   Van Weele introduceert ook het concept van total cost of ownership (TCO), wat inhoudt dat bedrijven niet alleen de initiële kosten van de aankoop moeten overwegen, maar ook de lange-termijnkosten van de samenwerking, zoals onderhoud en operationele kosten.
   
   
3. Contracteren
   Het contracteren van de geselecteerde leverancier is de derde stap in het proces. Van Weele benadrukt dat een contract niet alleen een juridisch document is, maar een middel om risico’s te beheersen en verwachtingen vast te leggen. Een gedegen  opgesteld contract bevat niet alleen de voorwaarden van de levering, maar ook prestatie-indicatoren (KPI’s), waar beide partijen zich aan moeten houden.
   Van Weele suggereert dat bedrijven flexibele contractvormen, zoals raamovereenkomsten, moeten overwegen. Dit biedt ruimte voor aanpassingen, aangezien de behoeften en marktomstandigheden kunnen veranderen. Contracten moeten ook lange-termijnrelaties bevorderen en niet alleen gericht zijn op de initiële transactie.
   
   
4. Bestellen
   Bestellen is de vierde stap in het inkoopproces. Het plaatsen van de daadwerkelijke bestelling kan eenvoudig lijken, maar het is belangrijk dat het bestelproces goed gecoördineerd is met andere afdelingen, zoals logistiek en financiën. Van Weele stelt dat moderne technologieën, zoals e-procurement, het bestelproces efficiënter en minder foutgevoelig maken. Deze technologieën zorgen ervoor dat bestellingen snel en nauwkeurig kunnen worden verwerkt, terwijl de integratie met de bredere supply chain zorgt voor een vlotte uitvoering.
   
   
5. Bewaken
   Het bewaken van de uitvoering van de bestelling is de vijfde stap. Van Weele benadrukt het belang van het proactief monitoren van bestellingen en het controleren van de naleving van de afgesproken voorwaarden. Het doel is om mogelijke vertragingen of problemen vroegtijdig te signaleren en hierop in te spelen. In deze fase spelen technologieën zoals real-time monitoring een belangrijke rol, omdat ze bedrijven in staat stellen om leveranciers en processen nauwkeurig te volgen en snel bij te sturen wanneer nodig.
   Van Weele pleit ook voor dynamisch leveranciersbeheer, waarbij bedrijven continu de prestaties van hun leveranciers evalueren en waar nodig alternatieve leveranciers identificeren om verstoringen in de supply chain te voorkomen.
   
   
6. Evalueren/nazorg
   De laatste stap is het evalueren van het gehele inkoopproces. Dit houdt in dat bedrijven zowel de prestaties van de leverancier als het proces zelf beoordelen. Van Weele stelt dat de evaluatiefase cruciaal is voor de continue verbetering van het inkoopproces. Het is belangrijk om regelmatig feedback te verzamelen van alle betrokkenen en deze feedback te gebruiken om zowel de operationele als strategische aspecten van inkoop te optimaliseren.
   Het evalueren gaat niet alleen over het beoordelen van de prestaties van leveranciers, maar ook over het verbeteren van interne processen, zoals planning en communicatie. Dit zorgt ervoor dat het inkoopproces steeds effectiever wordt naarmate het bedrijf groeit.

Welke kanttekeningen kunnen worden geplaatst bij het model van Van Weele?

Hoewel het model van Van Weele veel waardering heeft gekregen vanwege zijn systematische en overzichtelijke aanpak, is er ook kritiek op enkele aspecten van het model.

1. Te lineair en rigide
   Het inkoopproces volgens Van Weele is lineair en volgt een vast omlijnde volgorde. In de praktijk kunnen inkoopprocessen echter dynamischer zijn, waarbij sommige fasen meerdere keren worden herzien of in parallelle lijnen verlopen. Academici zoals Kraljic (1983) stellen dat het proces flexibeler moet zijn en beter moet kunnen inspelen op veranderende marktomstandigheden en onzekerheden.
   
   
2. Onvoldoende aandacht voor innovatie en duurzaamheid
   Het model van Van Weele richt zich sterk op de kosten en operationele efficiëntie, echter wordt weinig nadruk gelegd op het integreren van innovatie en duurzaamheid in het inkoopproces. Onderzoekers zoals Cousins et al. (2008) benadrukken dat inkoop tegenwoordig een strategische rol speelt die verder gaat dan kostenbesparing en dat duurzaam inkopen en samenwerking met leveranciers steeds belangrijker worden.
   
   
3. Beperkte integratie van technologie
   In een tijdperk van digitale transformatie wordt er in het model van Van Weele onvoldoende aandacht besteed aan de rol van technologie, zoals big data, AI en blockchain. Christopher (2016) en Monczka et al. (2015) stellen dat technologie een integraal onderdeel moet zijn van het inkoopproces om efficiëntie en flexibiliteit te verbeteren.
   
   
4. Teveel Focus op korte termijn
   Van Weele’s model legt de nadruk op kortetermijndoelen zoals kostenreductie en operationele efficiëntie. Dit staat in contrast met de moderne benadering van strategisch sourcing, waarbij inkoop een rol speelt in de langetermijnstrategie van de organisatie, inclusief het ontwikkelen van strategische partnerschappen en innovatie (Handfield & Nichols, 2004).

Conclusie

Het model van Van Weele biedt een solide basis voor het beheer van inkoopprocessen, met zijn zes fasen die bedrijven helpen om gestructureerd en efficiënt in te kopen. Echter geven de geplaatste kanttekeningen dat het model in de moderne context wellicht niet afdoende  rekening houdt met de strategische dimensies van inkoop, zoals innovatie, duurzaamheid, en technologie-integratie. De evolutie van inkoop naar een meer strategische en adaptieve functie vereist een herziening van het model, waarbij flexibiliteit, risicomanagement en samenwerking met leveranciers centraal staan.

LITERATUUR

1. Van Weele, A.J. (2018). Inkoopmanagement (10e druk). Noordhoff Uitgevers.
2. Kraljic, P. (1983). Purchasing must become supply management. Harvard Business Review, 61(5), 109-117.
3. Cousins, P.D., Lamming, R.C., Lawson, B., & Petersen, K.J. (2008). Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice. Pearson Education.
4. Christopher, M. (2016). Logistics & Supply Chain Management (5e ed.). Pearson Education.
5. Handfield, R.B., & Nichols, E.L. (2004). Introduction to Supply Chain Management. Pearson Prentice Hall.
6. Monczka, R.M., Trent, R.J., & Handfield, R.B. (2015). Purchasing and Supply Chain Management (6e ed.). Cengage Learning.